効果的な会議を実現！ファシリテーションのノウハウを大公開
■はじめに
こんにちは！QUESTのnote担当のスティーブンです。
第1回目の記事では、「会議をより効率的に行うにはどうしたらいいか？」というテーマについて、私たちQUESTが持っているノウハウやテクニックをご紹介していきたいと思います。
この記事を読んでいる皆さんもこれまで様々な会議に参加してきたと思いますが、その中でこれらのような不満を覚えたことはありませんでしょうか？
・なんのための会議なのかよくわからないまま出席している
・アイデアがたくさん出ても、なかなか決定にいたらない
・資料の内容をただ読み上げている時間が続く
・関係のない話が多く、話が脱線しがち
・時間以内に終わらない
・会議終了後、「自分が参加する意味があったのか？」と感じてしまう
これらは私が勤めていた会社の会議で実際に感じていた不満です。
とはいえ、「会議なんていうものはどこも大体こんなものだろう」という諦めのような思いもあり、自分から会議をよりよくしようという考えまでは起きませんでした。
その後「学生時代の友人同士で起業しよう！」という話が立ち上がりました。私もメンバーの一員として参加することになり、週1～2回の会議を約1年半の間にわたって実施していくこととなりました。
その中で、他のメンバーも私が会議に感じていたものと同じ不満を抱えていることがわかりました。
そこで、自分たちの会議では同じ問題を発生させないという思いをもって試行錯誤した結果、最終的には下記の状態が実現できるようになりました。
・会議の目的がはっきりしている
・無駄な時間を徹底的に省く工夫がされている
・全員が積極的に参加して、意見やアイデアを言い合える
・議論が白熱しても、時間内で決議にまでたどり着ける
・決議に応じたアクションプランが明確になっている
ここで培ったノウハウは自分の会社でも応用できるかもしれないと思い、まずは自分の所属している部内で研修を実施してみたところ、参加者からは大変な好評を得ることができました。
※これは当時作成した研修資料を少し手直しし、そこから一部抜粋したものです。
こうした会議を円滑に進めるための技術を「ファシリテーション」といいます。
今回、私たちが持っているファシリテーションのノウハウをこの記事にすべてまとめました。どれもすぐに実践でき、かつ効果的なものばかりとなっておりますので、興味のある方はぜひご覧ください。
■ファシリテーションとは
「そもそもファシリテーションって何？」という方もいらっしゃると思いますので、まずはファシリテーションという言葉の定義を確認してみましょう。ここではNPO法人日本ファシリテーション協会の定義を引用させていただきます。
ファシリテーション（facilitation）とは、人々の活動が容易にできるよう支援し、うまくことが運ぶよう舵取りすること。
集団による問題解決、アイデア創造、教育、学習等、あらゆる知識創造活動を支援し促進していく働きを意味します。
舵取りという言葉で表現されているように、ファシリテーションは基本的に
会議の司会進行役が行います。
ですが、「人々の活動が容易にできるよう支援」するための努力を司会に丸投げしても、参加者全員が満足のいく会議を実現するのはとても困難です。
参加者一人ひとりが会議の成功に向けて協力するという意識を持つことは、会議の成功のために重要であるということをまず念頭に置いておいてください。
■ファシリテーション テクニック集
ここからはファシリテーションの実践的なテクニックについて言及していきます。
ファシリテーションが不足している会議によくあるパターンを挙げていき、それぞれの原因と解決のためのテクニックについて1つずつ解説していきます。
1.会議が始まる前に目的を明確にする
まずは何を目的にして会議を開催するのかという点について、参加者全員が理解していることが重要です。
これは会議当日の冒頭で再確認するだけでなく、事前配布資料に「本日の目的」のページを入れておいたり、議事録のフォーマットの中に目的を書き込む用の欄を作っておくなど、会議が始まる前段階から参加者に目的を共有しておく工夫をするとよいでしょう。
私たちが会議で実際に使用している議事録のフォーマットでは「本日の目的」という項目を冒頭に置き、前提条件として確認できるようにしています。
また、会議の目的を参加者全員がいつでも見れる形にしておくことも効果的です。ホワイトボードを使うのであれば、まず一番上に本日の目的を書いておくといいでしょう。
目的を設定する際のポイントとして、「行動」ではなく「状態」で表現することを心がけると効果的です。
ありがちなのは「〇〇について議論する」というような表現を使うことですが、これだと議論がどうなれば会議が終了するのかがわかりません。
この場合、「〇〇について議論し、次回の会議までのアクションプランが決定されている」というように、会議が最終的にどういう状態になれば成功と言えるのかをイメージして目標を設定することで、議論が必要以上に脱線することを防ぐことができます。
2.意思決定の方法を決めておく
議論が活発に進んで斬新なアイデアがたくさん出てくるという、一見順調に進んでいる会議で起きがちなのが「出てきた意見をどうやってまとめればいいかわからない」という問題です。
どうやって意見を決めるかについての新たな議論が始まってしまい、終了時間がどんどん後ろにずれこんでしまう、という経験がある方も少なくないと思います。
結局は最も役職が上の人間が鶴の一声で決めてしまうこともしばしばですが、これまで意見を出していた人からすれば「今までの時間は何だったんだ？」「だったら自分が参加する必要などなかったじゃないか」と、不満が残ったまま会議を終えることになってしまいます。
そうならないためにも、最初に意思決定の方法を決めておくことをおすすめします。方法については多数決でも決定権者を決めておくでもなんでも構いません。
可能であれば会議が始まる前に決めておくと更にスムーズです。意外に忘れがちな点ですので覚えておきましょう。
3.議事録を有効活用する
会議における議事録の存在は大変重要です。
その会議でどのような議論が行われ、どのような結論が導き出されたのかを、誰が読んでも会議の内容が明確になるように書く必要があります。
ですが、議事録作成のルールが設定されている会社はあまり多くないように思えます。
大抵の場合、議事録担当を任された人は前回の議事録のデータをコピーしてきて内容だけを変えて流用し続けているというように全社的に統一のルールがあるわけではない、というパターンがほとんどではないでしょうか。
もちろんそれが悪いわけではありませんが、一段階上のファシリテーションを行うために議事録を効果的に用いることをおすすめします。
では、議事録をどのように用いればよいのでしょうか？ここでは特におすすめの方法を1つご紹介します。
それは、議事録を参加者間で事前編集できるようにしておくことです。私たちの会議で使用している議事録を例にとって説明したいと思います。
私たちの議事録フォーマットは、メンバー間で共有しているGoogleドライブに保管してあり、会議が始まる前に誰でも自由に編集できるようになっています。
フォーマットの中には「本日の会議の共有事項」の欄や、議題ごとの共有内容の要旨や質疑応答についての記入欄を設けてあります。
そこへ事前に資料データのリンクを貼っておいたり、それを読んだ上での質疑などをあらかじめ書き込んでおくことで、当日の進行ができる限りスムーズになるように工夫しています。
4.タイムマネジメントを意識する
よい会議の条件の1つに「時間通りに終わる」というものがあります。会議が予定通りに終わらなければ、その後の仕事の予定にも影響が生じ、効率的に仕事を進めることができません。
ここではタイムマネジメントを実践するためのいくつかのコツを紹介したいと思います。
1つ目は「議題ごとに所要時間を設定する」ことです。
議事録フォーマットの作成のタイミングであらかじめ割り振っておくといいでしょう。注意すべき点としては、資料の黙読などは可能な限り事前に済ませておいてもらい、会議当日は意見交換や議論などに時間をより多くあてるようにしておくことです。そのためにも事前準備はしっかりと行っておいたほうが時間を有意義に使うことができます。
2つ目は「議題が時間内に終わらなかった場合を想定しておく」ことです。
議論が紛糾して時間内に結論が出ないことも多々ありますが、その場合は「時間を延長する」「あらかじめ決めておいた意思決定の方法で判断する」「後日の会議で再度議題に上げる」など、どの方法を用いて解決するかを事前に決めておくとスムーズでしょう。
3つ目は「タイムキーパーを任命しておく」ことです。
当たり前のように思えるかもしれませんが、実際はファシリテーターがなんとなく兼任していることが意外と多かったりします。
タイムキーパーを正式に任命しておくことは、任命された側も責任感を持って会議に参加しようという意識を高めるという効果もあります。そういった意味では、あえて参加者の中でも若手の人間に任せてみるのも面白いかもしれません。
■おわりに
いかがでしたでしょうか？ファシリテーションは会議やグループの運営において重要なスキルです。ファシリテーションの方法を工夫することで、参加者の多様な意見を引き出し、グループ全体のモチベーションを高めることでより良い結果を生み出すことができます。
今回お話しした内容はどれも特別な技術は必要のないものばかりですが、逆に言えば、それらを実践するだけで会議は見違えるように変わるということが言えます。
今回の記事の内容を実践した結果、上手くいかなかった点やその他お悩みなどがございましたら、ぜひコメント欄でご意見をお聞かせください。
以下のHPより問合せいただければ、オンライン上で直接ご相談を伺うことも可能です。
ご相談は無料で行わせていただきますので、お気軽にご連絡ください。
ここまでお読みいただきありがとうございました。
これからも皆様に役立つ情報を発信していきたいと考えておりますので、よろしくお願いいたします。
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