タスク漏れ減らしたい人必見！50社の顧客管理をこなすタスク管理方法

今回はタスク管理について書いていきます。

これはあくまで自分が行っているタスク管理方法なので、向き不向きがあります！笑

ですから、困っている方は自分の管理方法を探していくうえで試されて自分仕様にカスタマイズしていくのが良いかと思います！<(_ _)>

さて、僕もよくあるのですが、タスク管理をしていく中でよくあるのが

・タスクを漏らしてしまう

・どれが自分のタスクか分からない

・タスク管理ってそもそもどうすればいいのか

・タスクの優先順位が分からない

といったところではないでしょうか？

できる方々と比べたら、僕もまだまだタスク管理がなっていないところもありますが、今回僕が行っているタスク管理方法について書かせて頂きます。

タスクとは何？

参照元：https://pixabay.com/ja/

タスクの考え方として教えてもらい、今も意識していることがあります。

それは、相手の課題を解決し続けることです。

なぜ仕事が発生するかというと、困っている方の課題解決をしようとするので仕事が発生します。

その仕事の内容はタスクの積み重ねです。

なので、「タスクを漏らすということは相手のために仕事をしていないと言うことだよ」ということを教えてもらい、今も意識しています。

もちろん、これは誰のためになっているのか分からない仕事もあります。

しかし、ほとんどの仕事が社外、社内問わず誰かのための仕事です。

タスク管理を具体的どのようにしていくか

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前提として大事なことは、タスク漏れが無いようにしっかり管理することです。そのためには会議があれば必ず議事録をとり、会議の参加者に共有します。

議事録の取り方は様々なので、所属している組織の議事録を参考にしていただきたいのですが、僕が行っている議事録の取る流れは以下です。

1、MTGに出席し議事録を作成

2、議事録の内容に抜け漏れが無いかを確認してもらう

3、客先、社内へ確定版として共有

ここでの議事録は社内の人での確認を必ず取ってください。その上で、調整をしてお客様へご連絡する、ないしは社内のポータルにアップします。

その上で、自分が個人的にタスクを管理するのですが、そのときの管理項目にしているのは以下の項目です。

1、大項目（このタスクが何のタスクに分類されるか）

2、詳細（具体的なタスクの内容）

3、担当者（このタスクの担当者は誰か）

4、タスク締め切り日（タスクを完遂していなければならない日）

5、タスク開始日（1日で終わらないタスクは先に作業を始めると楽なので、締め切り日より前に設定します）

6、確認日（資料作成のタスクなどは、展開する前に上司などの確認が必要なので、確認日をおいておきます。）

7、タスクの進捗（「完了」か「未完了」のどちらかでタスクをおいておきます。）

上記7点を気にしつつタスクを確認しています。

また、Slackや、チャットワークを含むチャットツールは会議をせずともタスクが発生する可能性があるので、毎日朝、昼、夕方でタスクの確認をします。

そして、寝る前に、翌日のタスクの整理をしておきます。

そうすることで、何をする必要があるのか、何を優先的に実行する必要があるのかが明確になります。

最後に、1つのタスクにどれくらいの時間がかかるかを、都度都度確認をしていました。

これは新卒の時にやっていったのですが、初めての仕事になるので、自分のキャパシティを把握するという意味で時間を計っていました。

今でこそ、時間を計るということは減りましたが、転職や初めて行う仕事は必ず計っていました。

その際、目安の時間を事前に聞いておきます。

これは、自分のそのタスクの実行スピードが速いか遅いかを確認するためです。遅ければより早めるためにどのようにすべきかを考え、速い場合は、そのスピードをキープするために必要なことを考えることができるためです。

以上になりますが、参考になりましたでしょうか？

今回はあくまでも自分がやっているタスク管理方法なので、合う合わないがあるかと思います。

ですので、無理せずいろいろお試しいただければと思います。