ある日のお仕事：会議で宿題が出た！

前回、会議の運営に関する記事を書いたところだが、今回はそれに関連して、会議で宿題が出たときのことを紹介したい。

「宿題」ってワードが社会人一般に伝わるのか怪しいので、念のため、解説すると

その時にはすぐに回答したり、対応したりできなかったことで、後々に業務としてやるべきことをなんとなく「宿題」と呼んでいる。

宿題は無いのが一番なので、まずは会議のときに宿題が発生しないような下準備をしている。それでもときたま出てしまう…。今回は宿題の回避対策から実際に宿題が出たときの対応までを書いていく。

宿題なんて回避したい

　そもそもなぜ宿題が発生するのか。様々なパターンがあるが、だいたい委員会メンバーの興味が会議の趣旨から外れ、変な方向に進み、結果として「これってどうなっているの」とそれ今聞きます？！と返したい変化球が飛んでくるのだ。

これを回避するのは、もはや場数を踏むしかない。Aの議題を出したら、どんな変化球が飛んでくるか、ある程度予測して、それに合わせて、資料を準備したり、データを用意したりする。そうして、いわゆる「手持ち資料」と呼んでいるものを事務職員は時にたくさん用意して会議に陪席する。
（悲しいことに、ただの予測で用意した資料だから、使われずに終わることもある…。）

課内レベルの打ち合わせでも、たまにこの手持ち資料が必要になる。上司の性格が分かってくると、「あ、こっちの資料も念のため用意しておいた方がいいな」、「これ聞かれそうだな」というのが感覚で分かってくる。

「あのデータ、今すぐ出てくる？」と聞かれたら、「はい、こちらになります」とすっと出せたときは我ながら心の中で自分を褒める（笑
まぁ、すぐ出てこなくて宿題になることが多々あるんだが…。

どんなに準備しても宿題は出るときゃ出る

　時に用意の甲斐なく、「そちらについては確認して、改めて報告します」とその場では言わざるを得ないことがある。

例えば、予算Aで行う事業の会議をしているときに、いきなり「あ、そろそろ〇〇省からの△△事業の予算Bが入ってくるよね。あれってこっちの予算と合算して使えないの？」なんて聞かれる。

その予算Bも自分たちの部署が関係しているなら、もしかしたらすぐに回答できるかもしれない。でも、たいてい全く違う部署が管轄だったりするんだ、これが（なんなら△△事業すら初耳のときもある）。こういう時は迂闊に「使えると思います」なんて言えないので、きちんと確認した上で、後日お知らせします、となる。

　調べてすぐ答えが出てくるタイプの宿題ならまだカワイイ。時には、新たにデータ集計などの作業をしないと回答できない質問が飛んでくる。
例えば、それまで大学全体で統計を取っていたものに対して、「これ、部局別、地域別、男女別だとどうなるの？」なんて聞かれたら、基データを使用して、新たに集計しないといけない。

いやいや、それも聞かれる可能性あるんだから、用意しておけよ！と思うかもしれないが、手持ち資料を作るのにも時間がかかり、予測できたからといって、用意できるとは限らないのだ。なので、「あー、これ出したら聞かれそうだな…いや、今はこっちやってる暇ない！聞かれたら対応でいいや」とするときもある。
あまり具体的に書けないから、上のはぱっと思いついた例え話。実際に会議に陪席すると「そこに球飛んでいきます？？？！！！」ということが起こる！

大学職員として会議に関わると、あくまでも〇〇部署の職員として準備できることしかできない。でも、委員会メンバーが教員だと、教員にとっては教務的なことも会計的なことも研究推進的なことも全部「事務職員マター」って感覚がある。（全ての教員がそうではなくて、「これは〇〇部じゃたぶん分からないよね」みたいに聞いてくれる人もいる。）教務的な会議でいきなり研究推進的な宿題が出たら、その場ではどうしようもできない。そういう時は、「後日回答」で、研究推進の部署に照会したり、データ提供をお願いしたりして、宿題を完成させる。

以上、今回は会議の「宿題」にまつわる話の紹介でした。
宿題が出ないと、ほとんどの会議はゴールが見えて、気持ち楽になるが、重大な決定をする会議などはここからさらに新たな業務が発生する。
お偉いさん会議への付議である（個別名称言うと、身バレしそうだから、なんだか偉い人たちの会議としておく。）

委員会で決定したら、それで決まりじゃないの？と思う人もいるかもしれない。次回はそこらへんも含めて話していく予定。