リアクションは過剰ぐらいがちょうどいい①〜即レスの習慣をつけよう〜

これまで、リモートワークにおけるマインドセットとして「自分から発信」することの重要性をお伝えしてきました。

過去のマインドセットに関する記事はこちら

→参考：「自分から表現」＝「自分が発信する場所」をつくる
→参考：「矢印を誰にも向けない」から、自由にゆるく発信できる

一方通行ではダメなわけで、反応することも大切。ここからは「リアクション」に関するテクニックを紹介していきます。

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【2020/11/16 追記】
本記事の内容も含んだ『テレワーク環境でも成果を出す チームコミュニケーションの教科書』を2020年11月27日に出版します！
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発信に対するレス不足は避けよう

「状況をきちんと伝える」「自分のチャンネルを持つ」などして、しっかりと発信するからには、しかるべき「リアクション」の仕方があります。

仮に、相手からの丁寧な発信に対し、自分のリアクションがない（もしくは鈍い）ケースが常態化しつつある場合、往々にして「無視されているのではないか」という懸念が出てくるはずです。

「こちらの発信が、きちんと伝わっているのか分からない」というクエスチョンマークが積み重なると、「無視されるなら発信する意味がない」という一種の諦めがコミュニケーションの中に生まれてしまいます。これは、互いの顔が見えにくいリモートワークの場合、特に陥りがち。発信に対するレス不足の状態は避けるべきです。

簡単な返信が第一歩

オフィスに出社すれば、「おはようございます」「お疲れさまです」と挨拶をする習慣があるはずです。万一できない状態であっても、せめて会釈をするなど、それ相応のアクションができるもの。こうしたちょっとした挨拶が、お互いの存在感を認識させています。挨拶がなければ、人間関係が悪くなるのは当然です。

チャットでも同じことが言えるはずです。メンバーからの業務報告、メールでの情報共有、自分のチャンネルの発信…ケースは様々ですが、1つのアクションに対して何も返信せずにいるのは、すれ違って会釈されたのに無視しているのと変わりません。

「わかりました」「確認しました」といった簡単な返信が、リモートワークにおけるコミュニケーションを円滑にする第一歩です。

アクションを起こした側の精神状況を考えよう

返信が滞っている間には、「待ち時間」が発生します。承認が必要な場合の待ち時間は、仕事が前に進まないという状態を引き起こします。

アクションを起こした側にはさまざまな懸念があるはずです。

・自分が送ったデータは、チェックされていないんじゃない？
・見てくれていたとしても、自分の仕事に対して異論があるのかな？
・問題ないと思ったライトな確認でも、忘れられてる？

などと、いろいろ邪推してしまうもの。アクションを起こして何も反応がないと、判断のつけようがなくなり、不安に駆られてしまいます。

目指せ即レス！「気づきやすくする」ためのコツ

即レスの習慣をつけるには、まずは自分に向けられたアクションに「気づく」ことが重要です。そのためのコツを3つ紹介します。

コツ①チャットツールのスマホアプリを入れる
通知設定をONにしていると煩わしくなってしまうため、バッジ機能などの利用がおすすめ

コツ②通知メールを飛ばすようにする
自分宛のレスなどは、メールでも飛ばすことによって見飛ばしを防ぐ

コツ③未読はゼロ状態を保っておく
メールを受信した時に、即座に気づきやすい

リモートワークが促進されることでツールも増え、コミュニケーションにおける気軽さが増すからこそ、「あとでもいいか」という意識が潜在的に働きがちです。
コミュニケーションの質を上げるためには、この潜在意識を叩くことが重要。まずはリアクションのスピードを意識的に上げていきましょう！

→参考：リアクションは過剰ぐらいがちょうどいい②〜上司のリアクションの重要性〜

→参考：リアクションは過剰ぐらいがちょうどいい③〜発信・レスポンスが人も企業も育てる〜