全社員リモートワークの中で入社した経験から思う、新入社員受け入れのコツ

4月1日からnoteに入社した私。前職を退社したときは、考えてもいませんでしたが、案の定、全社員がリモートワークの中で、入社することになりました。やはり不安がありましたし、受け入れる側の社員の方も大変だと思います。ここでは、このタイミングで入社した身だからこそ思う、全社員がリモートワークの環境で、新入社員を受け入れるコツについて書いてみます。少しでも参考になると嬉しいです。

noteはいわゆるIT企業ですし、スタートアップ気質もあるため、社員のITリテラシーが高い、スピード感がある、情報がオープン、フラットな関係など、リモートワークがうまくいくカルチャーの基盤があることは言っておかなければなりません。「うちはそんなカルチャーないし」「IT企業だからでしょ」など壁はたくさんあると思いますが、もうこんな状況なので、やれることからやるしかない気がします。誰か一人がはじめた良いことは、真似する人が生まれるし、それが伝播して環境がつくられるというものでしょう。

＜コミュニケーション編＞

入社おめでとうレターを書く

いきなり恥ずかしいことを言い出すと感じる人もいるでしょうが、これがけっこう効きます。リアルの場では新入社員が入ってくると、雑談が生まれたり、困っていれば助けたり、"ただそこにいるだけで生まれるつながり"があります。しかし、リモートの場合、気配を感じることができないので、心のつながりが発生しません。新入社員共通で伝えたいことであれば、クラウド上にあげて、誰もが閲覧できる状態が効率的ですが、自分だけのためにある独自性というのが、特に新入社員にとっては嬉しいものです。

私もnoteに入社してすぐに"ローンチプラン"としてまとめたドキュメントをもらいました。家の中で一人画面に向き合っているだけでは、入社した気分も、新たな会社の仲間になった気分も全くありません。そんなとき、私用に書かれたメッセージがあると励ましになりました。簡単なメッセージで良いので、上司や同僚が書いてあげると良いと思います。

オンライン社員総会（部署総会）を開き、新入社員が自己紹介をする

これはリアルでやっている会社も多いと思いますが、オンライン上でもやってほしいです。新入社員としては、自分が社員に認知されているのか、というのがかなり不安です。誰かとコミュニケーションを取る一歩がSlackなどのツールになるわけなので、先輩が紹介してくれる場もないですし、いちいち「新入社員の半田です！」と名乗るのも億劫。「この人誰？」って思われるのではと、怯えて話すのも辛いです。まずは、全社員の前で紹介を受け、一応は認知されたという事実が、次のコミュニケーションを取りやすくしてくれます。

またnoteの場合は、人事の方がオンライン総会で、どのZOOM URLにアクセスすればよいのかや、次が自己紹介のパートであることなどの細かいフォローをしてくれたのがありがたかったです。ちなみに私は自己紹介後に、ミュートをし忘れて、夫と犬の声が漏れるミスをやらかしましたが、それも優しく教えてくれました。

オンライン歓迎ランチをする

会えないからいいか、ではなく、オンラインでも積極的にやってほしいです。会社にもよりますが、オンラインで会話をするときは、ほぼ仕事の話なので、極端に雑談が減ります。元同僚が「雑談が相談を生む」と言っていて、たしかにと思いました。雑談の代わりになる仕掛けが必要で、オンラインランチなどは始めやすいのではないでしょうか。

1on1をする相手を教えておく

リモートだと座席の区分や服装、部署の雰囲気などの全体感がつかめず、どんな部署で誰がいて、何をやっているのかが、さっぱりわかりません。「とりあえずこの人と話しなさい！」と上司から1on1リストを指定されたのは、とても助かりました。こんなことを聞いたらいいよという質問例も渡してくれたので、会話をスムーズにすることができました。例えばこんなかんじ。

＜質問例＞
・担当ミッションは何か
・◯◯というサービスにはどんな関わり方をしているか
・ユーザー・お客様・取引先への対応で気をつけていることは何か
・◯◯社で仕事をしていく上でのアドバイスはあるか
・業務理解の参考になるドキュメントや勉強会はあるか

＜仕事の始め方編＞

ミッション、ビジョン、バリュー（MVV）の共有を、同じ部署の一つ前に入社した社員が行う

私が入った部署では、入社初日に、私の一つ前に入社した社員の方が、MVVや部署の役割等、ドキュメントをまとめ、時間をとって説明してくれました。入社した側としては、書類を見るだけでなく、社員の実際の言葉で聞くほうが、理解や共感が進みます。説明をする社員にとっても、文書化して説明するという行為が、会社理解の促進につながります。新入社員への会社説明を、社員たちがつないでいくというバトン形式は、とても良い方法だと思いました。

入社した社員のミッションや直近1ヶ月のゴールを明確にする

始まりがあやふやでも、ちょこちょこ聞きながらカバーする、というのが、リモートではやりにくいです。はじめから自分のやるべきことを明らかにしてもらうことで、自己管理するベースが整います。1ヶ月だけでなく、1週間単位でブレイクダウンするのも有効です。ゴールを定めてもらうことで、会社のスピード感覚や、自分に求められているレベル感も掴むことができますので、さぐりさぐり進めるという状況から開放されます。

＜情報共有編＞

社内wikiに社員の自己紹介ページを用意する

チャットツール上で、コメント発信者を見るときやメンションが飛んできたときなど、新入社員が「この人誰だろう！」となるのは当たり前です。オンラインでミーティングするときも、参加者や発言者の背景を知っているか知らないかでは、理解度合いが全く異なります。

noteでは社内wikiに全社員が自己紹介ページを設けるルールになっていますので、名前を検索すれば、その人が何の仕事をしていて、どんな趣味があるのかなど、ある程度の情報がつかめます。リモートでは、実際会いに行くことができないので、こういった社員の情報を閲覧できることがとても役立ちます。

とりあえず検索したら何か引っかかるオンラインストレージがある

相手の邪魔をしないタイミングを見て、即情報を入手することが制限される中、仕事の経緯や進捗状況など、ゼロから状況把握するためには、とにかく検索頼みです。このリモートの環境下で、もし情報がオープンにされておらず、書類が検索できない状況だと考えるとぞっとします。新入社員のためにも、先輩社員が質問攻めに合うのを避けるためにも、できるだけオンライン上に情報を上げて、オープンにする環境を作ってもらうことを願います。

＜ツール編＞

チャットツールの各チャンネル概要を記載する

Slackやチャットワークなどのチャットツールを使う会社も多いと思いますが、チャンネルやスレッドがありすぎて、何をするための場所か見分けがつきません。社歴がある人にとっては、誰が参加していて、ネーミングがこうだからという複合的な情報で判断がつきますが、何も情報を持たない新入社員にとってはカオスです。また、場違いの場所で発言をしてしまうのではという恐怖もあり、発言を控えてしまいます。

せめて概要にこのチャンネルは何をする場所か、管理者は誰かなど最低限の情報があるだけで、手がかりになります。もし、場所を間違えて議論を膨らませてしまう新入社員がいたら、優しく正しいチャンネルに誘導してあげると嬉しいです。

ツール上の社内独自ルールやコツを伝える

同じツールでも人間が使うので、その会社によって独自のルールや使い方というものがあります。オンライン上で見えない雰囲気を察する、というのは難しいものです。例えば、noteのslackではお願いするときのルールについて記載がありました。

人にお願いするときこれを明らかにしましょう
１）なぜそれが必要なのか？（過去）　
２）その結果、どういうことが起きるのか？（未来）
３）いつまでにやって欲しいのか？（締切）

こういった当たり前になっている事をきちんと明示化しておく、というのもポイントだと思います。

新入社員が心がけておくこと

ここまで、会社側でできることを書いてきましたが、もちろん新入社員側も努力が必要です。

・会社が使用しているツールは使いこなせるようにしておく
・自分の仕事に関連のある人の役割を把握する
・得られる情報は調べ、わからないことを明確にして聞く
・積極的に情報や仕事を取りに行き、少しずつでもアウトプットを出す

まだまだあると思いますが、私がnoteに入って助けられたことが多かったので、忘れないうちに残しておきます。いざ書いてみると、リモートだからとか関係ないような気もしますが、新しい挑戦を始めた人が、できるだけ早く新しい環境に馴染めることを願って！