【Do construction】ポテンシャライトのセールスを3ヶ月で一気に改善した話
こんにちは🙋♂️
いきなりですが、
「ポテンシャライトさんってどうやってリード獲得（営業）しているんですか？」
というご質問を非常によくいただきます。（特に同業や近い職種の方からは最もよく聞かれる質問かと思います）
結論、ポテンシャライトでは営業活動（いわゆるアウトバウンドセールス）やマーケティング広告等によるリード獲得は一切行なっておらず、お問い合わせ（インバウンド）とお客様・社員の繋がりからのご紹介のみで運営をしております。
そのため、ポテンシャライト内では「セールス」という表現は使わず、「First Experience（ポテンシャライトとの初期接点）」という呼び名で浸透しています。
※しかし、ここではわかりづらいので「セールス」として記載いたします。
ポテンシャライトがプッシュ型の営業を行うことなくリードをいただいているのは、積極的にノウハウ公開を行なっていることや、日々のご支援内容がスタートアップ界隈で評価いただいていることの結果だと嬉しく思う一方で、こちらからセールスをしてこなかったためにセールス面での仕組み化があまり進んでいないという課題も同時に抱えていました。
2021年末までも仕組み化は多少していたのですが、そこまで戦略的に戦術的にできていなかったことを反省していました。お陰様でお客様の数が順調に増えていたことに甘えていたかと思います。代表の山根以外にも別のメンバーが商談に出ることになった上でさまざまな歪みが生まれており、それらを2022年の1月初旬〜3月下旬頃までに一気に変化させにいったのです。
ポテンシャライトが大切にするカルチャーのである「do construction」の事例として、またポテンシャライトの風土を感じていただきつつ仕組み化の参考になればと思い本ブログを執筆いたします。
それでは、参ります！！
1. 1月の取り組み
まずは1月に取り組んだ内容です。横文字が多く恐縮なのですが、
Proposal Experience (提案書体験)の向上
Price Experience (料金検討体験)の向上
をテーマとして、改善に取り組みました。
1−1. Proposal Experience (提案書体験)
まず、前提なのですがポテンシャライトでは決まったプランやパッケージは用意しておらず、クライアントの採用課題に合わせてフルカスタマイズでサービスを提案しています。
フルカスタマイズしている理由は、ポテンシャライトのお客さまがスタートアップ企業であるが故、課題や採用ポジション、採用予算、代表のタイプなどがさまざまであるからです。
従来は決まった提案書のフォーマット存在しておらず、下記のようなドキュメントを都度クライアントごとに作成してお送りしている状況でした。
▼ 改善前の提案書
当然、毎回の修正に時間がかかりますし、少なからずミスも発生していました。（そして何よりも見づらい・・・）
しかし、提案書をGoogleドキュメントからnotionに刷新したことで、作成にかかる時間短縮とミスを一気に軽減することができました。
▼ 改善後のnotionによる提案書
上記のように、全ての支援可能内容を先に格納しておき、クライアントの課題に応じて必要なもののみを残し、他を削除するというオペレーションに変更いたしました。ちなみに、各支援内容をクリックいただくと、具体的な支援内容が一目でわかる仕様にしています。
▼ 魅力設計(採用ブランディング)支援 の場合
1−2. Price Experience (料金検討体験)
提案書同様、毎回の料金表作成も課題の一つでした。
ここは上記notionに料金表も組み込むことで、提案書と合わせて料金確認ができる仕組みとしました。（従来は、都度ドキュメントで作成）
ポテンシャライトでは料金表は公開しておりませんので、ご興味がある場合はお問い合わせください！🙇♂️
2. 2月の取り組み
続いて2月です。2月は、下記2つの改善に注力しました。
Share Experience (共有体験) の向上
Q&A Experience (質疑応答体験) の向上
それぞれ詳しく解説してまいります。
2−1. Share Experience (共有体験) の向上
上の図のようにポテンシャライトでは商談担当（セールス）と、HRパートナー（支援担当）は基本的に分けて運営をしております。
一方で、商談担当⇨HRパートナーへの引き継ぎルールが定まっておらず、いちいち確認をする手間や認識の齟齬が生まれてしまっておりました。
例：
・「なんでこのクライアントは某媒体の支援に決まったの？」
・「どういう背景で採用広報を支援する流れになったの？」 等々・・
このような課題も、ポテンシャライトが得意とする「仕組み化」で解決しよう！ということで、同じくnotionで引き継ぎ内容のフォーマットを作成いたしました。
営業会社ではSFA等で管理されているような項目かと思いますが、ポテンシャライトの希望する項目＆料金にあうツールがなく、現在はnotionで引き継ぎ資料の作成を行なっています。
これを見れば、商談の流れや支援内容の決定背景が最小限で理解できるようになっており、引き継ぎの際の認識のずれを極限まで減らすことができたかなと感じています。
2−2. Q&A Experience (質疑応答体験)
ポテンシャライトのセールスでは、課題分析〜施策の提案（＝採用コンサルティング）までをその場で行うため、お時間が1時間では足りないこともしばしば。そのため、MTG後に改めてさまざまなご質問をいただくケースが多かったのですが、その中には多くのクライアントから聞かれる「共通の質問」がありました。
よくある質問は事前にまとめ、前述の提案書に「よくある質問集」として組み込むことで、ポテンシャライトークライアントともに確認の工数を減らすことができました。（従来は、いただいた質問に都度回答していました）
3. 3月の取り組み
ここまでくると、セールスに関わるオペレーション業務もかなり軽減されており、体感で3割ほど業務負担とミスが減ったように感じます。
ここまでの改善で、お打ち合わせ後〜ご支援開始までのフローはかなり整備することができました。
しかし、「お打ち合わせ前にも改善できる余地があるのでは？」ということで開始したのがMTG前の体験向上への取り組みです。
Before Experience (MTG前) の向上
以下、解説して参ります。
3−1. Before Experience (MTG前)
Before Experienceの取り組み⑴：日程調整ツールの導入
最近では導入されている企業様も多いように感じますが、ポテンシャライトでも初回商談の調整用として日程調整ツール（HubSpot）を先Qから導入いたしました。
これにより、何度も日程調整のラリーをすることがなくなり、本当に便利なツールだなと改めて感じております。
（利用を検討されている方には、ぜひ導入をおすすめします）
Before Experienceの取り組み⑵：事前アンケートの実施
上述の通り、ポテンシャライトのセールスでは課題分析〜施策の提案まで行なっていることもあり、1時間では足りない場合もあります。そのため、少しでも事前に情報を収集しておくことを目的として、事前アンケートをこのタイミングで開始いたしました。
事前アンケートの実施により、ある程度課題や現状を把握した上でお打ち合わせに臨むことができるため、スムーズに当日のコンサルティングに移ることができるようになりました。
4. その他取り組んだこと
ここまで記載した内容以外にも、お打ち合わせの際に皆様へ支援の内容をイメージいただきやすいように設計をしました。
スカウトテンプレートのベスト
200社以上の採用支援をさせていただく中で、返信率の高いスカウトを取りまとめ、ベストなテンプレートを作成しています。
TIM完成イメージ
お打ち合わせ時には、事例をお伝えいたします。
TIMについては下記のブログをご覧ください。
定例ミーティングのフォーマット
ご支援が開始した場合、定例MTGを行い週次でPDCAを回していきます。
どのようなイメージで実施するのか？をお伝えしています。
最後に
いかがでしたでしょうか。
ひとつひとつの改善は、そこまで目新しいことではないと思いますが、上記の改善を通じてセールス周りの業務は一気に楽になったと感じています。
※ちなみに、現在は「ポテンシャライトのセールスマニュアル」の作成に勤しんでいます・・・・
クライアントの皆様から「よくそんなに仕組み化/体系化していますね！」と驚かれることが多いのですが、ぜひポテンシャライトの風土や取り組みを感じていただける一助になれば幸いです！
ポテンシャライトでは「Do construction」など10個のカルチャーを大切にしており、社員全員がこうあるべきだという認識を持って業務に取り組んでおります。ぜひこのような会社/サービスにご関心をいただけた場合は下記からお気軽にお問い合わせください！
▼ ポテンシャライトのカルチャーについて
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