スマートな職場への一歩：デジタル技術で業務改善を促進！
みなさん、こんにちは。
私は雪の降る町で小売業に従事しているサラリーマン（男性）です。
普段はスーパーで商品の販売をしているのですが、あることをきっかけにデジタルを勉強中です。
前回は学んでいるツールを使って「こんなことができそう！やってみたい！」というアイデアを記事に書き出してみました。
今回は、自分がやりたいことを中心に考えるのではなく、学んでいる技術を業務内で活用して効率改善ができるのではないかと思い、職場の問題点を実際にヒアリングしてみました。
職場の問題点を効果的に提起してもらうために
職場の人にヒアリングするにも、突然聞かれてもなかなか答えが出てこないだろうと思い、自分の考える問題点を提起してそこから話を膨らませてもらうのが良いのでは？と考えました。
また、その問題点を元にイメージを掴んでもらい、問題点を出してもらうのも良いと考え、まずは自分が考える職場での問題・困りごとを提起します。
売場で頻繁に商品場所を尋ねられる理由
売場で作業をしたり歩いていると、一日に何度もお客様に声をかけられます。
「〇〇を探しているんだけど、どこ？」
と尋ねられることが非常に多いです。
特に総合スーパーでは1階から3階まで食料品、衣料品、日用品など幅広い品揃えがあるため、どこに何があるのかわからずに聞かれることが多いです。
顧客対応の課題
自分の担当外のことを聞かれると分からないことが多いため、その場合はお客様にお待ちいただき、担当者に連絡して対応をしてもらっています。
結果的にお客様を待たせてしまうことが多く、担当者が電話に出られない場合には、そのまま立ち往生することも稀にあります。
スマートショッピングナビ
自分の担当外の場所について聞かれたときに、どこにあるのか答えてくれるアプリがあれば問題を解決できそうです。
例えば、LineBot、Googleスプレッドシート、ChatGPTを組み合わせて、探したい商品を入力するとその場所を教えてくれるアプリを実装すれば、お客様を待たせる時間を大幅に短縮できそうです！
ヒアリングしてみよう！
自分の問題点を洗い出せたので、実際に職場の同僚に提案し、同僚が考える問題点も聞いてみることにしました。
それぞれの意見を集めて、複数の問題をまとめたいと思います。
二人の同僚
今回、協力してもらう二人について少し詳しく紹介します。
一人目は、主に魚関係を担当している若手の同僚です。彼に協力をお願いした理由は、普段あまり話す機会がないため、この機会を通じて少しでも仲良くなれればという裏目標もありました。ヒアリングを通じて協力してもらいました。
二人目は、以前私が自己紹介記事を書いた際にも登場した「デキる女性のBさん」です。彼女は最初の記事の時から前向きに協力してくれており、今回も引き続き協力してもらいます。簡単に紹介すると、BさんはAさんと同様に若くして主任（担当部署の管理者）となり、主にお惣菜を作る仕事をしています。
実際に二人の同僚に事務所で話を聞いてみました。
デジタルツールで業務改善を目指す提案
私がデジタルツールを自己啓発として学んでおり、その技術を業務改善に活かしていきたいという気持ちを伝え、困っていることを聞かせて欲しいとお願いすると、同僚は快く協力を承諾してくれました！
困りごとを聞く前に、二人がイメージしやすいように、まずは私が考える問題点や困りごとである「担当外の事がわからない問題」と、その解決案である「LINE Botアプリ」の提案をしました。
目から鱗の意見交換
Aさん「確かに自分の部署以外の詳しいことや場所などを聞かれても正確に答えられなかったりするので、非常に便利そうですね！」
Bさん「間違いなく便利ですが、スマホを頻繁に使用するのはお客さまからの視線が気になりますね・・。」
Aさん「確かに従業員がスマホを頻繁に使用するとなると気になりますね・・。であれば、従業員用のアプリではなくていっそうお客様に使用してもらうBotとして改修した方が良いのでは？」
私「確かに・・そういわれると従業員が案内用に使用するよりもお客様に触ってもらえるようなアプリにした方が良さそうです！」
こんな会話が繰り広げられ、私としては考えもしなかった視点の意見を頂き、まさに目から鱗でした。
Aさん、Bさん ３つの困りごと
意見交換しつつ、談笑しながら場が盛り上がってきたところで、本題のインタビューをしようと思います。
Aさんへのインタビュー：悩んでいる問題点
品質管理の現状
・入荷商品の品質管理として、5項目のシールを貼り、記入する作業がある。
作業の負担
・シールを貼り、記入する作業が毎日繰り返され、非常に時間がかかる。
長年の疑問
・入社当初からこの作業の効率について疑問を抱いていた。
Bさんの意見：品質管理の問題点
Bさんも同じように製造する部署なので、Aさんの悩んでいる問題点について、以下のように意見をもらいました。
共感できる部分
・品質管理のシールを頻繁に活用しており、Aさんの悩みに非常に共感。
追加の意見
・入荷日から決められた期日までに使用するルールがあり、その日付を自分で計算して記載するのが手間。
共通の困りごと
・人によって日付を間違えることもあり、これは二人に共通する悩みであることが判明。
職場での困りごと：印刷設定の問題
Bさんが職場で困っていることについて教えてくれました。
パソコンの使用状況
・事務所には多くのパソコンがあり、部署ごとに使用するパソコンがある程度割り当てられているが、誰がどのパソコンを使っても問題はない。
印刷設定の問題
・カラーで印刷したいのに初期設定がモノクロになっているため、ミスプリントが頻繁に発生。
無駄な時間とコスト
・ミスプリントによる印刷時間とプリント代の無駄を改善したいと考えている。
Bさんの追加の困りごと：オンラインファイルの編集
Bさんはさらにもう一つ困っていることを教えてくれました。
ファイル共有の問題
・社内システムでオンライン上で共有して編集するファイルについて、多くの人が同じ時間帯に作業をすることが多い。
作業の遅延
・他の人が編集中は、その間待たなければならない状況が発生している。
それぞれの解決策を考える
解決策① 品質管理シールのデジタル化
3人で解決策を探してみましたが、以下のようなアイデアが浮かびました。
解決策② プリンターの設定
パソコンのプリンター設定を変更すれば、すぐに対応できそうです！ ただ、考えなければならない別の問題点もあります。
解決③ オンラインファイルの編集
・社内システムの改修要望：オンラインで複数人が同時に編集可能な作業環境を整備する。
・すぐに実行できる解決策として、同様の内容のファイルを分割して投稿する案を検討する。 例：AAファイル、AAファイル（〇〇店）、AAファイル（△△店）
しかし、この方法にはさらなる問題点も考えられます。
意見交換を通じて見えた新たな職場課題と、解決への道
AさんとBさんとの意見交換を通じて、自分の知らなかった職場の課題が少しずつ明らかになりました。 さまざまな規模の課題があり、簡単に解決できそうなものからかなり大きな問題まで幅広いものですが、困りごとを共有し意見を交換できたことは貴重な経験でした。
解決可能な課題から順に着実に改善していきたいと思います。
特にAさんとは初めてじっくりとした意見交換をし、彼の積極的な姿勢に驚きました。
普段あまり話す機会がなかったため、意外な一面も見ることができました。
今後も意見交換しながら、職場の問題点を見つけて解決への糸口へ繋げていきたいです。
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