仕事の機密情報も送れる？ 大容量ファイルを共有する方法とは
ペーパーレス化の推進やテレワークの普及などで、ビジネスで大容量ファイルを共有する機会が増えています。仕事で扱う機密情報の共有について課題を抱えている企業もあるでしょう。大容量ファイルを簡単に、安全に共有するにはどのような方法があるのでしょうか。ここではファイル転送サービスを利用する方法を中心に解説します。
大容量ファイルを共有するならファイル転送サービスがおすすめ
大容量ファイルを共有したいときに便利なのが、ファイル転送サービスです。ファイル転送サービスは送信者がファイルをサーバーにアップロードし、受信者がそれをダウンロードすることでオンラインによるファイルの共有ができるサービスです。
もともとメールで送れないような大きなサイズのファイルを送れる無料の転送サービスが知られていましたが、現在ではセキュリティと利便性を強化し、数100GBクラスのファイルを送れるような有料のサービスが登場しています。有料のファイル転送サービスは主に法人向けで、ビジネスに使用する大容量ファイルを安全かつ確実に共有する手段として利用されています。
また、ファイル転送サービス以外には、オンラインストレージサービスと呼ばれるサービスもファイル共有に使用されています。
ファイル転送サービスとオンラインストレージサービスは、基本的な原理はよく似ています。ただし、オンラインストレージサービスはもともとファイルをクラウド（データセンター）内に設置されたストレージに保存しておく機能がメインです。その上でファイルを共有して、同じファイルを閲覧したり編集したりする機能を利用することができます。こちらは、主に社内など特定メンバー内でファイルの共有や編集をしたい場合に向いているとされています。
ファイル転送サービスで大容量ファイルを共有するメリット
大容量ファイルをメールで共有する方法もないわけではありません。その場合はファイルを複数に分割して圧縮して送ることになるでしょう。しかしこの方法では、送信者がソフトを使ってファイルを分割して圧縮、数通のメールに添付して送り、今度は受信者が添付ファイルをすべて解凍し、同じソフトを使って結合する、といった作業が必要です。手間がかかるため、頻繁に大容量ファイルをやりとりするような場合にはあまり向きません。
ファイル転送サービスの場合は、送信者がサーバーにファイルをアップロードし、受信者はそのファイルをダウンロードするだけです。そのサービスで設定されている上限容量内であれば、ファイルを分割する必要も圧縮する必要もなく、そのままの形で送受信できます。
さらに、有料のファイル転送サービスであれば、しっかりとセキュリティ対策をしたうえでこれらの作業を行うことができます。多くのサービスでは、送信者がファイルのダウンロードが可能な期間や回数を設定できます。受信者がダウンロードを完了すると送信に通知され、その際にメッセージのやりとりができるといった機能が用意されているサービスもあり、誰がいつファイルを受け取ったかがわかる仕組みになっています。いわゆる「証跡管理」が可能です。
このように、ファイル転送サービスには比較的簡単に、安全に大容量ファイルを共有できるというメリットがあります。
大容量ファイルをファイル転送サービスで共有するときの注意点
ファイル転送サービスを利用する際には、まずは転送できるファイルの容量について確認しておきましょう。サービスによっては容量がそれほど大きくない場合もありますので、自分が送りたいファイルの容量にあったところを選ぶようにします。有料であれば、容量無制限のサービスもあります。
また、セキュリティ面にも注意が必要で、特に無料のサービスではセキュリティ対策が不十分な場合もあります。パスワード設定やダウンロード回数制限、ログ管理などの機能のほか、SSLで通信を暗号化しているサービスを選ぶようにしましょう。
大容量ファイルを共有する方法
一般的なファイル転送サービスで大容量ファイルを共有するには、次のような流れで操作を行います。
送信者がファイル転送サービスのサイトにアクセスし、共有したいファイルをアップロード
アップロードが完了するとダウンロード用のURLが生成される
そのサイトのフォームにダウンロードURLが転載されるので、受信者のメールアドレスを入力して送信する（もしくは、ダウンロードURLをメールにコピペして送信）
受信者はメールに記載されたURLをクリックしてサイトにアクセスし、ファイルをダウンロードする
パスワードを設定した場合は、送信者がメールで別送します。受信者がダウンロード時にそのパスワードを入力すると、ファイルをダウンロードできるようになります。
ただ、この方法でも作業が面倒だと感じる人もいるかもしれません。有料のファイル転送サービスではもっと簡単に共有する方法が用意されている場合もあります。
「メールdeファイル」の場合には、Webブラウザからメールdeファイルにログインし、フォーマットに沿って送信先のメールアドレスやメール本文などを記入し、送りたい大容量ファイルをアップロードすれば、送信先には自動的にダウンロードURLが記載されたメールと、別メールでのパスワードが送信されます。
さらに、ゲスト送信機能（ワンタイムファイル送信アカウント）も備えています。これは、取引先などの第三者に対して1回利用できるアカウントを発行し、「メールdeファイル」のシステムを使って安全に大容量ファイルを送ってもらえるという機能です。
また、一定の容量以下のファイルを送信する場合には「添付ファイル分離」という機能も備わっています。これは通常のメールにファイルを添付して送るときと同じように、ファイルをメールに添付して送信すると、ファイルを自動分離してサーバーにアップロードしてくれるというものです。同時に、ダウンロードURLも受信者に送信されます。
「メールdeファイル」にはほかにもメールの誤送信防止する機能などが搭載されていて、より簡単かつ安全に大容量ファイルを送ることができます。
まとめ
大容量ファイルを簡単に共有したいならファイル転送サービスを利用するのがおすすめです。また機密情報を送るなら、十分なセキュリティ対策がなされた有料のファイル転送サービスを選んでください。