業務量多すぎてパニックになったときにやった工夫

今の仕事の状況、年度末と年度初めの業務が多すぎて、しかも人員不足で、なんとか日々をこなしてる、かなりしんどい状況だ。

「このまま帰るか？それともまだこれでも戦うか？」

そんなところに、ある一人の人（しかも結構偉い人）が、ややこしくて、慎重に対応しないと誰かに訴えられたり、労基法だかなんだかにひっかかってめんどくさいことになりそうな案件を持ってきた。しかもこちらに丸投げで。

きっちり合理的に説明して断るつもりだったが、間隙を縫ってねじ込まれて断りきれず（偉い人なので）、結局受けることになってしまった。

まだやりかけの仕事も含めてやることが多すぎる。もはや頭の中真っ白スパークで、パニックになってしまった。

そんなときに、自分が咄嗟にとった行動が、我ながら良かったなと思った。

それは、『紙に今すぐやるべき仕事を思いつくだけ全て書き出し、その紙を上司に見せて、現状の情報共有をするとともに上司に優先順位をつけてもらうこと』　だ。

※なお、厳密には今私の直属の上司はメンタル的なことで長期で休んで不在なので、その上の上司に対応してもらったのだが、仮にここでは上司と呼ぶ。

これの良さは以下がある。

1、抜け漏れない情報共有

今どれだけ項目があり、どんなスケジュールなのかを、自分と他人で同じ情報を物理的に目の前で共有できる。困ってる状況も説明がしやすい。

2、第三者による優先順位

パニックになると、冷静に優先順位を見極めて決めるのが難しかった。なので第三者に決めてもらうことで、冷静に判断ができた。

とくに事情をよく知る自分より上位の立場の人が相談相手の場合は、上位職の視点で優先順位が決められる。

上位職でない場合も、少なくとも他者と話しながら客観的な視点も入れたうえで優先順位をつけることができると、自分一人で決めるよりも、冷静に判断できる可能性が高まる。

3、周りを巻き込むことができる

今回の私の場合は、今すぐやるべき仕事を上司に見せた際に優先順位とともに、「もし助けていただけることがあったら代わりにやっていただきたい」旨も伝えた。
結果として、上司に仕事のいくつかを引き取って代わりにやってもらえた。
誰かに代わりにやってもらえなくて、大変な状況を周りに周知して周りも当事者にできるし、一人で抱え込むことを防ぐことができる。

4、状況を客観的に見れる

紙に書き出すことで、今どんなものがどれだけあるのかを、自分でも目で見て客観的に把握することができる。
現状や先行きがわからないと不安になる。見えない不安に怯えていると、しんどくなる。
業務量が見えると、とりあえず対処可能になってくる。対処可能になると、あとはやるべきことだけになるので、漠然とした不安は減ってくる。
（もしかしたら不安が明確になったり、もはや対処不可能という現状が分かるだけかもしれないが、それこそ一人で抱え込まず上司に共有すべきだ）

5、進捗管理もできる

紙に書いておけば、今の状況が物理的に残る。
その後も、仕事が進めば状況を書き込んだり、仕事が終われば線で消したり、仕事が増えたら項目を増やすこともできる。
さらにその後の進捗状況も、必要に応じて上司に共有することも可能だ。

また、子どものご褒美シールみたいなかんじで、少しずつ消えてなくなっていくのは、ちょっとした達成感があるし、自分が頑張ってるのを目に見えてみることもできるので、少しやる気にもつながる。

私は、一つ消えたら「よくやったね〜〜！がんばったね〜〜！泣」って心のなかで勝手に自分を褒めてる。(ちょっとキモいけど、自分の心の中で勝手にやってることなので他者にはバレない）

なお、状況を紙に書くのは、もちろんExcelやWordでも、ツールは何でもOKだ。

ただ忙しいときは、個人的なメモ書きに時間をとってきれいに作る時間すらもったいないし、目的は状況把握・情報共有なので、自分と第三者がひと目で分かるのならなんでもいいと思う。（日々毎日管理表作れるならそれもまたOKだ）

まとめ

会社員としてチームで仕事をしてる場合、「自分ひとりだけしか絶対にできない仕事」ということは少なくて、組織として対応し、組織として成し遂げるということがほとんどだと思う。

自分ができない仕事が、上司や部下や他の誰かができるかもしれない。
実は他部署でやるほうが効率がいいかも知れない。（逆に他部署の仕事をこちらがやるほうが効率がいい場合もある）
そもそもやらなくていい方法があるかもしれない。

チームで成果を出すと考えた時に、自分一人が抱え込んで、結局できず積んで、他人に迷惑をかけたり、最終的に自分のメンタルを病んだりすると、それは意味のない損失になる。

そういうのを防ぐためにも、一人で困難な状況になってしまったら、書き出して、客観的に状況把握・チーム内で情報共有・他者を巻き込むのは大事だと思う。


（※なお忙しくないときでも常に周りを巻き込んで、「周りが決めてね〜、周りがやってね〜」で自分はしない・自分では決めないスタンスになると、それは単なる周りの迷惑になってしまうので要注意。）