【Webディレクション】打ち合わせ議事録のポイントとわかりやすくまとめるコツ
こんにちは。今年でWebディレクター生活15年目を迎える大竹です。今回はWeb制作プロジェクトを具体例に挙げながら議事録のポイントを綴ります。
議事録＝『要約』である
まず「なぜ議事録をまとめるのか」を抑えましょう。ポイントは３つです。
①『決定』内容を共有する
打ち合わせの最大の目的は「決める」こと。決定事項は漏れなく記載しましょう。
Web制作において「変更」「追加」「削除」などデザインや機能の仕様変更に関する決定はとても重要。いつ、どのような議論を経て決定に至ったか記録しておくことが大切です。
電話など口頭で決定した場合も、後でメールするなど記録に残しましょう。
②『課題』を明確にする
結論に至らなかったもの、新たに出た課題も記しましょう。メンバーが課題を把握→解決意識を持って次回に臨むことができます。
今すぐ検討・着手するもの／優先順位低めで対応／アイデアベースというように、対応時期も添えてプロジェクトを組み立てましょう。
③『責任・役割』を明らかにする
「◯◯についてA様ご了承済み」「××の調査を＜誰が＞＜いつまでに＞実施」など、事柄やタスクの責任の所在／役割分担を明記しましょう。
宿題（To Do）を記すことで、次回までに各自でやるべきタスクが明らかになり責任をもって取り組めます。
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わかりやすい議事録を書くコツ
①必須事項で構成の骨組みを準備しよう
一般的に盛り込む情報は以下の通り。
会議名
日時（年月日＋開始〜終了時刻）と場所
参加者（クライアント参加者は「様」をつけて役職順に記載）
◎目的や趣旨
◎決定事項
概要
備考
特に重要なのは「目的や趣旨」と「決定事項」です。これらがサマリーとしてまとまっていれば、あとから要点のみチェックしたい時もラクラク！
冒頭で述べたとおり、議事録は”要約”。必ずしも議論の流れのまま記載しなくてもOK。だらだら書くと文字数ばかり増えて要点がぼけます。簡潔に、わかりやすくまとめることを心がけましょう。
文字色をわけたり、★など記号を使う工夫もOK（ただし、白黒印刷に配慮したり、記号の使いすぎでごちゃつかないようにすることも忘れずに）。
②客観的にまとめよう
議事録はメンバー全員が目を通す文書です。個人的なメモではないので全体を網羅して客観的にまとめましょう。
5W1Hを明確にする（誰が（Who）・いつ（When）・何を（What）・なぜ（Why）・どこで（Where）・どのように（How））
具体的数字（予算・人数・数値目標ほか）や締切などの年月日は必ず書く
打ち合わせ内のキーワードを盛り込む
発言＝口語をそのまま文字起こしせず、要点をまとめる
だ・である調 ／です・ます調どちらかに揃える（前者がおすすめ）
③打ち合わせ中はメモ→終わったらすぐ整えよう！
一言一句逃さず記録するのは難しいので、重要なポイントを聞き逃さないように意識しつつ、後で思い出すための要点をメモしましょう。（不安な場合は録画・録音させてもらうのも一策。２名で参加する場合、スピーカー／議事担当と役割分担すると◎）
そして、打ち合わせが終わり、記憶が鮮やかな間に議事録を仕上げます。提出は、参加者の記憶もフレッシュなうちが◎。24時間以内に全員に共有しましょう。
議事録をクライアントに確認いただき、認識のズレがないか毎回確認するのも大切。書面の確認＝合意です。「いつ・誰が・何を伝えて・合意を得たか」はプロジェクトを円滑にすすめる上で重要な作業です。
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おさらい｜上司・クライアントに評価されるポイント
今回挙げたポイントは、クライアントとの打ち合わせだけでなく社内MTGでももちろん使えます（特に「決定」と「To Do」の記録・共有は効果的）。
円滑なコミュニケーションには、メンバーの共通理解を作ることも大切。ちょっと意識してみると打ち合わせの質が上がりますよ😊