年の瀬こそ人間力を表す報告連絡を！
報告・連絡力－信頼と絆の礎
あと数日で師走(12月)、
今年も残すところ30数日となりました。
お陰様で、この人間力UPプロジェクト
の頁に沢山御訪問頂けました。
記事をお読み頂いた方々に御礼の心で
今迄、生かされ生きて来た中で他者の
心を動かし、次に繋がれた心身の活動
の一つを記します。
それは当たり前のことで、
時代の流れが速く情報過多社会の
現代で忘れがちな日本人の｢義｣の
意識を表し伝える心身の活動です。
私達の暮す日本では年末にお世話に
成った人へ｢お歳暮｣の習わしがあり
現代も続いています。
私のお伝えしたい
他者の心を動かし次に繋がれる心身
の活動の｢義｣は、義理人情に厚い心
日本人の心を、動かせると実感した
今のデジタル社会で何らかの見返り
を求めない報告連絡の行為です。
当たり前が当たり前でなくなりつつ
ある現代社会環境です。
故に
お世話に成り新たな御縁の繋がりを
｢義の報告・連絡｣で年末迄に言葉や
メールでキチンと表し伝える心身の
行為は感謝と恩謝の心を表すと共に
相手の心を温かく出来る言動です。
この活動で大切なのは自分が相手に
して頂き役に立ったり心の成長など
何でも良いですから成果を有りの侭
に伝えることで特別に｢感謝します｣
とか、｢御礼｣の言葉を使わなくても
良いと実感しました。
とて
コミュニケーションと公私の繋がりに
決して欠かせない報連相があります。
中でも報告と連絡は
公私の義務と責任を果たすために自ら
の人間力を支える二本の足です。
デジタル時代の社会で、
リアルな電話やZoomなどのツールと
メール・メッセージでの報告・連絡は
人と組織の要(カナメ)と言えます。
いつも気を付けたいのがデジタルでの
｢連絡をしたつもり｣
｢報告したつもり｣
｢伝達内容の誤解や無視｣
｢相手の意図を不理解｣
｢行動報告｣
などの心身の活動があります。
※心の気付きやリアルなことは
以下のメモを残すことをお勧めします。
キチンと報告／連絡力が身についている
と、思考や仕事の確認作業に他人の視点
思い・評価を加えることが出来るため、
仕事達成の可能性が高まります。
(参考・注意点)
個人的判断の基にする行動は誤解を招き
判断・決断をいつまでも人任せにすると、
必要な覚悟(腹切り力)の機会が得られず、
言われたことだけをするようになります。
今迄は、一般的に最終的な判断を下し、
その責任を取るのが上司、小さな判断
を重ねた人に一任出来る人も上司です。
※自分の考えを取り入れた報告(報告書)や
連絡の行為に心掛ける。（出る杭力）
忘れがちなのは、点検・確認のサイクルです。
🌈 指示命令を受けた事は、
必ず実行し報告をしましょう。
🌈接客中お客様に迷惑などをかけた
時は直ちに報告しましょう。
🌈 報告は、相手の状況判断をしましょう。
🌈 指示された事項は必ず報告しましょう。
🌈 報告は、
①結論・結果⇒②進捗経過⇒③考え意見、
の順に話し伝えしましょう。
🌈事実と意見を明確に区別し、
報告に当たりましょう。
🌈タイミングのよい中間報告を
心掛けしましょう。
🌈 連絡は言葉と誠意を表わす
正対の姿勢で行いましょう。
🌈連絡は６Ｗ３Ｈを確認してからしましょう。
🌈 伝えた｢つもり｣で終わらず確認しましょう。
🌈連絡の必要性を相手の立場で考えしましょう。
🌈重要事項は文書と共にリアルな肉声での連絡
をするようにしましょう。
🌈対処方法の解らない時は
｢少々お待ち下さい｣と会釈し、
すぐ上司に報告・処置依頼し
対処の有無を見届けましょう
ひとりの人としても大切である適時・適正
適切な報告・連絡の正しい基準(識別判断力)
を備えましょう。
仕事上の報告／連絡力
身に付いている人の具体的な言葉。
｢報告は以上です。
私はＡ案が良いと思います。
如何でございますか？」
私生活での報告／連絡力
夫婦や恋人の間柄で、
「言わなくても解ると思う」
「言う必要が無いと感じる」
「口にするのが面倒に感じる」
などを敢えて言葉にする姿勢は信用
と信頼関係を築く為にも重要です。
（言葉化力・幕引き力）
「分かっている。伝わっている」
と自分が思っていたとしても人の心は
以外な程伝わっていないものです。
口を惜しんだばかりに、
折角の良い関係が冷め途切れることは
意外と多いものです。
報告の際に、
一言「一生懸命やりましたが」などと、
自分の心の状態を一言付け足して伝える
人は少なくないと思います。
このような会話は、結果重視に慣れた人に
「言訳にならない言訳をしている」
と冷めた目で見ますので注意しましょう。
信頼の原点【報告力】
与えられた仕事の結果や経過について
対面や非対面のツール、或いは文書など
で相手や顧客に対し表し伝える能力です。
皆さんは、仕事や私生活で自らするべき
報告や連絡の活動を僅かな怠慢から怠り
折角これまで積み重ねた努力で出来つつ
ある人間関係や仕事の繋がりを失くした
と言う体験はがありませんか❓
一般社会で、報連相と言われている
｢報告・連絡・相談｣は与えられた仕事
をする上で義務と責任を果たし円滑に
進め、人の繋がりにも必要不可欠です。
その｢報告・連絡・相談｣に、
相手に対するリスペクト心、感謝と言う
心やその重み、思い遣りが表れます。
中でも報告は、
【リスペクト・感謝の心のキャッチボール】
がとても重要です。
特に上司から部下に対するリスペクト心と
感謝の気持ち部下から上司へ｢お陰様｣での
感謝の心が有無は心の繋がりの絆や信用や
信頼関係に大きな差が出て成果に表れます。
敬意と謙虚な心の感じられる感謝のひと言
｢ありがとう｣｢お陰様で｣｢ご苦労様｣と立場
意識、場所・時を弁えたひと言は相手の人格
を｢認め｣その相手に心から正対＝｢向き会う｣
している誠実さを表わします。
敬意表現、感謝の心、思い遣りの心の表現、
これは信用の原点、信頼の絆の源です。
【報告力】
A.連絡(報告)の種類
イ) 緊急報告
ロ) 受命指示後の経過・結果の報告
ハ) 現状・現況報告
ニ) 中間報告
ホ) 事前事後報告
ヘ) 経過進捗(プロセス) 報告
ト) 変更報告
チ) 営業内容報告
リ) 会議(ミーティング) 報告
ヌ) 成果・結果の報告
ル) 受理報告
ヲ) 読後連絡
ワ) 苦情クレーム報告
カ) 感想報告
ヨ) 情報報告
タ) 修理修繕報告
レ) 身体状況報告
Ｂ.種類別の要点
【ポイント】予め内容をまとめて置く
１．結果・業務報告
←結果報告は指示者に直接する
←結論を先に、経過は後に
←ポイントを整理し、手短に
←報告書は読み易く、解かり易く
２．中間報告
←中長期の仕事は途中で必ず経過報告する
←困った時、行き詰った時は状況を報告する
←内容を予め整理し、箇条書きにしておく
３．トラブル報告
←悪い状況ほど早めに報告する
←緊急の場合は、時と場所を選ばない
「何処で、何がおこっているか」
「いかに対処すべきか」
←悪い報告ほど、質問の答えを用意しておく
４．変更報告、
←「なぜ変更するのか」を明確に
←変更した内容はその時点で報告する
←変更以外に自分からの提案も加える
５．情報報告
←自分で勝手に取捨て選択せず、
全て報告する
←事実情報と憶測情報は
分けて報告する
←私見としての気付き、
感想なども報告する
C.報告の方法
※報告内容に適した手段を選ぶ
イ) 対面
ロ) 電話
ハ) メール
ニ) 手紙・葉書
ホ) ＳＮＳなどのツール
ヘ) 書類(レポート・メモなど)
ト) 電報
チ) 上記の組み合わせ
D.報告の効用
1. 安心感を与えられる
2. 余計な神経を使わせない
3. 様々な人間関係が構築出来る
4. 仕事が円滑に出来る
5. 公私共に、信用や信頼、絆が生まれる
6. 顧客の満足感を高める
7. 公私の利益の源となる
8. 心配や気遣いをさせない
9. 誠実さ、真摯さが伝わる
10. 信望や人望が生まれる
11. 互いの立場を守れる
12. 新たに繋がりや仕事が生まれる
13. 親しい知人や友達が出来る
14. 愛情が芽生える
15. 依存心が生まれる
Ｅ.報告不足の弊害
※お付合いが浅い内は
特に気を付けて置くべき項目です。
1. 社会人として信用されなくなる
2. 信望、信頼を失う
3. 仕事が上手く行かなくなる
4. 顧客や仕事を失う
5. 報告しないことで様々な弊害、損出が出る
6. 自己中(自分勝手)に見られる
7. 疑われ易くなる
8. 会社や仲間、他者から頼られなくなる
9. 人望、人徳が希薄になる
10. お客様・顧客を失う
11. 大切な人、友達を無くす
12. 個人的な愛情や大切な人を失う
F.報告の仕方【心得】
1．適切なТ.P.Оを弁える
2．状況判断を正しくする
3．指示された事項は必ず報告する
4．①結論・結果
②進捗経過
③私見の順で
5．事実と意見を明確に区別する
6．想定外、悪い事ほど早めに報告する
7．期日より早めの報告に心掛ける
8．報告に要する適切な時間管理を図る
9．奉仕と感謝の意識を持ち行う
10．心身の正しい姿勢で行う
【連絡力】の認識
※連絡に忘れてはならないのは、
利他の心である敬意表現、
認知、思い遣り、奉仕、
感謝、謙虚さの心身の活動です。
A. 連絡の種類
1.緊急連絡
2.受命指示の連絡
3.現状・現況連絡
4.事前事後連絡
5.経過進捗(プロセス) 連絡
6.営業連絡
7.会議(ミーティング) 連絡
8.成果・結果の連絡
9.受理連絡
10.読後連絡
11.苦情クレーム連絡
12.感想連絡
13.情報連絡
Ｂ. 連絡の方法
1.対面・リアル
2.電話(非対面)
3.メール(非対面)
4.ツイッターなどのSNSツール(非対面)
5.電報(非対面)
6.手紙・葉書(非対面)
7.書類(レポート・メモなど)
8.上記の組み合わせ
C.連絡の効用
1.その人に徳が生まれる
2.人間関係が豊かになる
3.誠実さが伝わる
4.人間関係の構築出来る
5.立場を守れる
6.新たに仕事が生まれる
7.親しい知人や友達が出来る
8.公私共に、信用や信頼、絆が生まれる
9.愛情が芽生える
10.依存心が生まれる
11.信望が生まれる
12.信頼関係ができる
13.人に頼られる
14.愛情が芽生える
15.依存心が生まれる・・・・・など。
D.連絡不足の弊害
1. 弊害、損出が出る
2. 仕事が上手くいかなくなる
3. 顧客や仕事を失う
4. 自己中に見られる
5. 疑われ易くなる
6. 公私共に、頼られなくなる
7. 人望、人徳が希薄になる
8. 顧客や友達を無くす
9. 公私共に信用、信頼を失う
10. 個人的な愛情や大切な人を失う
Ｅ.【６W-３H 】の取組意識
連絡時に次のどれかを忘れがちです。
一度見直してから連絡することです。
１．When -----何時⇒時・時期
２．Where-----何処で⇒処・場所
３．Who-------誰が⇒主体
４．Whom-----誰に⇒対象
５．What------何を⇒内容
６．Why ------何故⇒理由・目的
１．How
どのように⇒方法・手段
２．How Much いくらで、
どの程度の労力で⇒予算・労力
３．How Long
いつまでに⇒期限・完了時期
(参考)
おもてなしの10W6H
公私のコミュニケーシスキルｰ連絡力
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