121.事務仕事はToDoとタスク管理でその日が1日が決まる

こんにちは♪
のぞみです☆

暖かくなってきて、朝が起きやすい時期になってきました。

転職をして3ヶ月が経とうとしてします。

仕事で気づいたことをお伝えできたら、
と思い投稿します。

◆今の私の仕事

私は1月に転職をして、一般＆営業事務をしています。

業種は販売業で、仕入れから売上までの事務仕事をしています。

前任の方がいて、その後任のポジションで入りました。

ただ、、、
この後任ですが、、、

引継ぎ期間は1ヶ月弱、、、
尚且つ、前任の方は20年以上も続けていた大ベテランの方でした。

20年間も続けた仕事を1ヶ月弱で引き継ぐのか！？！？

なんとか、詰めに詰め込んだ1ヶ月でしたが、
めっっっちゃ楽しかったです！！！

その中仕事の進め方などを気づいたことを書いていきます。

◆仕事の現状を知る

現在、何のタスクがあって、そのタスクの進捗状況、
そしてそれに関わっている人(社内、得意先、仕入れ先などなど)
を知る、把握するところから始めます。

そうすると、
どのタスクが優先順位が高いかを把握できます。

◆紙に書き出す

どんなタスクがあるか、頭の中にあるのはわかるけど、
次どんなふうに動いたらわからない！
と、いう方は、紙とペンを用意してください♪

用意する紙もA4もしくはA3の真っ白な紙で、
とにかく思いついたモノから書き出します。

人は書き出すと頭の中が整理つきます。

仕事が舞い込む時は立て続けに降ってきます。
頭の中が大パニックを起こす時もあります。
(私も大パニックになる時があります笑)

そういう時こそ、紙に書いていき頭の中を整理します。

順番などは関係なく
とにかく思いついたタスクから書き出します。

書き出すと目視で、自分の状況を知ることができ、
客観的に物事を見ることができます。

客観的にみると、自分の現在地がわかります。
わかるだけでも頭も心もスッキリ！！

スッキリしたところで、優先順位をつけます。

◆優先順位をつける

紙に書き出し、頭も心もスッキリしたところで、
1つ1つのタスクに優先順位をつけます。

優先順位は期限やタスクの質、誰が関わっているのか
と、そのタスクが完了(終わる)までをイメージして、
優先順位が高いものからタスクの横に数字を書きます。

◆先読みをする

タスクによっては、自分1人で完了するのもあれば、
数人が関わって進めるタスクもあると思います。

原状がわかれば、そのタスクに誰がどれくらい関わり、
期間はどのくらいかかるのかがわかります。

初めての仕事だと何がなんだかわからないまま進めていきますが、
進めていくうちにわかることやタスクを知る為に
どんな仕事なのかを自分から情報を集めたり
他部署や取引先などコミュニケーションをとります。

そうすると、周りから『この子やる気あるな』など
評価が高くなるかも笑

◆最後に

いきなり最後になりましたが、まだまだ書きたいことはあります！！

今日はここまでにして、次回は年間でのタスク管理を
お伝え出来たらと思います♪