イベントの案内文を作る時のポイント

イベントを主催する際は告知、集客が必要となります。

どんなに良いイベントを企画し、準備したとしても人が集まらなければ意味がありません。

そこでイベントの案内文を作る訳ですが、ここで押さえておきたいポイントがあります。

①対象が一目でわかる

どんな人を対象としたイベントなのか、一目でわかるよう記載しましょう。

例）
営業スキルをさらに向上させたい会社員の方
○○業界に興味がある方　など

案内状を受け取った相手にまさに自分が対象だと思ってもらうことができ、集客率がアップします。
イベントを「自分ごと」として捉えてもらえるな工夫が重要です。

②イベントの概要が明記されている

開催日時・場所・参加費の概要は絶対に欠かせない要素です。

まず開催日時・場所の情報がなければ、せっかく案内文を受け取ってもイベントに参加できません。
プラスアルファで場所とともにアクセス方法や地図を添えておくと親切です。

③当日のタイムスケジュールが明確になっている

開始から終了までに複数のコンテンツがあるイベントの場合では、当日の詳細なタイムスケジュールも案内文に追記しましょう。

参加者の中にはイベントの前後に別の予定がある方もいるでしょう。その場合には、詳細なタイムスケジュールをあらかじめ伝えておくことで、前後の移動プランなどが立てやすくなります。
また、途中入場・退出が可能なイベントであれば、タイムスケジュールを記載することで興味のあるコンテンツの時間にピンポイントで参加してもらう工夫も作れます。

④参加することへのメリットの記載

ただ「参加してください」とお願いするだけでなく、「このイベントに参加することであなたにはこんなメリットがありますよ」とアピールすることも案内文の大切な要素です。

スキルを身につけられる、最新情報を得られる、人脈を作れる、
などイベントによって参加のメリットは様々です。対象とする人にとって何がメリットになるのか、イベントの目的とも照らし合わせながら具体的に記載すると集客率アップにつながります。

基本的なことではありますが、重要な要素なので押さえておくようにしましょう！

渡辺　寛之　（Hiroyuki Watanabe）

プロフィール
1994年4月30日生まれ福島県出身。

高校生の時に東日本大震災の経験から人々の心を動かすエンターテインメントの力に魅了される。
大学ではエンターテインメントビジネス学を専攻しイベント制作やビジネスについて学ぶ。

その後、自身の影響力とマネジメント力を高めるために営業会社で働きながら、クリエイター集団hoshizoraにてイベント制作の実務を学び、1000人規模の夏祭りのディレクターを経験。

現在はそのノウハウを活かし、イベント主催者に企画、設計、運営、演出方法をサポートする教育コミュニティ「ココノバ」の代表と社会人サークル「CIRCLE」の運営、ファッションショーの主催を行なっている。