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しっかりとメモにでも残しておけばいいものを…

細かいマニュアルを作れとは言いません。しかしながら、必要最小限のことを見極められず、その最低限すら残さない職員のこれまた多いことよ!
過去にこんな事例がありました(実際の案件に結びつかないよう本質は変えず、数値・名称は変更しています。)

R2年度にとある事業(A事業)に参加した学生の人数は、16,720人とデータが残してあり、
「これが最新版でこれを基に今後の業務を行ってください」と引継ぎされました。

さあ、年度末の報告時期になり、国から報告書の作成依頼が出てきました。前任者が提出したR2年度に16,720人参加したとの報告書を確認してみましょう。

…16,720人という数字がどこにもない!!

代わりにA-1:9,820人とA-2:6,900人という数値が入っている。A事業がいきなりA-1とA-2に分かれました。
さらに次のページを見てみると、A-1(男)5,675、(女)4,145、A-2(男)3,700、(女)3,200と男女別の数値が出てきました。
A-1とA-2の人数を足すと16,720人になるから、これは内訳を記載するのだろうと予測できましたが、肝心の内訳データが見つからない。

この報告書を前任者が作った時のフォルダには提出したデータしかありません(これ最悪のパターン)
紙媒体で保管してある同報告書の決裁文書にも残ってない。
この問題は前任者のクセや仕事のやり方が分かってきた時期にぶち当たったので、必要なデータを探すのに30分ぐらいで済みましたが、それでもこの時間は完全に無駄です。

この業務で本来伝えなくてはいけないことは、
・n年度のA事業の参加人数は、n年12月1日募集分(A-1)とn+1年5月1日募集分(A-2)の合算である
・例年の報告書を作成する場合は、参加人数をA-1男女別とA-2男女別に分けて報告する必要がある
です。

伝え方は何でもいいです。引継書に書いてあるとありがたいですが、それは必須ではなく、該当のフォルダや決裁文書を見れば、何を作業用データとして扱い、どの基準で計算したのかが分かるだけで、1つの業務にかける無駄な時間は劇的に減ります。

異動の多い、我が大学での仕事、常にこんな感じです。
で、前任者は後任が困っているなんてつゆ知らず。私もこのような迷惑職員にならないよう、日々の業務では以下を気を付けています。

・データを扱うものは、必ず基データが何で、そのデータをどのように集計したのか、見ただけで分かるようにする
・言われんきゃ分からないようなことは、その業務を担当した都度、直近のフォルダにメモを残す(引継ぎでやろうとすると忘れるから)

これを意識するだけで、異動の時だけではなく、半年や1年のルーチンで行われる業務を再び自分が担当するときにも役立ちます。
様々な業務を担当していると1つ1つは単純でも「えっと、これはどうやってたんだっけ」となることがあります。
そのときに前回のものが後任者が見ても分かるような状態になっていれば、自分が見ても当然分かる内容ですので、
すぐに思い出せ、作業に入ることができます。ちなみに、職場には酷い人だと半年前に自分が何をやったかすら忘れる人がいます。困ったもんだ…

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