＜楽楽明細＞Sansanさんとのセミナー結果と「楽楽明細」へのQ&Aを公開します
こんにちは。
ラクスの電子請求書発行システム「楽楽明細」を担当している齊藤です。
楽楽明細のnoteはこれが2本目の記事です！
記事のペースとしては月数本になりそうですが、毎日のように記事を書いている方は本当に尊敬します。
今回は、1本目の記事でご紹介した「9/7開催：Sansan×ラクス共催セミナー」のご報告を兼ねて、参加者の皆さまからいただいたご質問の中から「楽楽明細」に関する内容についてQ&A方式で書かせていただこうと思います。
＜Sansan×ラクス共催セミナー＞当日いただいたご質問に回答いたします。
「今、経理に“デジタル化"が求められる理由～郵便法・電帳法改正への備えを徹底解説！～」
今回のセミナーのお申し込みはなんと約700名！
イベント並みの集客となり、間近に控えている法改正の影響や経理のデジタル化という、今まさに多くの経営者・経理担当者の方々の関心が高い企画内容だったと思われます。
3部構成で1時間30分の内容でしたが、ご視聴いただきました皆さま、お忙しい中ご参加いただき本当にありがとうございました。
（セミナーの情報はこちらです ※お申し込みは締め切っております）
それでは早速セミナーの「楽楽明細」パートでいただいたご質問への回答です。
実務担当の方からのご質問が多く専門的な内容にもなりますが、この記事を見た経理関係者さんにもご参考になればと思います。
※こちらの回答と補足事項はセミナー開催時点の内容です。改定される場合もございますので、最新の状況は弊社までお問合せください。
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Q1：楽楽明細から発行される帳票はタイムスタンプがついているPDFになるのでしょうか？
A：楽楽明細で帳票を発行する場合、タイムスタンプは付与されません。
ただし、楽楽明細は設定によって電子帳簿保存法に準じたデータ保存が可能なため、タイムスタンプの付与は不要となっております。
【齊藤補足】
電子帳簿保存法の対応についてのご質問ですね。
電子帳簿保存法の改正により、「修正ができない」または「修正履歴が残る」などの要件を満たしているシステムを使えばタイムスタンプの付与は不要になります。
タイムスタンプも費用がかかるので不要になるというのはメリットの一つだと思います。
Q2：電子帳簿保存法の改正により今後は電子保存が必須となるのでしょうか？？
A：紙で送ったご請求書についてはこれまで通りの紙でファイリング保管などの運用ができますが、電子で送付したものについては電子保存が必須となります。
【齊藤補足】
電子で授受したデータについては自社サーバーやクラウドサービスなどに必ず電子データで保存しなければならなくなります。
保存方法についても検索性や保存期間などの要件が決められております。
改正後は電子データを紙に印刷してファイル保管するといった管理方法が認められなくなるのでご注意ください。
Q3：楽楽明細で発行された請求書は発行側も受取側でも電子保管可能でしょうか？また電帳法に対応した年数を双方で保管する場合はご料金がかかりますでしょうか？
A：楽楽明細は設定により、発行側も受け手側も電子帳簿保存法に対応させることが可能となっております。
また、法律で定められた期間の保存については、保存容量を超えてしまう際には保存容量をアップするためのオプションもご用意しております。
【齊藤補足】
電子帳簿保存法の改正では、システム上は8年2ヶ月から最長で11年2ヶ月の保存が求められます。電子帳簿保存法の対応で考えると、長期保存が可能なシステムというのは重要なポイントになると思います。
Q4：見積書などの請求書以外の書類に関しては、ラクス様ではどのように対応しておりますか？
電子帳簿保存法において請求書についてはWEBでも色々確認できますが、その他の書類に関してはどう対応すべきかわからないため、請求書だけ対応を進めることがよいのか総合的に検討したいです。
ぜひご回答よろしくお願いします。
A：見積書は各営業担当が個別に送付しております。
請求書以外にもご対応できる帳票は多くございますので貴社のお送りされたい帳票ヒアリングさせていただきご提案させていただければと思っております。
【齊藤補足】
電子帳簿保存法の対象となる書類は「国税関係帳簿書類」なので、請求書だけでなく、見積書や納品書、領収書なども保存対象となります。
楽楽明細は「電子請求書発行システム」とは書いているものの、請求書以外にも注文書、納品書、領収書など様々な帳票を発行することができます。
Q5：電子取引データの保存が2022年1月より厳格化されると思われます（電子取引データでもらった請求書は現状紙に印刷して対応していますが、この方法が認められなくなる）が、ラクスさんの機能（オプション等）のみで改正後の要件を満たす事はできますか？
A：2022年1月の電帳法改正に向け、請求書の受取側がしっかりと電子保管できる仕組みを構築中です。
詳細のご説明も可能ですので、是非お気軽にお問合せくださいませ。
【齊藤補足】
こちらは電子帳簿保存の受取側の保存要件についてのご質問になります。
発行側だけでなく受取側の保存についても対応できる仕組みを構築中です。
お客様やお取引先様にも使いやすいものにすべく、現在開発を急いでおります。
現時点でのご説明も可能なので、ご興味ございましたらぜひお問い合わせください。
Q6：年間で70万円の経費削減にシステム利用料は含まれていますか？
A：システム利用料も含めた経費削減効果になっております。
【齊藤補足】
セミナーの中で、「毎月500件の請求書発行をしている会社が楽楽明細を導入した場合の経費削減効果」をご紹介したパートに対してご質問をいただきました。
これまで手作業で行っていた場合に発生する人件費や郵送代等のコストを、システムを導入することでどのくらいの削減効果が出るのかを算出したものです。
システム利用料を差し引いても、人件費、印刷費、郵送代を大幅に削減でき、費用対効果を感じていただけると思います。
Q7：書式については、取引先から指定されており、取引先によって微妙に書式を変えています。そのような場合でも対応できるのでしょうか？
A：楽楽明細はPDFデータの取込も可能なため、取引先からの指定書式がある場合は、その書式をPDFにしてそのままご送付することができます。
また、楽楽明細内にご用意しているフォーマットについてもかなり柔軟にカスタマイズが可能ですので、ご相談くださいませ。
【齊藤補足】
フォーマットの自由度という点でも気にされる会社様は多いかと思います。
現在のPDFデータを取り込むこともできますし、csvデータで取り込んで、楽楽明細のテンプレートで発行することも可能です。
例えば、「Ａ社様には横型レイアウト、Ｂ社様には縦型レイアウト」という異なるフォーマットの指定があった場合でも各社個別にフォーマットを作成することができます。
帳票のテンプレートはかなり柔軟に変更できますので一度デモでご覧いただくとだいぶイメージがつかめるかと思います。
Q8：受け取り側の説明で楽楽明細のログイン画面がありましたが、取引先も楽楽明細を使っていないと請求書などのPDFデータを受け取れないですか？
A：受取側についてはご契約をされていなくても、楽楽明細で取引先から送られてきた請求書を専用ページで受け取ることが可能です。
【齊藤補足】
操作画面のデモンストレーションをご覧いただいた際のご質問になります。
毎月請求書を発行する取引先様の場合は、取引先専用のマイページ機能を使っていただくと管理が便利になります（過去の請求書なども確認することができます）。
このマイページ機能は取引先様には特にご契約手続きは不要でご利用いただけます。
Q9：動画内の請求書送る画面（複数PDF送付した画面）で、あっさり相手先に送っているのを拝見しました。
元々会社名とメールアドレスを登録しておけば自動的に送付されるのですか。
A：楽楽明細の管理画面に顧客情報を登録するページがあり、あらかじめそちらに情報を登録していただくことで、自動で割り振り発行してくれる仕組みとなっております。
【齊藤補足】セミナーで紹介したデモ動画をご覧いただいた際のご質問です。
取引先様の必要情報を登録しておけば、取引先様のご要望に応じてマイページからDLする形や、PDF添付、FAX、紙で発送というように、楽楽明細が自動的に発行してくれます。
私は楽楽明細の良いところの一つに、発行方法が自由に設定できるという点があると思っております。
受け取り方法は複数選択できますが、発行方法は楽楽明細にデータをアップロードするだけなので発行の手間は大幅に軽減されます。
世の中的に「デジタル化を推進」とはいうものの、急に日本中の会社がデジタル化することは難しいので、「紙でも対応できる。それでも封入や発送作業の手間は軽減される」というのはとても便利だと思います。
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以上、長くなってしまいましたが代表的なご質問を載せさせていただきました。
やはり電子帳簿保存法対応に関するご質問は多くいただいております。
電子帳簿保存法の運用に関しては、企業ごとに電子化する作業内容やスピード感は異なるものですが、1月の改正に向けて今のうちから情報を集めて準備を進めておいたほうが良いと思います。
楽楽明細でもお力になれることは多くあると思いますので、ぜひお気軽にご相談ください！
「楽楽明細」について詳しくはこちらをご覧ください
>> https://bit.ly/3F3vPRm
