社内会議でも議事録を作ろう！｜テレワークで圧倒的な信頼を獲得するリモートコミュニケーションの基礎講座第10回

2021年9月23日 09:33

若手ビジネスマン向けの「テレワークで圧倒的な信頼を獲得するリモートコミュニケーションの基礎講座」。第10回のテーマは「社内会議でも議事録を作ろう！」です。この動画を見ることで、オンライン会議をする際に議事録を作成することで格段に信頼や評価を得ることができるコツやノウハウを学ぶことができます。ぜひ最後までご覧ください！

▼今回の内容は以下の動画でもご覧頂けますので、ぜひご覧ください！

前回の復習

まずは前回の復習から見ていきましょう。第9回は「オンライン会議では、できる限りカメラをONにして表情を活用しよう」ということをお伝えしました。「表情」が伝える印象や情報量はとても大きく、さらには相手が話しているときにも使えるので、オンライン会議の情報密度を上げるために非常に有益です。

この「表情」をうまく活用するには「映り方」が大切で、まずカメラが真正面になるようにすること、そして明るい表情に映るように工夫することが大切です。

また、もし他の人が画面オフにしている場合は、まずは自分からONにして、その後皆でONにすることを提言するということを紹介しました。

オンライン会議が終わった後は必ず議事録を作ってすぐに送ろう

第10回の今回は「オンライン会議が終わった後には必ず議事録を作ってすぐに送ろう」がテーマになります。

議事録というと、社外のクライアントとの会議であったりとか、社内でも非常に重要度の高い一部の会議で作成するイメージを持つ方も多いかも知れません。しかしここでは、そういった特別な会議の時だけではなく、所属チームの会議であったりとか、ちょっとした小さな打ち合わせの時にも議事録を作ってすぐに送ると言う習慣を持つことによって、チームの業務を大いに向上させることができるということをお伝えしたいと思います。

まずは、この「議事録を作ってすぐに送ることがなぜ大切なのか」という３つの理由をお伝えします。

理由1：認識の違いを防止できるから

議事録を作ってすぐに送ることが大切な理由の1点目は「認識の違いを防止できるから」ということです。

オンライン会議では、どうしても話の内容がきちんと伝わっていないことがよくあります。リアルの会議でもそうですが、こちらはAというつもりで話してたのに、相手にはBというつもりで異なる認識を持たれてしまっているということがよくあります。

このような時、議事録を作ってすぐに送ることによって「今回話した内容はこういう内容で、こういう方向になりましたよね」ということを正確に共有することができます。議事録を送っておけば、少なくとも自分の認識を伝えていくことができるので、仮に相手が違う認識を持っていたとしても調整することができ、互いの認識違いを防止することができます。

対クライアントや外部の人との会議の場合は、この認識違いが非常に大きな問題となるので、多くの場合で議事録を作成すると思いますが、これは社内や小さなチームの会議でも同様だと思います。社内の朝会であったり、ちょっとしたミーティングなどでも、簡単で良いのでパッと議事録を作っておいて共有することによって認識違いを防止できます。こうすることで会議や打ち合わせを重ねる度にチームの業務レベルが向上することを実感できると思います。

理由2：主体性やスピード感をアピールできるから

議事録を作ってすぐに送ることが大切な理由の2点目は「主体性やスピード感をアピールできるから」ということです。

前述の通り、社内会議では議事録はあまり作成されていない印象があります。特別な指示がある場合を除いて、日々の小さな打ち合わせやチーム内の会議では逐一議事録を作成する習慣がないチームや会社も多いのではないでしょか。

そういう中において、自主的に率先して議事録を作り、チャットなどで打ち合わせが終わった瞬間に送るということができると、会議にとても主体的に参加している印象になりますし、責任感がある印象にもなり、仕事が早いデキる人だという印象を持ってもらえて、良い意味でのアピールができるということになります。

できるだけ早い段階からそういうことを積み重ねていると、「きちんと出ている会議の内容を理解して自分のものにしようと思ってるんだな」「話をきちんと聞いているな」と上席や先輩からの印象が非常に良くなります。

先日も、とある会社で私の本を読んで頂いた入社1年目の女性の方が、早速議事録の作成と共有を実践して下さって、社内の評価をめきめき上げているということを同じ会社の先輩の方が私に教えて下さいました。

社内やチームの会議では、すごく綺麗に文章を整えたりレイアウトすることはあまり求められません。会議中にメモを取っておいて終了後にそれを送って共有する。これができると結果として非常に高い評価が得られることにつながるというのが、議事録を作ってすぐに送ることが大切な理由の2点目になります。

理由3：参加者を動かせる

議事録を作ってすぐに送ることが大切な理由の3点目は「参加者を動かせる 」ということです。

会議は何か物事を決めて、何かを動かしたり何かをするために行うことが多いと思います。例えば、定例の報告会では、報告内容を基に「何をするか」を話し合って決めると思います。

しかし現実には、せっかく会議をして決議しても、実際の実行に移されないというケースもよく見られます。話しっぱなしで終わってしまって立ち消えてしまう。これは非常に良くないケースと言えますが、上席や先輩などの目上の人にこういったことがあった際には、なかなか言っていきづらいというのが実情だと思います。相当意識高い系の人はできるかも知れませんが、人間関係がギクシャクしてしまうかも知れませんよね。

そんな時は「議事録を共有する」ことで、言外に決議事項の実施を促すことができます。自然な形で情報を共有するという形になるので、失礼にならずに動いてもらうことができるのです。

直接的に言うことなく、参加者にやるべきことをきちんとやってもらうという働きかけができるので、嫌な感じにもならず、まろやかにその場を制する、結果としてミーティングの価値を上げていくことができます。こういった面からも議事録の共有は非常に有効な手段だと言えると思います。

コツ１：会議のアジェンダを事前に把握しておこう

次に議事録の作成と共有を上手に運用していくコツを４点お伝えします。
まず1点目は「会議のアジェンダを事前に把握しておこう」ということです。何を話すのか議事内容が分かっていないと、議事録は非常に取りにくいものです。

例えば今回は3つ話したいことがあるという中で、Aはこうなりました。Bはこうなりました。Cはこう決まりましたという風にまとめるのは簡単です。反対に何を話すのか理解できていない場合や内容が事前に決まっていない場合は、議事録を作成することは不可能ではないものの、事前に議事内容が把握できている場合に比べて作成がとても難しくなります。

そこで、出来る限り会議のアジェンダを事前に把握して、その内容に基づいて書いていくことができれば、容易に品質が高い議事録を作ることができるようになります。

コツ２：その場で作る

2点目の議事録の作成と共有を上手に運用していくコツは「その場で作る」です。会議のその場で議事録を取るということですね。

私が新卒で入社した会社では、小さな社内会議でも必ずその場で議事をメモして議事録を作っていく文化がありました。最初は話を聞きながら必死に議事録をカタカタ打って難しさを感じましたが、すぐに慣れて簡単にできるようになります。小さな頃に自転車に乗る練習をするのと同じですね、自転車も最初はとても怖く感じたり、上手くスピードは出せませんが、慣れれば誰でも簡単に乗れますよね。

まずは、会議や打ち合わせの度にテキストをカタカタ打ってメモを取るようにすると良いと思います。特に小さな会議の場合では、内容が伝われば多少のミスは許してもらいやすいと思います。まずはリアルタイムにメモを作って、終了後にすぐに送信するという練習を重ねるのが良いと思います。

コツ３：TODO・決定事項・その他の３つに分けて書く

3点目の議事録の作成と共有を上手に運用していくコツは「TODO・決定事項・その他の３つに分けて書く」です。議事録を作成する上で、TODOと決定事項の２点は特別に分けて記載したほうが良いのでそのことについて紹介します。

●1.TODO
分けて記載したほうが良いポイント、1点目が「TODO」です。前述の通り、会議では「誰が何をするのか」が1番大事です。会議をする目的は話し合った結果、誰かに何かをしてもらったり、物事を動かす為行うものなので、Aさんはこれをする、Bさんはこうする、Cさんはこうして下さい、私はこうしますというTODOを分けて分かりやすく書くと良いでしょう。

●2.決定事項
分けて記載したほうが良いポイント、2点目は「決定事項」です。会議は何かを決定するために行うので、議事録でも決定事項を記載することは大切なことです。明確に分けて記載するようにしましょう。

メモを細かく取れない状況があったとしても、「TODO」と「決定事項」の2点だけは必ず残すようにしましょう。それだけで最低限の議事録として立派に成立します。その上で、その他として可能な限り会議の流れや文脈的なところも残せるとより良いと思います。

コツ４：会議直後に送る

4点目の議事録の作成と共有を上手に運用していくコツは「会議直後に送る」です。度々お伝えしている様に、社内やチーム内の議事録は、多くの場合レイアウトの綺麗さや小さな記載ミスは問われません。「TODO」や「決定事項」が押さえられていれば問題なく、むしろ早く共有することで有益性が上がります。

そこで、きちんとした出来を求められている特別な場合を除いて、会議終了後すぐにポイントをまとめて送信するようにしましょう。こうすると良いメリットが2点あります。

●メリット１：印象が良い
すぐに送信することのメリットの1点目は、すごく仕事ができそうな感じがして「印象が良い」ということです。会議終わった瞬間に議事録がバーンと出てきたら凄いと思いますよね。私はあらゆる会議でこれを実践します。かなり多くの場合にに「凄いですね！」「流石ですね！」と好反応を頂くことができます。

●メリット2：ミスが問われにくい
すぐに送信することのメリットの2点目は「ミスが問われにくい」ということです。終了直後に送っているということは、成形とか修正する時間がないのは明らかですよね。ですので、多少誤字脱字があっても、少し間違いがあっても大目に見てもらいやすいのです。これが終了後数時間経っていたり、数日経っていると、「時間があったのになぜこんなにクオリティが低いのか」とネガティブに受け止められてしまいます。終わった瞬間に送る方が印象も良いし、クオリティー期待値も低いので絶対に得なのです。

コツ５：すぐにできるTODOを早めにこなす

5点目の議事録の作成と共有を上手に運用していくコツは「すぐにできるTODOを早めにこなす」です。議事録の作成や共有とは少し別の話ではありますが、議事で決まった自分に割り振られたTODOを速やかにこなすことをお勧めします。

こうすることで、物事が凄く動いている印象ができます。すると、上司や周囲の人からの個人的評価が上がるのは勿論、チームの他のメンバーも「自分もやらなくちゃ」という意識を持ってもらえて、全体の進捗を促進する効果も出ます。

特にリモートワークでは、こういった雰囲気作りがとても効果的ですので、自分の担当のTODOはすぐにできるものをすぐにやるということが重要だと思います。

今回のまとめ

最後に今回の内容をまとめます。オンライン会議では、積極的に議事録を作って速やかに共有していきましょう。こうすることで認識の違い防止ができますし、主体性やスピード感もアピールもでき、他の参加者の行動を促進できます。

作成の際には、なるべくアジェンダを事前に理解しておいて、アジェンダに沿って整理しましょう。その中でもTODOと決定事項はきちんと明確にして伝えると効果的です。さらに自分のTODOはなるべくすぐにこなすことがお勧めです。

＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊

今回で新人向け講座シリーズは全10回で一旦区切りとなります。この後頂いた反響を基に、11回12回と追加するかも知れません。毎回YouTubeでも動画版をリリースしていますので、あわせてご覧頂くことでより一層ご理解が進むと思います。YouTubeでは世界中のテレワークに関する最新のニュースや記事の情報を毎日配信していますので、こちらもぜひ皆様ビジネスの一助となれば幸いです。