給付金申請で詰んで任せ方のコツを悟った話。＃031

みなさん、苦手な仕事はありますか？
私は事務作業が超絶！苦手で月末はいつも詰んでいます｡｡｡

今日は私の給付金申請のドタバタ（ただのどんくさい人の日記）とそこから考えたメンバーマネジメントについてのお話しです。

給付金申請という名の修行

世界で一番苦手な仕事。
それは申請や納付などの期限のある事務仕事。

自慢ではありませんが、お役所などに提出する資料は修正なしで受け付けてもらったことがありません。

しかも基本平日はフルタイム勤務なので、普通にお役所や郵便局系の手続きが必要なところに行ける時間がほとんどなく。。。

そこで起こるのが

①期限ギリギリになりテンパる

②用意した書類に抜け漏れが発生する

③行くヒマがなく気づかないうちに各書類の期限が切れている

というトラブル。


以前ある講座の受講にあたり

「特定一般教育給付金」

を申請することになりました。

まず、教育給付金には

・一般教育給付金
・特定一般教育給付金
・専門実践教育給付金

といった団子三兄弟も真っ青の種類があり、当然それぞれもらえる金額や申請方法が違い、まずは自分のもらえる給付金が何に当たるのかを調べる必要があります。

しかももらえる給付金は十万円単位なので、絶対に失敗できない大勝負。

なのに…結局動き始めたのが講座開始2日前。

よくよく読むと

「キャリアコンサルタントとの面談が必須」

とあったので

イヤな予感がしつつ、窓口に問い合わせてみると

「講座開始前にキャリアコンサルタントの面談を受けないと給付できません」

との回答。

しかも

「オンラインだとリアルより予約が取りにくいです」

とのこと。

なぜ？


やむを得ず時間休を取って、急遽キャリアカウンセラーを受けることにしました。

そのキャリアカウンセラーを受ける前に

・マイキャリアというサイトにアカウントをつくる
・マイキャリアサイト内の4つの書類を書き上げる

という作業が発生。

更に必要書類に

・マイナンバー記載の住民票

というのがあったので、コンビニに発行に行くと

「このマイナンバーは期限が切れているので使えません」

と…。

そういえば今年の誕生日近くに

「マイナンバーの期限が切れているので更新してください」

という通知書が来てたような…。

あわてて区役所へ行き、住民票をもらい、ようやくキャリアコンサルを受けることができました。

(が、マイナンバーカードの更新はここではできないと言われ、後日別の場所に申請しにいくことに。汗)


苦手な仕事をする時って自分のアウトプット量が普段の30%くらいに削られる気がします。

そして終わった後のHP削られた感はんぱない…。

とまあ、前置きが長くなりましたが、あたふたしている間にふと、

「メンバーにもこんな仕事があるのかもなぁ」

と思い当たったのです。

向き不向きってあるよね

「自分ができるから、きっとこの人も当たり前にできるだろう」

と思い込んでいたことはなかったか。

それは大きな誤解だと気づいたのです。

一生懸命やっても出力は30%、
どころかミスを連発してしまう。
きっとまじめな人ほど自分を責めてさらに自信を失って本来の力を発揮できないのでは。

それ以来、私はメンバーと一緒に仕事をする前に、必ず彼らの得意なことや不得意なことを把握するように気をつけるようにしています。

「この仕事、どう感じてる？」

とか

「どんな作業が得意？」

といった軽い質問を投げかけて、メンバー自身に自分の得意分野を話してもらう機会を作るようになりました。

歩み寄りはマネジャーから

マネジャーとして大事なのは、メンバーの向き不向きを自然に知りに行く姿勢です。

メンバーが自分から

「これが得意で、あれは苦手です」

と言ってくれることはなかなかありません。

だからこそ、マネジャーである私たちから歩み寄ることが重要なんです。

具体的には、定期的な1on1ミーティングや、普段の会話を通して

「何が得意で、何が苦手なのか」

を探ることがポイント。

あまり硬い雰囲気ではなく、カジュアルに話しながら、メンバーの本音を引き出すことを意識しています。

メンバーの得意な分野がわかれば、適材適所の配置ができるようになり、結果的にチーム全体のパフォーマンスが向上します。

結果として自分が楽になり、成果もでやすくなります！

逆に、不得意なことを無理に押し付ければ、モチベーションも下がり、仕事の効率も悪くなってしまいます。

得意なことを人に任せることで、チームはもっと強くなる

最近のプロジェクトでは、メンバーの適性を把握したうえで、役割分担を意識して進めるようになりました。　

その結果、メンバーそれぞれが自分の得意分野で活躍できるようになり、自然と成果も出てきました。

メンバー一人ひとりが自分の得意なことを任されると、仕事の意欲も上がり、チーム全体がより強力になります。

結局、仕事は一人でやるものではなく、チームで協力して進めるものです。そのためには、メンバーの得意・不得意を知り、適材適所で仕事を振り分けることが成功のカギだと実感しています。

★昨日のグルメ

荏原町にひっそりできたドーナツ屋さん。UNI　DONUTS
中のクリームがこれでもか、というボリュームでかなり満足度高かったです。

UNI DONUTS

今回の記事、いかがでしたでしょうか。
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