【世界共通？】バンコクで働いて、困ったこと。

もっと楽に仕事がしたい

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こんにちは。
タイ在住９年め、金融業１年め、バンコクにてのんびりOLをしています。

”現地特有のものなのか世界共通なのか、業務で困ったこと”
”ちょっとしたことだけど、解決できたらもっと楽になりそう”

そんな課題を5W1Hで洗いだし、解決案を見いだせたらと思います。

課題①出退勤管理がずさん！

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✅What -どのような課題か-

欠席や遅刻の連絡を同じ課のLINEグループ内のみに報告をして、
部全体の記録用出退勤表をアップデートしない社員が多数いる。
また、毎日の記録用出退勤表(Google Sheets)と人事部へ提出する
報告用出退勤表(Excel)で分かれていて、集計に手間が掛かる。

✅Who -誰の課題か？-

ITシステム部の事務員

✅When -どんなシチュエーションの時に発生するか？-

毎月（人事部への報告日）

✅Where -作業場所、作業環境はどのような状況か？-

個人PC

✅Why -なぜ解決されていない？-

・事務員とその他の社員が親しい関係性のため、記録漏れがあっても
　個別に確認をとれば良いと思っている？
・少人数にしか影響しないため、大きな課題として扱われなかった？

💡How -解決案-

・Google sheet(記録用レポート)がエクセルファイル(報告用レポート)へ
　反映するような仕組みを構築
・LINE内で報告された欠席、遅刻情報が記録用レポートにリンクするような
　仕組みの構築

課題②為替レートの見方が難しい！

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✅What -どのような課題か-

換算レートを確認して金額の計算をする際の計算ミスがしばしば起こる。
また、情報の更新をせずに古いレートまま使用する社員がまれにいる。

✅Who -誰の課題か？-

・購買管理をする社員
・企画発案者

✅When -どんなシチュエーションの時に発生するか？-

・購買記録作成時
・予算の策定時

✅Where -作業場所、作業環境はどのような状況か？-

個人PC

✅Why -なぜ解決されていない？-

・自分で調べて計算するというのが当たり前の流れとなっているため？

💡How -解決案-

・換算したい通貨(特にTHB⇔USD, THB⇔JPY)の情報が常に最新のレートに
　反映されている仕組みの構築

課題③多すぎる問い合わせ。自分の業務ができない！

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✅What -どのような課題か-

他部署からの問い合わせのほとんどが、”こんな問題が起こった。誰に連絡すればいいか分からないので、代わりに連絡をしてほしい” ”〇〇さんの連絡先を知りたい”というものである。
１件の対応時間は長くはないが、連絡が多数あるため他の業務の対応が滞る。

✅Who -誰の課題か？-

・ITシステム部の事務員

✅When -どんなシチュエーションの時に発生するか？-

常時

✅Where -作業場所、作業環境はどのような状況か？-

・オフィス
・自宅（リモートワーク）

✅Why -なぜ解決されていない？-

・何百人もいる電話帳の中から探すのが手間？
・社員の入れ替わりが激しいため、組織図を確認するよりも事務員に
　確認したほうが楽？

💡How -解決案-

・名前を入れたら連絡先がすぐに分かるシステムの構築
・問い合わせ内容から担当者を特定できるシステムの構築

あとがき

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私が日頃感じている "ちょっとした困ったこと" や "解決できたらもっと
楽になりそう" という課題を洗い出してみました。
5W1Hに当てはめることで、ふわっとしていた疑問や考えが明確になり、
私以外にも困っている人がいそうだと気づくことができました。
最終的にどうなりたいかという目的をはっきりさせることができたので、
今後は解決案を実現させるために何が必要か、どんなスキルが必要かを
考えていきたいと思います。

また、解決案で出したアイデアの中には私でも実装できそうなものが
いくつかありました。
職場アンケートなどをとって評価が高かったものは、
率先して挑戦して行きたいと思います！

ご覧いただきありがとうございました。