40代情シス女子、時間管理を見直してみる
そんなにライフハック的なものはないですけどね。。。
久しぶりに「人を動かす」のマンガを読み返したら思うところがあったので書いてみる。
※残念ながら紙の本しかないですが、マンガとしても面白いよ。
予定はその場で決める
予定とか細かいタスクについて「後で返事します」ってやる人いるんですけど、これやるとどんどんタスクがたまりますからね。その場で決める。
予定はその場でGoogle Calenderに入れてしまうのが吉です。
決め打ちで招待を送ってしまう
予定調整のためにスプレッドシートとかで調整する人いるんですけど、これはいろいろと問題があります。
一番の問題は、その場で予定を入れてしまわないと、予定自体が入力時から更新されてしまうことです。
マネージャーさんなんて忙しいですからね。
その場で決めてしまわないと、関係者全員入力完了したときには最初に入力した人の予定が埋まってしまっているなんてざらです。
なので、下記に書いた通り「決め打ちで招待送っといたから、よろしくね！」なんてこともやったりします。
あとは書いた通り、いきなりやると戸惑う方もいるので、事前にフォローを入れることを忘れずに。
会議の最後に次の予定を決めてしまう
私は会議の最後で次の会議の予定を決めるときに、Meetで画面共有してみんなをゲストに入れた予定をその場で作って決めてしまいます。
簡単なのは、予定を複写しちゃうことですね。「複製」で同じゲストのカレンダーを簡単に複製できますよ。
作業時間は、カレンダーに予定として入れておく
そして、会議だらけで作業時間が取れないというのもよくあります。これを繰り返しているとタスクがたまりすぎてパンクします（何度も経験してます）。
土曜日や祝日に取り返そうとしたら、その日に障害が発生して手が空かず・・・あるあるです。
Googleカレンダーにはタスクの作成機能もあるので何度か使ってみたんですけど、結論としては私は今これは使ってません。
タスク管理だと「いつやるか」の情報が足りないからです。
作業時間は、カレンダーとして予定に入れておくのが吉です。
目安として、私は１日２時間ほどを作業時間にあてていますが、まとめて取れるのはハッピーなケースで、１時間、30分、30分といった感じが多いですね。。。
細かい空き時間はメール返信や承認作業などにあてます。
作業予定は個別に非公開にしておく
これ、個人的には超大事だと思ってます。
部下や上司は、作業タスクは「予定を入れてよいもの」と思ってます。
なので見せません。非公開にしておきます。
その方がお互いにとって幸せです。
Googleカレンダーの公開設定は、全体に対する設定と、個別の予定に対する設定を使い分けることができます。
私はデフォルトは予定全公開にして、機密性のある予定や、業務タスクを個別に非公開にしてます。
あとは「予算策定」とか「忙しいんだぞう」というメッセージ性を発信したいときは、あえて公開で出します。
マネージャーの予定管理には戦略が必要
こういったことを言っていると
「そうはいっても予定来ちゃうし、来たら断れないし…」
という方いらっしゃるんですけどね。考えてないだけです。
たとえば「この日は作業デーに２時間空けておきたい」と思って事前に非公開で予定を入れて調整しておけば、大体空けられるものです。
その時間がダメでも、別の時間で空けられるものです。
というか、空けるものです。
いっぱいいっぱいでそんな調整をしている余裕がないという人もいますが、仕事の優先順位を間違えている人もいるような気もします。
そこはまあ、このあたりを参考に（私見です）。
しかし情シスのマネージャーとは、とんでもなく忙しい仕事のうちの一つだと思います。
「さばき方」が必要なのは間違いありません。
スピードも大事。ただ、日本式企業だと、ここまでやると反発食らうんですよね。。。難しいものである。
「力の抜き方」も大事なポイントかも。
おしまい。
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