暇じゃないと必要なときに全力を出せない

初めに

　ここで言うところの「暇」は、何もしなくていい時間や仕事以外のことができるではなく、直近で必ずしもやる必要はないけど、業務上行う必要があることや締切が設けられていなく、余裕を持って仕事に取り組める状態のことを意味します。

暇と多忙の差が激しい

　時として深夜まで残業しないといけないこともあります。その都度「あー、この前暇なときにこの業務できたら良かったのにな」と思います。でも無理なんですよね。そういう仕事って突発的に発生しますので。特に大学の中心に近いところで業務をしている場合、学内の人たちの作業時間を多く取って、教員や学生の負担を減らすため、中心の作業時間を可能な限り少なくしたり、締切ギリギリに作業開始したりします。
　例えば、文科省から教員に回答してほしいアンケートが来たとします。調査やアンケートの類なら基本的に文科省と教員が直接やり取りすることはありません。「機関取りまとめ」というルールなのか、マナーみたいなものが存在するからです。（ちなみにその暗黙の了解を破って、結果といして大学の業務を増やしたのは、当時の河〇太郎さん。この話はまた今度しますね。）この機関取りまとめのルールにより、教員にアンケートを答えてもらう場合、教員にアンケートの依頼が届くまで次のような流れになります。

　教員から回答をいただくときも逆の流れになり、大学本部事務が回答を取りまとめて、文科省に送付します。文科省の締切設定が酷いんですよ。月曜日の夜（もちろん定時後）に依頼文を送ってきて、木曜日までに回答お願いします、なんてこともありました。
（そのときはさすがに大学の事情を知らなさすぎると本部担当者が文科省に連絡して締切を延長させました。）
　図のような流れになるとそれぞれのところで締切が存在します。教員の負担を減らすには、部局事務から本部事務への回答を文科省締切の当日正午に設定するなどして、なるべく教員には短期間での依頼にならないようにしています。スピード命です。とは言え、「アンケートが来ましたので、教員の皆さん、回答お願いします！」とただ投げるだけではダメです。そのアンケートは本当に教員全員に展開する必要があるのか、そもそも大学として回答する必要があるのか、そういう判断も本部事務で行います。もちろんその判断は一係員でできることではありませんから、文科省からどのような依頼が来ていて、いつまでにどのような内容を求められているのか、大学として教員に回答を依頼して良いかの判断を部長まで確認する必要があります。

暇があるからこそ、大切なときに120%の力を出せる

　毎日業務に追われ、頭もはっきりせず、パフォーマンスが落ちるような自転車操業している人に冷静に対応できると思います？無理ですよね。大事な場面で冷静かつ的確に行動するためにもある程度の余力としての「暇」が必要だと私が考える所以です。そして、この「暇」な時に、いずれは行う必要の業務を少しずつ進めておけば、上記のような緊急の仕事が入った時も予定を調整して柔軟に対応できます。
暇な時間大切！！