私ではなくても同じ質で同じ業務ができるように

「＃仕事の心がけ」というお題があったので、私が大学職員として働いているなかで心がけていることに焦点を当てました。

最も意識しているのは、タイトルにもあるように、「私ではなくても同じ質で同じ業務ができるように」です。

どういうことかと言うと、異動が多い、かつ、業務内容が多岐にわたっている職場なので、担当者が変わった場合も、その人が私と同じ質で同じ業務をできるように、異動が生じる前の普段から業務の仕方を工夫しています。

「私と同じ質」と書くとなんだか上から目線感があるのですが、今まで担当者が変わって質が向上したって経験がほとんどなく、むしろ前任者との引継ぎが上手くいかずに、業務が滞っている経験の方が多いので、自然とこの言葉になった気がします。
要は担当者が変わるとだいたい業務の質が落ちるんです…私の職場。

では、具体的にどのように業務をしているのかについて説明していきます。

業務の流れを残す

　自分が担当した業務は、どのような経緯でその業務があり、どのような対応をしたのかなど業務完了までの流れを残すようにしています。

例えば、他部署から「こんなデータがほしい」と依頼があった場合、依頼がいつ来たか、その依頼について係（課）内でどのような対応をしたか、回答までの間に具体的にどのようなことを行ったか（ミーティングや部課長・研究科長・理事等への説明など）を共有フォルダ内のメモに残しています。フォルダも時系列に並ぶように日付を含めるなどしています。

　私が経験した最悪なパターンとして、依頼があったことから回答した形跡まで残っていないことがありました。その依頼が毎年あるものだと、「昨年もお願いして多いのですが」と相手から連絡が来て、初めてその依頼の存在を知ることになります。なお、依頼者が慣れている人だと「参考に昨年いただいたデータを送付します」と依頼時に教えてくれて、回答がスムーズにできるので、私も依頼側の時はなるべく前回はどのようなデータをいただいていたかをお知らせするようにしています。

　業務の流れを残しておけば、業務完了までにどのような作業が発生するか分かるので、スケジュールを見積もるのにも役立ちます。特に部課長・理事などへの説明が必要な業務は早めに説明相手の予定を確保したり、説明日の目安を決めないと、あとは了承を取るだけなのに、部長が忙しくてそれが終わらくて回答できない！なんてことにもなります。

意思決定の経緯・根拠を残す

　学内選考の結果、他大学への対応など何らかの意思決定が行われた業務では、そこに至るまでに経緯・根拠を必ず残すようにしています。

部課長・研究科長・理事などが関わる業務だと特に重要だと考えています。例えば、学内の支援事業などで選考の上、支援対象者を決めるとき、たまに細かい審議が必要なケースがあります。募集要項に則り、「Aさんは応募資格があるからOK、Bさんはそもそも資格を満たしていないから不採用」など、明示されている基準によって、採否が決められる場合なら、そうやって決めたということが分かれば十分です。しかしながら、裏に色々あったり、応募者に別の思惑があったりとグレーな申請が出てくることもあります（闇）。そういう時は、慎重に審議が進むので、意思決定まで経緯や根拠を残して、「それゆえに採用/不採用」となったと後の人が見ても分かるようにしています。

　なぜ、これらの作業が大切かと言うと、細かい対応が必要なケースに限って、忘れたころに「前にこれと似たことあったよね。あの時どうした？」など当時の経緯を調べる必要が出てくるからです。そんなとき、経緯も根拠も残っていないと本当に大変なんです。「なんでこんな意思決定したんだ？！」と…。

作業メモ・マニュアルを残す

　これまで説明したような少し重要度が高い業務以外でも、自分が作業したときのメモやマニュアルは必ず業務と並行して残しています。
メモは作業の合間にちょこちょこ残し、マニュアルは一つの業務が終わったら、自分の振り返りも兼ねて作成しています。引継ぎの時に「さぁ！引継ぎ書作るぞ！」では遅いと思ってます。その時、困ったこととか苦労したことって時間が過ぎると忘れちゃうんですよね。だから、異動が決まってから引継ぎ書を作ると、本来は引継ぎすべき重要な点が漏れがちになります。

まとめ

　今回、お話したことは、私なりに同じ業務を同じ質で行うために必要だと思って行っていることです。担当者が変わると、質が落ちる原因の一つに引継ぎが上手くいっていないことが考えられるからです。ここで言う引継ぎって後任に直接伝えることだけでなく、自分の仕事の跡を残すことも含まれていると思っています。忙しいと忘れがちになるので、noteの記事にすることで、私自身も気持ちを改めて業務に取り組んでいきたいです。

以上、私の仕事の心がけでした。