代々受継がれているエクセルファイル

どの会社様でも作業のブラックボックス化問題があるかと存じます。
問題解決の一例をご紹介します。

属人化したエクセルファイル

ある時、お客様からこんな相談を受けました。
「代々受継がれているエクセルを前任者から引継いだのですが、中身が複雑で、集計結果が正しいのかも分かりません。これを解読してくれませんか。」という内容でした。

コンサルタントの一環として3人日の作業量で引き受けることにしました。
（現在コンサル１人日の単価は3.5万円）

調査結果は

エクセルの中身を見ると、５つの異なるデータを組合せて集計する処理をしていました。
また、様々な関数やピボット等が使われていましたが、一つ一つの関数はそれほど難しいものではなく、データ量が多いため複雑に見えるというものでした。

エクセルの処理内容としては、将来の不確定な販売予測値を最大限精度高く計算できる素晴らしいものでした。

しかし、集計前データ数が４０００件と多く、また、データも関数もコピペで作業していたため、データが落ちていたり、重複していたりと人的ミスによる誤データをたくさん作っていました。

自動化の提案

そこで、この問題を解決すべく、マイクロソフトアクセスによるデスクトップアプリ開発を提案し、採用されました。
（費用は１人月作業量の40万円。）

アプリ利用後は、マウスのクリック操作のみでレポートを作成できるようになりました。
また、作業時間も毎月10日間かかっていたものが、毎月30分ほどに大幅に短縮できました。

よって、お客様のコスト削減としても良い案件となりました。

投資対効果も良し

例えば、作業者の給与が10万円、また、集計作業量が10人日とした場合、このエクセル作成に必要な費用は毎月約5万円となり、年間では60万円です。

そのため、40万円の開発費は1年以内に回収できます。

まとめ

この案件のポイントは以下のとおりです。

1. 複雑だと感じるエクセル作成もプロのソフトウェアエンジニアによって、クリック操作で多くの処理を自動化できるようになる。

2. 既にパソコンにあるアプリで、安くソフトウェアをカスタム開発できる。

3. 「エクセルの解読」という誰に頼めば良いか分からない問題も弊社なら相談にのる。

エクセル作業の細かな作業方法について、会社内で情報システム部等がなければ、なかなか相談出来ないと思います。
お困りでしたら、是非ご相談ください。