タスク管理はデバイスor手書き？

おはようございます。

今日は、日々のタスク管理の手法についてよく話題になる、デバイス派or手手書き派について、私の考えと取り組みについて投稿します。

この投稿をする背景

私が勤務している職場では今年の3月より新たな人事評価制度が導入されました。個人で目標を掲げて、達成度に応じて評点が決定し、最終的には給与に反映されるというものです。
私自身の目標の一つにタスク管理を取り上げているので、ここ最近タスク/スケジュール管理についての投稿が増えています。

以下よりこれまでの投稿を閲覧することができます。

(一般論)デバイスと手書きのメリット・デメリット

日々のタスク管理については、ネット上ではデバイス派or手書き派ということが話題になります。

デバイスおよび手書きで用いるものは、次のとおりです。
デバイス：Google keep,Googleカレンダー,notion
手書き：手帳、ノート

それぞれのメリット、デメリットについて、一般的には次のようにまとめられていますね。
(デバイス)
メリット：過去のスケジュール/タスクを振り返ることが容易
　　　　　加筆修正が簡単
デメリット：デバイスの種類によっては、電話をかけながらのスケジュール/　　
　　　　　　タスク確認が難しい場合もある。
(手書き)
メリット：電話をかけながらでもスケジュール/タスク管理が可能
　　　　　自分オリジナルのものができてモチベーションが上がる
　　　　　好きな手帳やノート・文房具が使えてテンションが上がる
デメリット：過去のスケジュール/タスクを振り返ることが難しい
　　　　　　加筆修正がしにくい場合もある

私のタスク管理の取り組み

私のスケジュール/タスク管理の取り組みは次のとおりです。
(スケジュール管理)
　Googleカレンダー
(タスク管理)
　Google keepをメインに使用。
　ただし、同時多発的にタスクが舞い込んできたり、抱えているタスクが増えてきたら、A4の裏紙にタスクを書き出す。

上記を見るとわかるように、基本はGoogleでタスク・スケジュール管理をまとめています。Googleアカウントを持っておくことで、携帯からでもPCからでもどこでもいつでもタスク・スケジュール管理ができるからです。
何より、加筆修正が簡単であること、すぐに見られる点においても重宝しています。

外出先で電話がかかってきたときはどうするかという話ですが、そういう仕事をしている人はPCを持っている人が多いと思います。なので、PCを開けば済む話です。
少し時間を待ってもらったら予定を振り返ることはできるので大きな問題ではないなと感じています。

2023年時点　タスク管理についてアップデート

タスクやスケジュール管理についてGoogleを使っていることはこの投稿以前から取り上げていることですが、
今回取り上げたいのは、上記の太字で取りあげたように、タスク管理について、場合によってはA4裏紙を用いることもあるという点です。
これは、Youtuberのまこなり社長も話していたことです。

同時多発的にタスクが舞い込んだり、併行して行わないといけないタスクが増えると、頭の中がゴチャゴチャになってしまいます。ゴチャゴチャしたものをすっきり整理するには、デバイスに整理する前段階としてA4裏紙に書き出すという作業を行います。

ポイントはA4の裏紙ということです。ノート/手帳やデバイスは用いないということ。
アナログな手法ではありますが、物事を整理するときには、実際に紙とペンを用いて手書きをするという行動で頭の中は整理できるものです。デバイスだとうまく整理できないものです。
よく、勉強などで実際に書くという行動が勧められていますが、それと同じ理由です。
ただ、同じ書く行動でも、ノートや手帳だとダメなのは、きれいに書こうという意識が働いてしまうから。
この作業で重要なのは、あくまでゴチャゴチャしたものをすっきりことが目的なので、A4の裏紙に思いつくタスクなどをひたすら書き出すことです。

書き出したら、各タスクの期限を書き出します。期限が早いほど優先度は高くなります。
その後、各日付ごとにタスク内容を書き出して、最後にデバイスに転記します。
デバイスに転記した後も書き出したメモ紙は残しておくことが大事です。終了したタスクはデバイス・紙ともにチェックや横線を入れておき、進捗がわかるようにしておき、ある程度タスクが済んできたら、メモ紙は捨ててもOKです。

取り組んだことによる効果

タスクがたまってきたとき、休日にあまりにもやることがないときにやってみると結構効果があります。
頭の中のモヤモヤが解消されると、すっきりして仕事もはかどるようになりました。

これは、タスク管理だけでなく、考え事全般にも適用できます。
転職活動やそれこそ家事の予定といったことまで、いろいろ考えないといけないことは多いです。

そういったときもA4の裏紙に自分の思い/したいことを書き出す
　　　　　　　　　　　　↓
　　　　　何をすればよいか/期限がわかる

時間がたくさん余っているときは、ふと中長期的なことを考えたりしたくなるのでよかったらやってみてください。