会議進行で困ってませんか？ファシリテーターの5つの役割

会議を進行する役割をもった人をファシリテーターと呼びます。
会議の目的によっても、ファシリテーターの役割は変わってきますが、基本的にブレーンストーミングなどの多くのアイデアを出す会議などで活躍します。
ファシリテーターには特別に必要なスキルや知識はいらないのですが、ファシリテーターのあり方次第で、会議の生産性は大きく違うといわれています。
「次の会議の議題を決めただけ」･･･なんて時間を無駄にしただけの会議も少なくない日本の会議ですが、できれば生産性を高めたいものですよね。

ではファシリテーターの役割とあるべき姿って、いったいどのようなものなのでしょうか？

ファシリテーターの役割その①　黒子に徹する

ファシリテーターとしての第一目的は、会議の進行です。
会議を推進するのが役目だから、自分の意見やアイデアをペラペラしゃべらないのが鉄則です。
自分はしゃべらずに会議の参加者に話してもらうように誘導できてこそ、一人前のファシリテーターといえます。結局、参加者こそが専門家であり、当事者であるべきなのです。会議を進行している中で、でしゃばって話しを混乱させるようなことがあっては、ファシリテーター失格です。

会議の目的にもよりますが、いわゆるブレーンストーミングなどアイデア出しの会議では、参加者がどれだけ良いアイデアを思いついて、どれだけ共感を得られたかで、会議の良し悪しは評価されます。もちろん、必ずしも共感を得られたアイデアがいちばん良いアイデアだとは限りませんが、どのアイデアがどの程度の共感を得られたかを判断することも、会議の大きな役割です。
このような役割を果たすことができれば、会議が終わった後に参加者が自分の席に戻ってから、会議ででてきたアイデアをいろいろな視点で練れるようになっていきます。

このように、参加者に新しいアイデアを思いついてもらうためには、ファシリテーターは「黒子」になることに意味があるのです。人の意見を押しのけてまで目立とうとする人には向いていませんね。

ファシリテーターの役割その②　ブレークスルーを見つける

そんな黒子のファシリテーターでも、衆目を集めるような大きな役割を担うときがあります。それは、アイデアが出てこないときなどに、発想の転換やひらめきを促すときです。

専門家があつまっていると、どうしても自分の経験則や得意分野にのみ話が集中してしまい、結論を急いでしまうことがあります。まわりがついて来ていないのに、議論すべき課題を飛び越えて、無意識に自分の意見を押し付けてしまうのです。
そんなときに、交通整理をするのもファシリテーターの役割です。専門家が断言すると、どうしても周りは無意識のうちに「あぁ。そういうモノなのか。」と納得を強要されてしまいます。また専門家も悪気はなく、無意識のうちに参加者に納得を強要しているのです。
そんなときには、「なぜ、そういう言えるのか？」といった質問によって論点を整理したり、他の業界の似たような事例を紹介して、アイデアの飛躍や類推を促すことも有効です。既成概念や業界常識を疑わせるような、問いかけをして新しい発見や視点、発言を促すように心がけるのです。
専門家は自分の領域では力を発揮するものの、外部のノウハウや知識には疎くなってしまい勝ちです。幅広い外部情報や知見を専門知識と組み合わせてみることで、新しいアイデアが生まれることもあるのです。

ほかにも、フレームワークを使って、いろいろなまとめ方を提示して新しい発見を促すこともあります。意見をまとめてみると、検討がもれていた箇所に気づいたり、新しい視点が必要なことに気づくものです。
このようなブレークスルー発見の一翼は、ファシリテーターが担っているのです。

ファシリテーターの役割その③　いつでも中立な立場

たとえ個人的な意見があったとしても、ファシリテーターはどちらか一方の意見に偏って、もう一方を説得しようとしてはいけません。会議を進行する立場の人間が反対してしまうと、反対されている側が萎縮してしまし、今後意見が出てこなくなってしまいます。
そんな最悪な状況をさけるためにも、ファシリテーターは、あくまでも会議のレフェリーの立場でなければならないのです。

そもそも、議論の勝敗を判断するのはファシリテーターの仕事ではありません。会議での決議は、あくまでも参加者自身や会議のオーナーの役割です。求められなければ、決議を促す必要もありません。
もちろん、会議の目的によっては意見をまとめる必要はありますが、それは決議とは違います。いろいろな意見がある中で、次におこすアクションは何なのか？を問いかけるだけなのです。意見は参加者が出すべきなのです。

こういった役割の違いは、参加者もオーナーも結構思い違いをしていることがあって、困ってしまうことがあります。ファシリテーターに結論をまとめるように催促されても、本来ファシリテーターは中立的な立場に立って議論のブレを修正するだけであって、結論をだす役割はありません。
あくまでも、話の流れに気をつけて、集中的に議論を交わすべきポイントを見極めて議論を活性化させるのが、ファイリテーターのもつべき役割なのです。

ファシリテーターの役割その④　議論できる空気作り

会議中に、批判的な意見や否定的な意見が出てしまうと、発言が萎縮されてしまうことがあります。とくにブレーンストーミングのように、できるだけ多くのアイデアを出すことが目的である会議の場合には、批判的・否定的な意見は絶対口にしてはいけません。
そのためにもルールの徹底が大切になってきます。ファシリテーターは、否定的な発言があった場合には、それとなく注意して改めて発言を肯定的に解釈しなおすなどして、議論をコントロールする必要があります。

誤解されないように付け加えると、なにも批判が悪いといっているのではありません。すべてのアイデアは、あらゆる批判に耐えられるだけの強さが必要なのは大前提です。

しかし、アイデアをできるだけ多く出す段階においては、無思慮な批判ほど発言を抑制するものはありません。とくに、職位上の立場が高い人による批判があると、その場がたいへん息苦しい空気に覆われてしまうでしょう。
そもそも、批判にその場で答えられるようなアイデアが簡単に出てくるようであれば、アイデア出しの会議など必要ありません。アイデアがないからこそ、どんなにくだらないと思われるアイデアであっても常識にとらわれない意見を出そうとしているのです。その努力を否定するような発言は控えなければいけません。そもそも、ひとつのアイデアを深く掘り下げる前に、良いとか悪いとか評価するような発言はあってはいけないのです。アイデアを多く出すための会議において、急いで答えを出す必要はないのですから。

なお、議論ができる空気作りという視点でいうと、多くの発言を促す「発散」と、発言されたアイデアの「まとめ」も大変重要な役割です。
プロジェクターに映し出された資料だけでは、考えの振幅が狭いものです。ホワイトボードにアイデアを書き出して、フレームワークをつかってまとめたりしながら、視覚的にも考えさせることで論点を明確にしつつ、議論が活性化されます。
これらの仕事はファシリテーターならではの仕事です。意見を出す参加者ほどの専門性はなくとも、理論やまとめ方ひとつで、かならず議論の場をコントロールすることができることでしょう。

ファシリテーターの役割その⑤　参加者の参加を促す

会議を進めていると、しだいに積極的に発言する人とそうでない人に、はっきり分かれてきます。「発言していないのだから意見がないのだろう」と思うのはファシリテーターとして失格です。実は、会議中には発言がなかったのに、会議が終わった後になっていろいろとアイデアを出す人も結構いたりして、「会議で言ってくれよ･･･」と思うことも結構多いものです。

議論が活発に見えても、意見があるのに言えない人がいるのではないかを注意を払うのは、ファシリテーターの腕の見せ所です。発言が少ない人には、その人の得意分野や専門性をくすぐるような質問を投げかけ、議論に参加できるように気を配ることで、より完成度の高いアイデアが出てくるのです。
また、共感を促すことで、参加意識が生まれます。議論の間中、口を閉じたままでは、議論の内容に対する理解度も低いままですし、無意識のうちに疎外感が生まれてしまうものです。発言しなければ責任感も薄れてしまいます。
そうならないためにも、ファシリテーターたるもの、参加者には全員にかならず一度は発言してもらうように心がけなければなりません。

全員に発言してもらうためなら、5～6人程度に人数を制限するのもありです。人数が少ないほうが、発言者の顔も数多く見るし物理的な距離感も近いので、同じ内容を一緒に考えているという空気がうまれ、共感をはぐくんでくれるはずです。