「カレンダー」での時間管理術 ｜ テレワーク便利ツール活用法紹介!!
テレワークでの圧倒的な信頼を獲得するリモートコミュニケーションの基礎シリーズ第6回は「カレンダーでの時間管理術」というテーマでお伝えします。
この動画をご覧いただくことによって、カレンダーを活用することによってどうやって状況を可視化しているのか、予定を整理して行ったところの価値がわかると思いますので、是非最後までご一読頂ければと思います。
今回の内容は以下の動画でもご覧頂けますので、ぜひ御覧ください。
●前回の復習：テレワーク時代に「ビジネスチャット」は非常に重要
まずは前回の復習から。前回はテレワーク時代に「ビジネスチャット」は非常に重要で、「チャットを活用できるかどうかで、テレワークのコミュニケーション能力に直結する」と言っても過言ではありません。
特に使いこなすべき機能としては3つあり、「メンション機能」、「リアクション機能」、そして「タスク機能・リマインド機能」を紹介しました。
また配慮すべき事項として、「ファイルやURLをきちんと送っていこう」
「スマホで見る時に見やすくしていこう」ということをお伝えしました。
●カレンダー機能を使いこなしメンバーの状況を可視化する
今回のテーマは「カレンダーで状況を可視化しよう」です。 これはGoogleカレンダーなどの、グループ内に入っている皆で一緒に使える「カレンダー機能」のことです。恐らく多くの会社で、何かしらインターネットで共有できるカレンダー機能を使っているのではないかと思います。
それでは、このカレンダー機能を使って何をすればいいのかという話なのですが、「会議の予定だけではなくて、作業の予定もしっかり入れてお互いが何をするかを見えるようにしていこう」というのが、今回お伝えしたい内容になります。
上の画像は、私の以前のとあるプロジェクトのカレンダーなのですが、この予定の中には、「会議の予定」だけではなくて、自分がこれからどういう作業をするつもりなのかという「作業の予定」も書いてくれています。
何故会議の予定だけではなくて、作業の予定も入れた方がいいのか。恐らく多くの場合は会議やアポイントの予定を入れて、作業予定は自分の手元などで管理していて、カレンダーにはわざわざ登録してないと言う形だと思います。今回は、カレンダーに作業の予定も登録するべきなのかという理由、また作業の予定を登録するメリットを4つお話します。
●メリット１：チームの中に周知することができる
カレンダーに予定を登録するメリット、１つ目は「チームの中に周知することができる」ということです。
チームのメンバーが他のメンバーの予定を見た時に、誰が何をしているのか、どういう予定かというところがカレンダーに予定登録してあると直ぐに可視化されるので、「今日この人忙しそうだな」とか、「どういうことやってるのか」「どういう作業をする予定なんだ」ということが一目瞭然にわかります。
それによって、例えば私がチームのメンバーだった場合に、周りの人や上司や先輩に対して「こういう取り組みを開始する予定ですよ」ということをわざわざ別の機会で言わなくても、カレンダーを見てもらえばわかると言う風にできることがメリットの1つになります。
このシリーズでは度々申し上げているように、テレワークで何が難しいかというと、「相手の状況が見えない」こと、そして見えないことによって信頼関係がまだ無いと「不安」になってしまったり、「怖く」なってしまったりする。 それによって「信頼関係」がマイナスになってしまって、仕事がうまくできない、人間関係が上手く構築できないというのが、テレワークのことを考える上で最も重要な話でした。
チームの中に各自のスケジュールを周知をすることによって、この最大の課題の解消に一役買ってもらえると言うのが、カレンダー活用のメリットの1つ目になります。
●メリット２：相互サポートを促進することができる
カレンダー機能を活用するメリット、2つ目はチーム内の「相互サポートを促進することができる」という点です。
カレンダー機能を活用すると、例えば「私は今日結構忙しいんだけれども、Aさんはそんなに作業予定がないんだな」ということがわかります。
そうすると、私からAさんに「こういう作業って、もしかしたらお願いできませんか？」と聞くこともできます。Aさんからしても自分の予定を登録する際に、「そんなに今日は業務予定がないので、何か別の他の仕事ができる時間があればできますよ」というアナウンスをすることもできるのです。 このように、お互いが会議予定だけではなくて、その日の作業の予定もわかっていると、お互いに助け合うことが非常にしやすくなるのです。
これがお互い業務の予定が見えないと、忙しいかどうかも分からないので、相談することもできないですし、いちいち助けに行こうというふうに思いにくいような状況になってしまうと思います。
一方で予定を登録することを必須にしていれば、そのスケジュールに対してどのように今日すべきなのかと考えるようになります。もし予定がないということは、何かしなくちゃいけないなと考えることにもつながりやすいですし、それがチーム内の相互サポートに繋がっていくという良い連鎖につながります。
●メリット３：作業の予測精度がアップする
カレンダー機能を活用するメリット、3つ目は、「作業の予測精度がアップする」ということです。
例えば「今日これから文字起こしを1時間かけてしようと思っている」というのを登録するわけですね。 例えば「所要予定1時間」と業務予定を登録するということは、登録する前にどんな作業があって、それがどれぐらい時間がかかるのか、ということを考えないと所要時間を登録できないですよね。 これを毎日習慣のように繰り返しやっていくことによって、これからやるべき仕事において、どんな作業があって、その作業はどれぐらい時間がかかるのかという作業内容の予測、時間の予測という精度を格段にアップすることができます。
こういった予測精度がアップすると、新しい仕事をする時とか、複数の仕事が舞い込んで来たときにも、今日の時間で足りるのか、一定の期間内に間に合うのかといった作業の見積りをしやすくなっていくので、仕事力の向上という面に役立ちます。
●メリット４：時間のメリハリがつく
カレンダー機能を活用するメリット、4つ目は「時間のメリハリがつく」です。
テレワークの課題として「働いている時間とプライベートの時間のメリハリが付きにくい」であったり、「休憩時間をいつ取ればいいか分からない」「同じことをずっとやってしまう」「別のことを考えずに1日が終わってしまった」とメリハリがつきにくくなるという傾向があります。
1日の作業予定を立てて、その予定をしっかりクリアしていくというような形で進めていくことによって、この時間は文章を書く、次の時間は資料を作る、この後会議をして、またその後は別の作業をする、といった形で仕事のメリハリをつけやすくなり、先が良く見えないままに、 なんとなく仕事をするといった事を防げる様になります。
●コツ１：スケジュールする時には30分位単位で考えよう
それでは次に、作業予定をカレンダーに登録した上で、これをチーム単位でもっと活用していくコツを紹介します。
カレンダー機能を活用するコツ、1点目は「スケジュールをする時には30分位単位で考えよう」というものです。
あまりにも小さく作業予定を組みすぎても運用が大変ですし、見てるがわかりにくいということになります。例えば10分単位で組むとイメージしにくいし急な変更に対応できません。そこで私自身の経験からすると30分1単位がベストではないかと思います。
私も以前もっと細かくスケジューリングしようかなと思ったんですけど、刻みすぎると見るのが大変ですし、現実に合いません。最小でも30分単位が良いと思っています。
●コツ２：作業/会議など内容を分けて登録する
カレンダー機能を活用するコツ、2つ目は「作業の予定と会議の予定はしっかり分けて登録しましょう」です。
名前にかぎかっこをつけて（会議）とか表示する感じでもいいかなと思います。会議の予定は替えづらいので、当然上から別の予定を登録は出来ないと。作業予定であれば変更可能なことも多いので、上から予定を入れようが調整がついていれば問題ないと思うのです。
これは作業なのか、会議等なのかわからないと、変更していいかが分らなくなるので、作業予定なのか会議予定なのかきちんと分けて明確にするのが2つ目のコツです。
●コツ３：実績が出終わった後に情報を更新する
予定を事前に組みます。実際には所要時間など想定とは異なってきがちです。そこで、カレンダー機能を活用するコツ、3つ目は「実績が出終わった後にカレンダー情報を更新する」。実際どれくらい時間がかかったかというところを基に、情報をアップデートしていくということです。。
これを行うことによって、自分の予測と実際がどれぐらい違ったかも確認することになりますし、自分の予定を振り返って何にどのくらい時間を使ってきたかといったか分析して今後に活かせます。実績を毎日アップデートしていけば、自身の仕事を向上させるかなり有益なデータとして活用できる様になります。
●コツ４：メンバー全体の様子を共有できる定例の場を設ける
カレンダー機能を活用するコツ、4つ目は「朝会などの定例の場を設けてチームメンバー全体の様子を共有できるようにする」ということです。
私のチームでは全員でオンライン朝会を毎日します。そして毎日の朝会の時にカレンダーを基に打ち合わせするんですね。 そして今日はそれぞれ誰がどんな予定かというところを共有するようにしています。
そうすることで、誰が何するか分かりますし、手が空いてる人がいれば、「じゃあこれをやってください」というのを言いやすかったり、自主的に手を上げやすかったり、逆にお願いしやすくなったりします。
●今回のまとめ
今回のテーマは「カレンダーに作業の予定も登録していこう」という内容でした。
カレンダーに予定を登録することによって、「チームの中に周知できる」「お互い助けやすくなる」「作業予測の精度がアップする」「仕事時間のメリハリをつけやすくなる」というメリットがあることをお伝えしました。
カレンダー機能を使いこなすコツとしては「30分ぐらいの単位にしていく」「作業と会議の予定を分ける」「実績で後からアップデートする」 「朝会などで定例の場でチーム内の共有をしていく」といったことができると、カレンダー活用の意義が高まり、飛躍的に効果が出やすくなりますので、ぜひ今回の内容を活用して頂ければ幸いです。
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