メールはこの2つの方法で業務効率を上げよう

こんなことはありませんか？

⚠️件数が多すぎて管理できていない。
⚠️メールを見落としてしまうことがある。
⚠️返信することを忘れてしまった。
⚠️検索しても目的のメールが出てこない。

日々の業務やプライベートなコミュニケーションで、メールは欠かせないツールになっています。しかし、それを上手に活用出来ている人はあまり多くはありません。未読のメールが溜まることで、ストレスが生じたり重要な情報の見落としたりすることがあります。

本記事では、メールの管理で業務効率を上げられる簡単な方法をお伝えします。この記事を見ることで、メール管理が非常に簡単な方法で分かりやすくなり、大事なメールに集中できるようになりますので、是非最後までご覧ください。

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まず結論ですが、メールの業務効率を上げるためには「アーカイブを使う」「不要なメールは受け取らないようにする」という2点になります。
この2点がなぜ有効なのかということを説明していきます。

レスポンスが遅い人は、メールの管理がうまくいないことが多いです。
その場合、下記のような失敗をしていることがよくあります。

メール管理でよくありがちな失敗例

1：すべて受信トレイに入っている

メールを受信すると、基本的には「受信トレイ」に入ってきます。それをデフォルト状態でそのままにしてしまっています。
これは既読か未読か分かりますが、既読後に完了させないまま画面を閉じてしまうと、それ以降、どれが完了してどれが完了していないかという分別ができなくなります。そして、そのメールのタスクを残したまま、どんどん下に流れてしまいます。

2：受信したメールをフォルダ分けしている

受信したメールを特定のフォルダに、手動もしくは自動で移動させる方法も管理がうまくいかない例です。これは便利な機能ではありますが、確認しなければいけない場所が増えることでチェックする移動距離も増えて、メール検索も複数箇所になり、かえって不便になります。

3：広告の未読メールが多く、管理できていない

企業からの広告メールや通知メールなどは日々送られてきます。
スマホやタブレットなどの未読バッチで、未読件数が2桁とか3桁の人がいますが、そうなると1つメール件数が増えても気付くことは難しいです。未読件数が多いということはメールを管理できていないということです。

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さて、ここまでみて、上記に思い当たりがある人はいますか？
その方は、ぜひ下記の方法を試してみてください。

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「アーカイブ」を使う

アーカイブとは英語の「archive」のことで、メールでは「終わったものを保存する場所」として使われます。OutlookでもYahooメールでもGメールでも、アーカイブは存在しています。

やり方は簡単！
「完了したメールをアーカイブに移動する」だけです。

そんなに簡単なのに、得られるメリットは多いのです。

メリット1：受信トレイがタスクになる

受信トレイにあるメールで完了したものすべてをアーカイブに移動させることによって、受信トレイの残りはまだ終わっていないタスクのみになります。

未読か既読かに関わらず、終わっていないものは受信トレイに残して、終わったものをアーカイブへ移動させる。それだけで、何をやらなければいけないのかが一目で分かるようになります。

受信トレイが空になると、「もうメールはありません」「受信トレイが空になりました」というメッセージとバカンスのイラストが出てきますが、これでやりきった達成感もあります。

メリット2：検索の漏れがなくなる

フォルダがいくつもあると検索するときにどこにあるのか分からなくなりますが、
受信メールは「受信トレイ」か「アーカイブ」にするによって、検索箇所が明確になり、結果もすぐに表示されます。差出人や件名で絞っても漏れなく結果を表示してくれます。

メリット3：簡単なキー操作（スワイプ操作）で処理できる

メールソフトや端末によってショートカットキーが異なりますが、バックスペースやスワイプで簡単に移動できます。

初期操作でもいいですし、ご自身の好みに合わせたキーやスワイプ操作でもいいですが、簡単に受信トレイからアーカイブへ移動させることができ、手間はかかりません。これで受信トレイにメールをためることもなくなります。

広告やスパムメールは受け取らないようにする

名刺交換や展示会のアンケートや商品注文時に登録したメールは広告などに使われて、こちらが望んでいないにもかかわらず、頻繁にメールが送られてくることがよくあります。

もちろん有益な情報で今後も受け取りたい場合は、読んだ後に「アーカイブ」に移動しましょう。
ただ、読まないメールや今後も受け取りたくない場合は、メールの最後の方に記載されている「メール配信停止」の手続きを行いましょう。

多くの場合、配信停止はすぐに完了させる事ができて、それで不要なメールが送られてこなくなります。配信停止にしたところで、相手に迷惑がかかることもありません。業務の邪魔になるようなメールはすみやかに配信停止しましょう。

もし、社内外のどうでもいいメールや、配信停止が出来ない場合は、新規でルールを1つ追加して、「既読にしてゴミ箱へ移動」というルールを追加しましょう。これにより、受信トレイに無駄なメールが溜まることを防ぐことができます。

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メール管理は、情報過多の時代において重要なスキルです。
自分の大切な時間を重要度の高いメールに集中するために、アーカイブの活用と不要なメールの断捨離を行ってみましょう。