ロジカルな書き方 超入門 #プレゼン準備用note

こちらは約9ヶ月前にプレゼン資料を作るのを目的に、頭を整理するために書いたnoteです。
ずっと下書きのまま置いていたので公開します！

「で、結局なにが言いたいの?」と言わせない ロジカルな文章の書き方 超入門

■成功する文章の書き方

結論 ▷ 要約文 ▷ 文 ▷ 単語

読み手が理解できるかどうか、相手の反応を予測して文章を書くことが大切です。

良い文章を書くためには、下記7つのポイントが大切です。

①最初だけ読めば理解できる
└ 30秒で理解できるかどうか
②必要最低限の情報で相手に伝えている
③報告しているポイントの数とキーワードが記憶に残るか
└ ポイントは3つ、多くても7つ
└ ラベリング、番号付け
④同じレベルの情報を同じ順で書いている
└ 接続語句、文体表現の統一
⑤要約文を段落の先頭に
⑥1文が短い
⑦簡潔にわかりやすく書いている

■ 文章を書く前の整理方法

①文章の狙いを定める

「なぜ」「誰」を考えて整理を行います。
作業リストではいけません。

②アイデア・情報を箇条書きで書き出す

必要性や目的などに則して、アイデアや情報を箇条書きで書き出します。
注意点としては、下記です。

・批判せず、深掘りせず、詳細説明せず
・便乗
アイデアや互いに高めあうキーワードで話を連想させる
・質より量
⇒ その後に、実現可能性を考えます。
※他人の評価は無視しましょう。

③トピックごとに情報を整理する

情報の類似性で分類します。
分類した後はそれぞれのトピックに見出しをつけましょう。

④トピックの接続情報と順番を考える

ー ロジックツリー
包含図やフロー図で整理します。
※キーワードとその数、順番は変えてはいけません。

⑤それぞれの要約文を書く

キーワードを主語に、その段落の概要が伝わるように書きます。
└ 7割理解できる程度
ー 原因と対策が適切に対応していること

⑥各論の情報を展開する

主張を詳しく説明、根拠 を展開します。
※ 根拠とは、データ・事実・理由・比喩・言い換え
そして、理由づけ、考察を明確にします。

■文章作成時の注意点

①結論や大事な情報から書く

要旨は本文に、添付ファイルだけはNG

②最初の30秒で読めるように目的と要約を書く

最初の7文に「目的」と「要約」（= 総論）を書く

③目的の段階で何を読み取って欲しいかを書く

現状、背景、問題点、必要性、達成目標

④要約の段落は、内容を総括して書く

結論、要約文から書き始める

⑤タイトル → 手段 + トピック + 目的

・トピック
「なにの何」についてか
・目的
トピックをどうすることが目的なのか

⑥階層ごとに総論を書く

本文と階層の総論の要約には、キーワードを連動させましょう。

■箇条書きの書き方

①トピックや目標から書く
②同種類の情報を優先順位や手順を考えて列挙する
③優先順位や手順には、行頭に番号をつける
④項目が7つを超える場合は、上下で情報を括る
⑤文体を統一する

■ワンドキュメント・ワンテーマ

①誰が読むのかを考えて情報を取捨選択する

読み手の役職や関心レベルに則して、情報を選択して書くことが必要です。

・役職レベル
経営者：将来展望・費用対効果
管理職：現有の人材でうまく対応できるか
担当者：自分のスキルで対応できるか

・関心レベル （AIDMA）
Attention　注意
Interest　関心
Desire　欲求
Memory　記憶
Action　行動

②用語解説は各論で

読み手の知識レベルに合わせる
・言葉を噛み砕く
・比喩の追加・言い換え

③総論で述べていないことを各論で書かない

 各論で新しいトピックを追加してはいけません。

④まとめは各論を総括する

簡潔かつ具体的に書きます。

■ワンパラグラフ・ワントピック

①改行の仕方を統一する
②ナンバリング（番号付け）とラベリング（見出し付け）を行う
③情報の縦横のつながりがわかるようにする
ー 並列、直列
④因果関係は呼応を連動させて書く
文章を書く前に論理構成、因果関係をしっかり整理する

・ 同じレベルの情報でそろえて書く

①小見出しで全体構成がわかる
└ キーワード、体言止めを意識
小見出し、要約文は情報を繰り返さないようにしましょう。

②情報をもれ・むらなく書く
マトリクスで情報整理を行う
・キーワードを主語
・同じ種類の情報を同じ順で書く

③均等に説明して書く
パラグラフ同士の情報を均等にする

・ 図解の種類

①論理図解
a）書いてある順やキーワードを変更しない
例. 費用 → コスト
b）図解した情報を全て説明する
c）前置きを最初に長く説明しない

②グラフ、数表
a）何を説明したいか
b）縦横軸、単位の説明
c）ポイントを説明

③物理図解
a）部位の特定
b）動作・特徴の説明

■ワンセンス・ワンアイデア

・要約文は簡潔かつ具体的に書く
└ キーワードのみ、極限まで短くする
・略語の示し方 → 3C
① Correct（正確に）② Clear（明確に）③ Concise（簡潔に）
・キーワードは先頭に
前文と言葉を明確につなぐ。未知の言葉を次の文につなげて書く。
・前の文の情報を次の文につなげて書く
つなげ方は、直列型と並列型の2種類ある
図を入れる
情報量が多い時は段落を分けましょう。
※ 直列型の場合
筋道を明確にします。
具体的には、既知→未知に情報を展開します。
※ 並列型の場合
AREAを活用します。
Assertion（主張）、Reasoning（理由）、Evidence（証拠）、
Assertion（まとめ）
・全ての要約文を繋ぐと、主旨（= ロジック）が伝わるようにする
・短い文を書く
① 関係ない場合はきる
② 関係がある場合は明確にする

■ワンワード・ワンミーニング

・冗長表現は×
・具体的に書く
例示は添えて、読み手に推測させないようにしましょう。
・類語を繰り返さない
・不要な情報を削除する
相手が知らない情報で、相手が理解できる言葉を使いましょう。
・正しい日本語で書く
・文体を統一して書く
・表現・表記を統一
・差別語・不快語は使わない

参考