【リモートワークで寂しくなった人向け】非同期になりすぎた組織では、同期的なレスが激減し、かえって非生産的になる件
レペリオの久保田です。
リモートワークが進み、みんなで集まって同じ時間に同じ場所で同期的に働いていた時代から、非同期に移行するタイミングで、同期の良さまで消してしまってはもったいないな。と思うことがありました。
普段は非同期的なコミュニケーションのフォーカスすることがよくあるのですが、この記事では、同期の良さを活かすことについて考えてみます。
相手の集中の邪魔にならなければ、話しかければ良い
結論としては、相手の集中を邪魔しなければ、どんどん同期手段を利用すれば良いのではなないかと考えています。
相手が暇で雑談のゆとりを待っている時は、非同期でのやりとりにこだわらなくても良いと思います。
また、カフェチャットで雑談をすることはとても有用なので、同期的なオフィスアワーを設けるのも良いかもしれないなと考えています。
フィードバックが非同期であり過ぎると熱が冷める
レペリオでは、処理に３分以上かかることが見込まれるタスクは起票して管理していますが、チャットツールの雑談に対する反応がイマイチになってしまう場合があります。
何でもかんでもアイデアリストに起票するのは良いことではあるのですが、
これ思いついた。というタイミングで、そのアイデアに即座のフィードバックが得られないのは、もったいないです。
非同期的に１０時間後に反応したときには、当人の頭の中からも熱が消えてしまっていることもあります。
イノベーティブなアイデアの雑談が途切れてしまうのです。
メンションやコメントへのフィードバックにインセンティブをつける
メールが非同期的な連絡の主体であった時代には、24時間以内に必ず返信する。というルールを導入している企業もありました。
メールから非同期ツールになった場合にも、このルールは有効だと感じます。
誰かのメンションにはもちろん、つぶやきに対してもしっかりスタンプする。コメントする。意図を汲み取って行動する。といった反応は組織を活性化させます。
そういった行動にインセンティブのある組織設計は良さそうです。
新人がメンションに対して感じる心理的な不安を知る
すでに出来上がっている組織に入っている新人にとって、メンションで話しかけることは、心理的な負荷が大きい場合があります。
ここで呟いて良いのか？組織のコミュニケーションポリシー的に良いのか？
など、さまざまな心配が上がってくると思います。
その不安を解消するには、コミュニケーションポリシーが明文化されていることや、新人のメンターを用意するなど工夫が必要でしょう。
新人は、組織に新しい価値をもたらす貴重な存在です。
その新人が元気に発信する雰囲気を作れるかどうかは、組織の活気に大きく影響すると思います。
カフェチャットを如何に始めるか
相手が今、何をしているのか。集中したいのか。雑談しても良いのか。を知るのは、カレンダーを見るなどすれば良いですが、完全ではありません。
・アイデアとしては、カフェチャットや雑談可能な時間帯を設ける
・相手の経験やポジションによっては、通知やメンションの量を増減させる
・ 「おはよう」「こんにちは」「カフェチャットしたい」的なシグナルを発するチャットスレッドを作る
といったことがありそうです。
「カフェチャットしようぜ」的な通知やメンションであれば、相手にプレッシャーをかけるような声かけではなく、リラックス的な声かけなので、メンションを制限する必要はないかもしれません（むしろ推奨すべきかもしれません！）。
いかがでしたでしょうか。
非同期コミュニケーションの大切さに焦点が向いている現代だからこそ、非同期コミュニケーションに過度にこだわりすぎず、同期と非同期コミュニケーションのバランスを日々改善することが大事そうです。
みなさまの業務環境実現のご参考になりましたら幸いです。
ここまで読んでいただき、ありがとうございました！
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