2020公募セッションの採択を行いました

今年も多くの方のお話をアジャイルジャパンで発表いただきたく、セッションの募集を行いました。
新型コロナウィルスの影響でイベント自体が開催できるかどうか不透明な中、たくさんの応募をいただきまして誠にありがとうございました。心から感謝致します。

イベント開催への期待が高まっているとも受け止めており、みなさんの想いをたくさんの人に届けられる機会を、「変わる勇気・変えない勇気」を受け取った方々が新しいアクションを始められる場を、全力で実現していきたいと思いました。

今回、どのような過程を経て採択されたのかの記録を以下に残しました。

ざっくり3行

・予め決めておいた判断基準を元に実行委員が投票して決めました
・55分のセッションが多く採択されました
・同じ企業さんから複数採択されるケースは非常に悩みましたが避けました

データ

応募総数：97(実行委員からの企画案31含む）
採択数　：18セッション(7+4セッション/55分・7セッション/20分)
倍率　　：97 / 18 = 5.4倍
公募セッション比率：　14 / 44セッション
実行委員企画比率　：　4 / 44セッション

セッション数で見ると、55分のセッションを多く採択する判断をしたことにより、採択出来たセッションは少なくなりました。

採択の流れ

1. (事前準備)判断基準を決める
実行委員の中からアイディアを出し、以下の4つに決めました。
私たちはその年のテーマを決める目的で合宿を開催している背景もあり、テーマへの合致は最重要視する項目となっております。

・会の趣旨に合致しているか
・テーマに合致しているか
・聞き手に刺さりそうか
・新鮮な内容か

2.実行委員で投票する
上記判断基準を4(合致する)~1(全く合致しない)で実行委員による投票を実施しました。
投票期間中、ご家庭の都合で参加出来ないメンバーが一人いました。約100件のアイディアに対し、十分な時間を確保できずに中途半端に投票することはご自身の採択したいセッションにマイナスの影響を及ぼす可能性もあるので、あえて全て投票しない選択をしようと事前に全員で合意しました。(補足：採択判断の時には参加することが出来、想いの共有や意見交換が出来ました。）

3.スコアで一次判断を行う

投票結果を眺めた時、漠然と「【4:合致する】がゼロ」の要素があるセッションは採択が厳しいだろう・・・がスタートでした。

NPS（Net Promoter Score）の考え方を参考に

スコア＝【4:合致する】の数 ー【1:全く合致しない】の数

として、スコアが実行委員の過半数6を超える要素をカウントしました。

結果として、前述のカウントが1以上になるセッションは30程度でした。
補足として、これらはいずれも0未満となる要素（全く合致しないが合致するを上回る要素）がないものばかりでした。

4.一次判断で採択が見込まれたセッションについて議論し、決定する
事前情報として上記を共有した状態で実行委員での打ち合わせを開催しました。特別印象に残ったなどでテーブルに載せたいものがあるかどうかも確認しましたが、今回はありませんでした。

タイムテーブルと照らし合わせながら枠数を確認したところ、55分枠が想定最大数よりも多く候補として残りました。
必然的に20分セッションを採用できる枠数も減ることもなるため、各々の想いを共有しながら検討を進めましたが、最終的な決め手は客観的な情報となりました。

議論を進めた中で重要視した要素は、判断基準のうち、

・テーマに合致しているか
・聞き手に刺さりそうか

の二つでした。

同率スコアのうち、テーマに合致しているものを優先、それでも同率なものは聞き手に刺さりそうかで判断、としました。

5.全体のバランスを確認する
採択されるものが概ね決まったタイミングで、各セッションのキーワードなどを確認しました。
登壇者様の立場やメッセージはカラフルな状態であることが確認出来たのは幸いでしたが、同じ企業さんから複数のセッションにエントリーするケースが散見されました。
同じ企業さんから同じ内容でセッションが開催される訳ではないのは重々承知した上で、私たちが従来から持つ三原則から「多様性の尊重」を判断基準とし、苦しい決断にはなりましたが、該当したセッションは採択しないこととしました。

以上を経て、今回の採択するセッションが決まりました。

終わりに

100件近い応募から、打ち合わせは2時間程度で収束することとなったのですが、客観的な指標を用いた事前準備は、意思決定にそれなりの効果があったと感じました。

このnote※もそうなのですが、
アジャイルジャパンとしては、イベント当日のみに留まらず、日本中の現場のお話が集まって、たくさんの人に繋がる場が出来たらと思っております。
新しいアクションも企画中です！引き続きみなさんのご参加・ご協力をお願いした際には、ぜひよろしくお願い致します。

（※noteマガジン：ぼくたちのひみつきち)
https://note.com/agilejapan/m/m5f9d025116ae/hashtag/111566