要件定義＆バックオフィス代行で組織の急拡大をサポート！：成功事例紹介

こんにちは、株式会社アールナインの恒松です。

今回ご紹介する事例は、組織の急拡大に伴い、採用人数が倍増した企業様です。大変な状況であるにもかかわらず、こちらの企業様は無事採用目標人数（25名）を達成することができました！この裏側で、弊社が行っていたサポートについてお伝えいたします。

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◆H社プロフィール
業界：情報通信／IT
従業員数：約400名（2021年現在）

H社は事業拡大に伴い、組織も急拡大しているフェーズにありました。これにより、以下のような採用課題が生じていました。

◆H社の採用課題
採用予定人数が大幅に増加（数名／年 → 25名／年）
→人事担当者のマンパワーが不足
→大人数採用におけるノウハウ不足

これまでの数倍規模の採用になったものの、人事担当者の数は変わらなかったため、とにかくマンパワーが足りない状態でした。

また、これまで数名単位の採用では問題にならなかったことが、採用規模が拡大したことで、大きな問題として顕在化していました。例えば、以下のようなものです。

・効果的に母集団形成ができる媒体がわからない
・選考基準が統一されていない
・採用管理ツールを使いこなせていない　……

また、H社は初めて採用をアウトソーシングするということで、人事担当者の方は「アウトソーシングってどこまでやってくれるの？」という点にも漠然と不安を抱えていらっしゃいました。

そこで弊社は、主に2つの観点からH社をご支援しました。

❶要件定義
❷バックオフィス業務の代行

❶要件定義

まずは、採用要件の見直しから始めました。

要件定義を行うことで、採用ターゲットが明確になることはもちろん、採用対象外の候補者からの応募減少による工数削減や、入社後のミスマッチ防止にもつながります。

今回H社が募集をかけていたのは、カスタマーサポート職。（※今回は中途採用の事例ですが、要件定義についての考え方は新卒採用にも適用できます。）

これまでH社は「法人営業経験3年以上」など、高めの要件を設定していました。しかし、ナビ媒体においてこの要件を設定すると、そもそも応募が少なくなり、母集団が集まらないことが予想されます。そのため、現場社員へのヒアリングを実施して本当に必要な要件は何なのかを再検討しました。

その結果、法人営業経験に限定せずとも、柔軟にお客様対応ができるソフトスキルが重要であるとわかりました。

ところで、H社の採用をご支援していた時期は新型コロナウイルスの感染拡大が始まった時期と重なります。コロナで打撃を受けたブライダル・イベント・旅行業界などにおいてサービス業に従事していた層が、H社の求めるソフトスキルを有していると予想。この層をターゲットに設定し、求人内容を修正しました。

また、採用フローをできるだけシンプルに再構築する採用設計のお手伝いもいたしました。

媒体の選定時には、弊社が市場感やノウハウをお伝えしながら、H社にとってベストな母集団形成の手段を一緒に考えました。他にも、書類選考において属人的になっていた選考基準を改めて言語化したり、採用管理ツールのマニュアルを作成したり。採用に関わるメンバーが増えても対応可能な仕組みづくりを行いました。

❷ バックオフィス業務の代行

人事担当者の工数を削減するため、バックオフィス業務を幅広く代行いたしました。

今回弊社で代行したのは、例えば以下のような項目です。

・面接の日程調整
・選考における進捗管理
・求人媒体の運用
・スカウト送信代行
・カジュアル面談の実施
・1次面接の一部巻き取り　　……

ここで重要なことは、目的・役割を明確化することです。
例えば、今回のケースで目的を「人事担当者の工数削減」に設定すると、「H社がコア業務に注力できるよう、弊社がノンコア業務を巻き取る」という役割分担になります。このように役割を明確化することで、どこまでを誰がやるかという問題が解消され、初めてのアウトソーシングでも安心してご利用いただけました。実際にH社の人事担当者の方は「本来やるべき面接官としての役割に集中できるようになった」と、コア業務に専念できるようになったことを実感しておりました。

また今回弊社が行ったサポートに対して、H社からは「手がまわっていなかったので助かった」「自社で採用戦略までは考えられていなかったのでありがたい」などのお声もいただきました。

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今回は、要件定義とバックオフィス代行で組織の急拡大をサポートした事例をご紹介しました！

【Key Point】
◆要件定義
・対象外の応募が減るため工数削減、入社後のミスマッチ減少が見込める
・コロナ禍の市場を鑑みてターゲットを選定
◆バックオフィス代行
・人事担当者の方がコア業務に専念できるようになる！

関連する記事も以下にまとめておきました。ぜひご覧ください。

◆採用計画の立て方【求める人物像を明確化するコツをたった3分で解説】
https://r09.jp/2019/03/14/saiyoukeikaku/
◆「採用でいい人が来ない」と感じている企業が見直すべきポイント４選
https://r09.jp/2019/06/24/iihito/
◆今こそ攻めの採用を！採用アウトソーシング活用のメリット・デメリット
https://r09.jp/2019/10/30/saiyou/

今回も最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
もし似たような状況でお困りの企業様がいらっしゃいましたら、ぜひお気軽にご相談ください！