リモートの初対面で印象アップするたった3つの工夫
「リモート起業家」の私がテレワークで活躍する秘訣をお伝えするリモート仕事術シリーズ。本日は「リモートの初対面で印象アップするたった3つの工夫」と題してしてお伝えしていきます。
私は2013年に1社目の起業をしたのですが、その時行っていたのは全国の会社を対象にするサービスでした。 全国が対象なので、当時はコロナは全く関係無かったのですが、オンライン会議でやりとりすることも多くありました。
一方で、私は25歳で結婚しまして、すぐに子供が産まれたりして、社交の場や合コンとかぜんぜん経験ありません。ですので、自己紹介とか初対面で印象付けるスキルが非常に低いという面があります。
そんな中で自社のためには、リモート環境で全国のパートナーを開拓するために、自分をプラスに印象づけなくてはいけないという状況がありました。
そのような中で、私がどんな工夫をして、どんな取り組みが効果的だったのかということを、今回は3つにギュッと凝縮してお伝えしたいと思います。
▼今回の内容は以下の動画でもご覧頂けます。ぜひご覧ください！
会議の前後も含めた取り組みが大切
最初に基本的な考えなのですが、リモートの初対面の印象付けで大事なのはオンライン会議の会議中や話している瞬間だけではなく、その前後も含めて考えることが大事だということです。
よほど見た目が良いとか話が面白ければ、会議中の印象だけでもプラスの印象を残せると思いますが、残念ながら多くの人はそうではありませんよね。 私もそうです。
ですので、会議中だけに頼るのではなくて前後も含めて意識することによってより良い印象を作っていくというのが、私が努力してきたところです。今回は、私が実践してきた会議前・中・後の3つの工夫をお伝えしたいと思います。
工夫１．【会議前】なるべく早く会議のトピックや内容を送る
まず工夫の1つ目は「会議前」の取り組みです。私は会議前に「なるべく早く会議のトピックや内容を送る」ということを行っています。
例えば、会議が1週間後にあるのであれば、1週間後のその会議の直前に資料や議事内容を送るのではなく、3日前4日前などに送っておくようにしています。
さらに、難しい内容であれば、いきなり一度に全部書いて送るのではなく、1日おき位に進捗に合わせて少しずつ送って、当日会議の場を迎えるといったことをしています。
このように、事前にきちんと連絡をしたり、コミュニケーションをとっておくことで、初対面の会議の場の前にプラスの印象を持ってもらえるようになります。
私はテレワークの本を出したりセミナーをしているので、その関連でインタビューを受けるケースも多いのですが、以下は実際にとあるインタビューの際に事前に記者の方からもらった「当日こんな質問をしたい」という内容です。
多くの人はこういった「当日こんな質問をしますよ」という内容を貰った後、特に返信はせずに当日を迎えると思います。しかし、私はこういった内容を貰った際には、遅くても３日前には「こういう風に回答しようと思っています」という感じで、テキストで記入して返信しています。 実際に、この取り組みはもの凄く良い評価をしてもらえています。
これは完全に私の作戦でして、インタビューのその場だけで、良い印象を持ってもらえるか、内容を充分に伝えられるか、あまり自信がありません。
そこで、事前にテキストで要点を送っておくことで、まずはその内容を充分に伝えることができますし、要点を事前に送るという姿勢が「この人きちんとしている人だな」と好意的に受け取ってもらうことができます。実際にそういったお褒めの言葉を頂いています。
会議の場合も勿論同様です。事前にこういった当日の内容を送っておけば、内容も事前に充分に伝えられるし、その姿勢も高く評価されます。
特に他の人があまり行っていないことなので、よりその効果は高まります。これはぜひ実践して頂きたいお勧めの手法です。
工夫２．【会議中】オーバーリアクションを意識する
2つ目の工夫は「会議中」に行う取り組みです。会議中は「オーバーリアクション」をかなり強く意識しています。
テレワークやリモート会議では、あまり話せる機会に恵まれなかったり、アピールの機会が取れないことも多々あります。そういった場面でとても有効なのが、別の人が話している時に、分かりやすく大きなリアクションをするということです。
オンライン会議の小さなワイプ画面でもはっきりと分かりやすく、大きく笑顔を作ったり、大きく頷いたり、大きく手をたたいたりします。 実はこういうことをきちんと行えている人は、オンライン会議では意外と少ないんですよね。
無意識に硬い顔や無表情で過ごしている人が大半ですよね。そんな中で大きくリアクションしていると、断然目立ちますし、きちんと話を聞いてる感じがします。
先日とある会社の研修で私が講師をした際に、以下の様なアンケートを頂きました。
私は実際にこういった感想を頂ける位、大きなリアクションを行っています。
オンライン会議では特に出ている画像が小さいという特徴がある訳ですが、そんな環境下だからこそ、意識的に大きなリアクションをすることで、とても良い印象を持って頂くことができるのです。
工夫３．【会議後】クイック議事メモ＆クイックアクション
3つ目の工夫は「会議後」に行う取り組みです。会議が終わった後には「クイック議事メモ＆クイックアクション」をすることがお勧めです。
「議事メモ」とは、要するにその会議で話された内容のメモのことですが、多くの企業できちんと議事録を作ることを行っていると思いますが、全ての会議でしっかりした議事録を作るのは大変ですよね。
私が行っているのは、簡単に要点だけをまとめた「議事メモ」作りです。決まった内容や、宿題などが分かるようにまとめたものです。これを会議が終わったらすぐに関係者に送るのです。
以下は内容を少し隠していている実際の議事メモです。
見て頂きたいのは送った時刻です。これは8月3日の13時まで行われた会議のメモですが、ちょっと見づらいと思いますが、13時に終わった瞬間に送っています。この様に会議が終わった瞬間に、話されたを内容をバーンと送るというのが「クイック議事メモ」です。
この位早く送れば、スピード感の面で相当良い印象を与えることができますし、早く送れば内容が多少粗くても「しょうがないよね」と許されます。
推敲したり修正する時間が無いことは誰の目にも明らかですので、それよりもきちんと話を聞いた上でそれを皆にきちんと伝えようとして、すぐに議事メモを送っているスタンス自体が評価され、非常に良い印象を持って頂くことができます。
この事を私のセミナーで聞いた、とある企業の新入社員の方が同じことを行ったらしいのですが、やはり周囲から大変高く評価されているということを上席の方が教えて下さいました。
また、クイック議事メモの他にお勧めの取り組みとして、「クイックアクション」があります。
会議で決まる宿題や議決事項の中には、すぐにできるものもあります。例えば、誰かに連絡を入れる、資料を送る、簡単な調整をする・・・5分位で簡単にできてしまうようなことです。こういったすぐできる宿題は、「クイックアクション」として、会議終了後すぐにやってしまうことがお勧めです。
これもやはりスピード感が大切です。5分位で人を繋ぐということなどは、30分以内にやっても、翌日やっても、1週間後にやっても、掛かる手間は一緒ですよね。でも、早くやる人と遅れてやる人では印象が全く違います。
会議が終わった瞬間に、それを完了するような人は、仕事がデキて意欲も高い印象が持たれます。反対にいつまで経っても終わらない人は、デキないとかだらしがないなどの悪い印象になってしまいます。
簡単にできることは、会議終了後すぐに済ませてしまうことがお勧めです。
今回のおさらい
工夫１：会議前にトピックをなるべく早く送る
工夫２：会議中はオーバーリアクションを意識する
工夫３：会議後はクイック議事メモ＆クイックアクションを
それでは最後に今回お伝えした内容を振り返ってみましょう。
まず会議の前は、会議のトピックをなるべく早めに送りましょう。会議を進行するのであればアジェンダを送る、自分が話すことがあるのなら話す内容を送る、こういったことをきちんと事前に行うことで、良い印象を持ってもらうことができます。
次に、会議中はオーバーリアクションを意識しましょう。他の人の話を聞いている時には、表情とかうなずきとか、大きく手をたたくとか、全身で大きなリアクションをすることでとても良い印象を持ってもらうことができます。
会議を終わった後は、クイック議事録の送付とクイックアクションをしましょう。話された内容をテキストにまとめてスピーディーに送る。また宿題ですぐにできることがあれば、すぐに済ませましょう。
こういった会議の前・中・後の取り組みをきちんと行うことで、初対面でこの人仕事できそうだな、きちんとしてそうだな、と好印象を持ってもらうことができます。
今回お伝えした内容で、１つでもできることや良いと思えることがあれば、ぜひ今日から採り入れて頂いて、実施して頂ければ幸いです。
それではまた、次回の「テレワーク実践術」でお会いしましょう！
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▼YouTubeチャンネル「テレワークで活躍する秘訣～池田朋弘のリモート仕事術」
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