あなたのPCに眠るMicrosoft Office Accessの使い方

すでにPC内にMS Accessをお持ちの方もいるのではないでしょうか。
最近のオフィスソフトでMicrosoft365をご利用の方は、初めからインストールされています。

しかし、ITコンサルタントで様々なお客様を見てきましたが、MS Accessを利用している会社は少ないようです。

そこで、MS Accessを利用すると何ができるか。
そして、どのように始めればよいかをご説明します。

MS Accessでできること

• 簡単に説明すると、MS Accessでシステムを作れます。

• 例えば、見積作成、案件管理、請求書作成、支払管理、在庫管理、購買管理等。

• データをフォームに入力することで、出力（帳票作成、レポート作成）は、数回のクリックで瞬時に作成可能です。

よって、現在MS Excelで作業を行っている場合は、MS Accessへの移行をお勧めします。

【MS Accessとは】

• MS Accessは、Microsoft社が提供するデータベース管理ソフトです。

【データベースとは】

• データベースとは、表を保管する倉庫のようなものです。

• 表の構成は、コンピュータがデータを読み取りやすいように設計されます。

• コンピュータは、人間の指示（操作）に従って、必要なデータをデータベースから取得します。

MS Excel vs MS Access

【データ量】

• MS Accessは、大量のデータを保管できます。（上限２GB）

• MS Excelは、データが増えると重くて作業効率が悪くなります。（５MBでも重い）

【データ入力】

• MS Accessは、フォームを使ってデータを入力することでデータ形式をより正確に入力できます。

• よって、後の集計作業がスムーズに実施できます。

• MS Excelは、表に自由にデータを入力できますが、日付を入れるべきところにメモを入れたりなど、誤データが入りやすく、後の集計で値が正確ではない可能性があります。

【データ出力】

• MS Accessでは、定型のレポートなどは、数回のクリックで瞬時に作成可能です。

• MS Excelでは、ファイルを月毎に分けたり、フォルダー分けをしてファイルを格納するため、欲しいデータの取得に時間がかかります。

• また、その後の集計やレポート作成は、人が作業を行うため、人的ミスが発生しやすく多くの時間を要します。

MS Accessの実力

私自身、１５年前にプログラマーだった頃に業務でMS Accessを使い始めたのがきっかけで、今までずっと使っています。

当時、外資系のインターネット保険会社のマーケティングサポート（営業戦略用データ作成）をやっていました。
その会社では、インターネットから申し込みされた莫大な顧客データをシステムからcsvで出力し、MS Accessにデータを取り込んでマーケティング用のレポートデータを作成するという業務でした。

一回で数千、数万のデータを集計するのですが、MS Excelでは固まって動かなくなるようなデータもMS Accessならば、簡単に操作できました。

また、ＶＢＡというプログラム言語も身に着け、MS AccessからのMS ExcelやMS Outlookとの自動連携も同時に習得しました。

その後、数回転職しましたが、MS Accessを使うことで、前任者の数倍の生産性で業務を行うことが出来ました。
例えば、製造業で働いていた際、前任者が２週間かかっていた購買計画表の作成作業。MS Accessでシステムを構築することで、私は２時間で終えることが出来るようになりました。
と言っても、実働は３０分程度で、その他の時間は、各営業担当者へのデータ確認待ちの時間です。

MS Accessを習得するには

上記のようにデータを上手に取り扱うには、以下のステップが必要です。

1. ＳＱＬの習得。データベース用プログラミング言語。どのようにコンピュータに指示をしてデータ操作をするか。

2. ＶＢＡの習得。プログラミング言語。エクセル関数の延長線上で習得できます。

業務で使えるレベルになるまでは、１年くらいはかかります。
継続的な学習が必要です。

提案

MS Accessが使えると大変便利ですが、習得には時間がかかります。
その為、弊社では御社のMS Accessアプリを利用して、システムを作るサービスをご提供させて頂いております。

アプリは既にお持ちの為、費用は、システムを作成する作業費のみとなります。

高価なシステムを入れても、現場では使えないということは日本でもインドネシアでもよくある話です。

そこで、まずはMS Accessを使い身近な作業を効率化、自動化することで生産性を上げ、その後、規模が大きくなれば高価なシステムを導入するというステップで改善されることを提案しています。

事例

ＫＩＩＣの製造業のお客様にMS Accessのシステムを納品。
【課題】
従来、注文から出荷までを１つのMS Excelで管理。データ分析したいが、データ量が多くてフィルタリングも出来ない状況であった。
【対応】
MS ExcelからMS Accessに移行。約２週間でシステムを納品。データ入力は専用フォームから入力。レポートは、数回のクリックで自動作成。
【改善】
毎週数時間若しくは数日かかっていたデータ作成が、数秒で実現。
【費用】
約２週間の作業で、２０Ｊｕｔａルピア（税抜き）

上記事例と同様の問題を抱えるお客様が沢山いらっしゃるのではと思い、MS Accessをご紹介させていただきました。