PHPカンファレンス関西2024の運営体制を紹介します
PHPカンファレンス関西2024実行委員長の加納です。
今回はPHPカンファレンス関西2024の運営を行う「PHPカンファレンス関西2024実行委員会」の体制を紹介します。
実行委員会のメンバーは有志で集まったボランティアによって構成されています。
関西のPHPエンジニアが中心ですが、エンジニアでないメンバーや、関西を盛り上げるため他地方から参加してくださっているメンバーも含まれます。
組織形態
PHPカンファレンス関西2024は、参加者400人を目指すイベントです。
これだけの規模のイベントをボランティアによって運営するためには、メンバーごとの責任範囲を小さくし、かつ本業で忙しい時には他のメンバーがタスクを巻き取れるような形にする必要があります。
そのため、以下のような5つのチームを作成し、それぞれ割り当てられたミッション達成を目指す体制にしています。
各チームは4人程度のメンバーで構成されています。
スポンサー対応チーム
スポンサー対応チームは「協賛企業に納得していただいた上での早期資金調達」を目指すチームです。
PHPカンファレンス関西は協賛企業から協賛金をいただくことで成り立っているイベントです。
そのため、協賛いただける企業を募り、納得していただいた上で支援していただくことがとても重要です。
スポンサー対応チームでは、これらを踏まえた上での協賛企業募集と、その対応を行うチームです。
採択/登壇者対応チーム
採択/登壇者対応チームは「登壇者の準備期間を確保しての登壇者募集」と「関西のPHPerが来てよかったと思える登壇内容の採択」を目指すチームです。
PHPカンファレンスは一般の人から登壇者を募ります。
登壇者が多い場合、応募されたトークの中から参加者が楽しめるイベントになるかどうかや、今回の開催テーマに沿った内容かなどを考慮し、トークの採択作業を行う必要があります。
また、採択結果はできるだけ迅速に登壇者へ通知し、登壇者がこのイベントのために素晴らしい発表ができるよう、十分な準備期間を設ける必要があります。これらを担うのが採択/登壇者対応チームです。
また、登壇決定者が当日問題なく登壇できるよう、サポートを行うのもこのチームの役割です。
一般参加者対応チーム
一般参加者対応チームは「円滑なチケットの販売」「エキスパートがビギナーを誘いやすい仕組みづくり」「当日の円滑な会場運営」を目指すチームです。
今回の開催テーマの一つに「新たなコミュニティ参画者の発掘」があります。ここで重要なのが「誰かを誘っての参加」をする人です。
技術イベントへよく参加する人が、初めて参加する知り合いを連れて来れるようなイベントになるよう、一般参加者へ向けたチケット販売の運用、当日の会場運営を担当するのが一般参加者対応チームです。
メディアチーム
メディアチームは広報担当のチームです。「ビギナーPHPerに届く広報」「参加したくなるイベントの演出」を目指します。
今回の開催テーマである「新たなコミュニティ参画者の発掘」を実現するため、すでにPHPカンファレンス関西のような技術イベントにアンテナを張っている人以外にも情報が届くよう、X（Twitter）やnoteを運営します。
また、Webサイトの作成もこのチームが担当です。
特別企画チーム
特別企画チームは「参加者同士のコミュニケーション活性化」「また来たくなるコンテンツの立案と実行」を目指すチームです。
開催テーマにある「関西での技術情報共有の場となる」ためには、参加者同士で意見や情報の交換など、コミュニケーションを行う必要があります。
特別企画チームではこれを踏まえ、参加者同士が交流しやすくするためのコンテンツの検討を行います。
アドバイザー
組織図には記載されていませんが、アドバイザーとして、過去のPHPカンファレンス関西の運営経験者が実行委員会へ参加しています。
PHPカンファレンス関西は今回が6年ぶりの開催になるため、実行委員会も大幅にメンバーが入れ替わっています。
そのため、過去開催でのノウハウを引き継ぎ、円滑な運営を行うため、過去に実行委員会を経験している人が委員会へ参加し、いつでもアドバイスができる体制にしています。
まとめ
PHPカンファレンス関西2024の実行委員会は、この5チームとアドバイザーで構成されています。
メンバーは全員ボランティアですが、各チームでメンバー同士のフォローを行い、問題なく運営を行う十分な体制が揃っています。
各チームそれぞれがミッションを達成し、楽しいイベントにしていければと思いますので、応援よろしくお願いします!!
スポンサーと登壇者募集のお願い
PHPカンファレンスはスポンサー様による協賛金で開催することができるイベントです。
よろしければ以下のフォームから支援のお申し込みいただけると幸いです。
関西でのPHPエンジニアコミュニティ発展のため、ぜひご協力ください。
また、イベント当日に登壇していただける方も募集中ですので、エンジニアの方は以下もぜひご検討ください。
（応募締め切りは 11/12 です。）
PHPカンファレンス関西Webサイト
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