振り返ってみた：ミスしないしくみを考える

私はこれまでの仕事で、作業手順を組み立てる様な仕事が多かった。
そんな私が作業手順を考える上で気をつけてることは、作業チェックが必ずできるように準備すること。やることだけを並べて行っても、確認作業がなければ予期しない動きやトラブルにつながってしまうからです。

私は（先天的にも、後天的にも）チェック作業が比較的好きな正確だと思います。作業が予定通りに行われているのか、正しく設定が行われているか、抜け漏れがないか…チェック作業をした後は必ず爽快。
だって、ピタッと何もミスがなかった時は達成感が得られるし、ミスが見つかったら見つかったで、ミスを逃さなかった安心感を得られる。どっちに転んでも良い結果、というのがいい。

先日確定申告をしたので、その作業を例に、私がチェック作業をするときに意識していることを振り返ってみた。

チェック作業とは

品質を保つために、予定通りに行われていることを確認する作業です。
何か新しく作業を組み立てる時も、どうやってチェックできるようにしようかな〜というのが、作業手順を考えるよりも、難しい。

チェック作業は大きく分けて二つ
①抜け漏れの確認
②予期せぬ値が入っていないかの確認

あるはずのものがない、というのは比較的分かりやすい作業で、あるけど予期しないものがある、というのは想定外を引っ掛ける、という作業でちょっと難しい（と私は思う）。

チェック作業のポイント

チェック作業をするときに大事だと思っているポイントは二つ。

・実施した作業と、異なる手順で確認する
・「その他」を準備する

とにかく、私は作業と「逆」でやることを意識してます。
上から入力したなら、下から確認する。
もう一つ意識していることは、個ではなく全体で俯瞰できるようにする事。入れた結果そのものを見るのではなく、入れた結果を集計した物をまず見てみる。「その他」を準備することも、作業した人とは別の視点、つまり全体像を見るために準備しています。

とにかく作業になぞらえてチェック作業をすると、なぜか見落としがちなのです。実感として。

別の視点を入れること。
例えるなら、同じ道でも進む方向が違うと、新しい場所に感じるような、そんな視点の入れ替えで、リフレッシュする気の持ちようが、確認作業には必要だと感じています。

例えば

先日、確定申告を行いました。
医療費控除の申請をする時って、エクセルの表に、
「医療を受けた人」「受けた日」「医療機関」毎に入力が必要です。
1年間の医療費を家族4人分申請するので、それなりの領収書の枚数になります。
これをもれなく入力できたかな？と確認するために、私は次のような手順で作業を進めました。

※今回はあまり想定外の項目が発生しない作業なので「その他を準備する」という実例は含まれません、、、、

【準備作業】
1. 人ごとに領収書を分ける
　さらに医療機関毎にまとめる
2. 人✖️医療機関　の組み合わせで枚数を数える

【入力作業】
3. 準備作業で数えた分だけ、人✖️医療機関の行を追加する
　（まだ金額は入れない）
4. 行を追加した後で、一覧の下の行から金額を入れていく

【確認作業】
5. 4の作業をするときに、想定した行まで埋まっているか確認
　→足りない場合は、入力漏れがある
　（人✖️医療機関毎に確認すると修正箇所が早く見つかるのでおすすめ）
6. 全部入力が終わったら、人ごとに金額を集計してみる
 （だいたい領収書の束の厚みと金額が比例します）
　→飛び抜けて変な値じゃない事を確認

ここでのポイント
確定申告作業では「もれなく」が大事になります。そして作業とチェックする人が同じであるため、いかに作業を「分担した感じにできるか」が確認の精度をあげるポイントになると思います。

私は、「必要な入れ物（行）を準備する」と「金額を入力する」作業を分けました。こうすることで、2つの作業が「同じ数だけ行われている」＝もれなく行われている機会をつくりました。

また、フォームに入力する２つの作業を、上から埋める順、下から埋める順と言う、逆の順序にしました。こうすることで、さらに新しい視点で数のチェックができるためです。ここまでの作業で入力すべき領収書を全て入力できていることが確認してできているはずです。

最後に、入力したフォームの金額の合計金額（できれば人ごとに）を出して、全体として想定した状態になっているかを確認。

振り返ってみて

実際にこの手順でやってみて、2回入力漏れに気づきました（作業が雑なのかもれません…）。ああ、チェック作業ができるようにしておいてよかったな、と思う瞬間です。

そして、実はチェック作業をやるぞ！と意気込んでこの手順を考えたわけではありません。
何が言いたいかというと、確認作業に絶対これがいい！と初めから決まった方法はないんだな、という事。作業にあわせて確認作業を組み立てていく、というのがよいチェックなんじゃないか、と。

作業の目的、、、例えば正確性を求めているのか、異質を取りのぞくことが大事なのか、その目的によっても確認方法やタイミングは変わってくるからです。

でも、確認作業を考えるポイントは、これまでの経験上あまり変わりません。
いかに作業者と別の視点を入れるか。これにつきます。

今回は、私はこんなことに気をつけている、という一例を紹介してみました。
どこかで誰かのいつかに役立てば嬉しいです。

では。