【全リモートワーカーの方必見！】テレワークでありがちな「仕事が遅い」という不満や不安を解消する３つのステップ
「リモート起業家」の私がテレワークで活躍する秘訣をお伝えするリモート仕事術シリーズ。今回は「テレワークでありがちな『仕事が遅い』という不満や不安を解消する4つのステップ」と題してお伝えします。
私は2013年に１社目の会社を起業しまして、現在まで７社を起業、今も数社の起業を準備しているのですが、やはり起業する様なキャラクターだけあって、仕事を速くスピーディーにこなしたい系のタイプなんです。
ところが、人を雇用したり社員が増えていく中で仕事を任せていくと、やはり任された側はそうでない事も多いのです。そうすると、「この人、仕事が遅いのかな」という不満を自分が抱いてしまうケースが増えます。
そうなってくると、任されている側も「仕事が遅いと思われているのではないか・・・」という不安が出てしまって、人間関係がギクシャクするというケースも出てきて、都度解決の努力を要してしまうということがありました。
今回はそういった数々のトラブルを乗り越えてきた経験を基にした、テレワークでよくありがちな「仕事が遅い」という不満や不安を解消できる4つのステップを紹介します。
今回の内容は、残念ながら「仕事を早く処理できるようにする技術」というのはすぐに習得するのは難しいので、そういった内容ではありません。
今回は、すぐにでも導入して頂ける、仕事を任せた側も任された側も「仕事が遅い」と思いづらい、思われづらい進め方のコツをお伝えします。これはテクニックでどなたにもできまることですので、ぜひ日々のお仕事に役立てて頂ければ幸いです。
▼今回の内容は以下の動画でもご覧頂けます。ぜひご覧ください！
ステップ１．まずは仕事をプロセスに分ける
それでは早速、テレワークでよくありがちな「仕事が遅い」という不満や不安を解消できるステップを紹介していきます。ステップの1つ目は、「まずは仕事をプロセスに分ける」ということです。
例えば私の会社であれば、「動画を分析する」という業務があったのですが、この業務をプロセスに分けると以下のような感じです。
１．動画を確認する
２．動画の中の発見点を洗い出す
３．サマリをエクセル化する
以上の様にプロセスに分けることができました。 「仕事が遅い」という問題を起こさないためには、これを一括で「動画分析してください」と依頼するのではなく、まずは業務内容をプロセス、流れを分割して分けることが最初のステップ、ポイントになります。
ステップ２．プロセスごとに時間目標を設定・共有する
2つ目のステップは、「プロセスごとに時間目標を設定・共有する」ということです。
例えば「動画の確認は60分にしましょう」「発見点の洗い出しは30分にしましょう」といった形で、プロセスごとに目標時間を設定していきます。 通常のように丸っと仕事を依頼してしまうと、どれぐらい時間かかるかという目安がつけにくいですよね。
特に仕事が速い人が仕事の所要時間をイメージすると、完了時間をすごく速く見込んでしまうのです。 一方で仕事が遅い人からすると、「そんなの無理だよ」という風になりがちです。
このプロセスごとの時間目標設定を行うことで、格段に正確に時間を見積もれる様になるので、こういったトラブルが防げるようになります。事前によく協議して、プロセスごとに適切な時間目標を設定し、共有するようにしましょう。
ステップ３．プロセスごとに実際の所要時間を計測する
3つ目のステップは、「プロセスごとに実際の所要時間を計測する」です。実際に仕事をしていく中で、プロセスごとにどれだけ時間が掛かったか計測して行きましょう。
例えば60分予定していたものが91分もかかっている。 一方で15分予定していたものは13分でできている。 このようにプロセスごとに実際にかかった時間を見て行くと、どこが想定よりも時間かかってしまっていて、どこが大丈夫なのかということを分析することができ、次回に活かせます。
なんとなく「早かった」「遅かった」と思うだけではなく、実際の計測をして次回以降に活かすことが大切です。
ステップ４．要因分析と改善方法の検討をする
4つ目のステップは、実際の結果を踏まえて、課題になっている部分に対して「要因分析と改善方法の検討」をしましょう。
これは自分だけで考えても良いのですが、できれば上司やメンバーと一緒に相談しながら検討して行くとより効果的です。
「そもそもスキルが足りないのか」「やり方が違うのではないか」「工程に不必要な部分があるのではないか」といった意見を出し合いましょう。よくあるのは「実は目標が高すぎる」というケースもあります。
何回やっても明らかに目標に達成しないという場合によくあるのは、経験豊富な上司や先輩のスピードを基準にして目標設定しているというケースです。
ポイント：期待値調整が重要
ここで重要になるのは「期待値調整」です。きちんとプロセスに分けた上で目標時間を設定し、実際の所要時間を計測し、要因分析と改善方法を検討できれば、お互いの期待値を合わせることができます。
「今月はもうちょっと目標の時間を長くしてもらって、徐々にスピードを速くして行きましょう」という相談もしやすいですし、「このステップは時間がかかるので、他の人のサポートをお願いできますか」と期待値調整に基づいて相談・検討しやすくなるのです。
お互いの期待値さえ合っていれば、「仕事が遅い」という不満や不安が激減します。その為には、まず４つのステップを踏むことが重要なのです。
ポイント：（仕事を任せる側は）自分基準で考えない
もう1つ重要なことは、仕事を任せる側が自分基準で考えないということです。
どうしても「自分がやったらこの位でできるのに」となってしまいがちです。しかし、当然ながら仕事を任せる側というのは経験もありますし、仕事を任せる立場にいる位なので、おそらく仕事ができる人だと思います。
そんな人が自分を基準にして高すぎる目標を設定することは、自分の中にも不満が溜まり、現実にも達成できなく、任された側も「遅いと思われているんだろうな」と不安になり、誰の得にもなりません。それらは全て自分基準になっていることに由来するのです。
今回のおさらい
テレワークで『仕事が遅い』という不満や不安を解消する4つのステップ
ステップ１．まずは仕事をプロセスに分ける
ステップ２．プロセスごとに時間目標を設定・共有する
ステップ３．プロセスごとに実際の所要時間を計測する
ステップ４．要因分析と改善方法の検討をする
それでは最後に、今回の内容をおさらいしましょう。
テレワークでありがちな「仕事が遅い」という不満や不安を解消するための４つステップは以下の通りでした。
まずは仕事をプロセスに分けた上で、時間目標をプロセスごとに設定し、実際に掛かった時間を計測します。その上で、要因を考えて改善して行く。
さらに、この過程を通じて期待値調整し、自分基準になってないかを見直す。以上のプロセスを踏むことによって、不満を持ったり、不安を抱く可能性が激減します。
ぜひ今回紹介した内容を活かして、テレワークにありがちな問題を解消して頂ければ幸いです。
それではまた、次回の「リモート仕事術」でお会いしましょう！
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▼動画版はこちらです。ぜひご覧下さい！
▼YouTubeチャンネル「テレワークで活躍する秘訣～池田朋弘のリモート仕事術」
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