【導入事例】履修生の管理から単位認定作業までFileMakerで一元化。履修生管理及び単位認定システム
こんにちは！
株式会社Pepo広報インターン生の小山です。
今回は、「履修生の管理から単位認定作業までFileMakerで一元化。履修生管理及び単位認定システム」と題して、新潟大学医学部災害医療教育センターの開発事例を営業担当者へのインタビュー形式でご紹介します。
お客様情報
新潟大学医学部災害医療教育センター
新潟大学医学部災害医療教育センターは、継続的に職域を超えて組織横断的な災害医療を実践することができる教育を実施し、実災害時に活躍できる次世代の災害医療人材の養成を行っています。
事業内容 教育機関
開発価格帯 ー
URL https://www.med.niigata-u.ac.jp/disaster/
開発に至った経緯
ー 導入前の課題は？
・膨大なデータ入力やチェック作業に時間を要していた
・会議資料を含めた情報共有資料が複数存在しており、作成作業に負担がかかっていた
・データ量が多く管理が煩雑になっていた
ー どんな要望があったのか？
・複数のファイルで管理している情報を、FileMakerで一元化したい
・可能な限り作業を自動化させることで、業務の正確性や効率を高めたい
開発したシステムの詳細
ー どんなシステムを開発したのか？（機能一覧）
履修生管理
研修管理
履修申告受付（外部システム：フォームメーラー連携）
Webセミナー出席管理
履修証憑管理
単位認定管理
帳票出力(PDF：部会資料／履修証）
ー システムの構成は？
利用環境：デスクトップPC（Windows）
ライセンス：Claris FileMaker Pro 19
開発のウラ話
ー 開発で苦労したのはどんなところ？
フォームメーラーやウェブセミナーの参加情報の、履修生から送られてくる情報の取り込みの方法に苦労しました。
この情報を取り込む方法はどうしても変えられない部分だったので、これをどう活用してシステムを開発するのか考えるのが難しかったです。
もともとは、メールで送られてきた資料を、手動で個人のフォルダに移して、管理・記録して、会議資料にしてとすごく複雑で面倒な作業でした。さらに、それを100人以上の履修生に対して行っているので数も多くて本当に大変でした。
しかし、履修生にやってもらうことを増やすことも減らすこともできなかったので、もともとの履修生が資料を送る方法は変えずに、いかにシステムを用いて自動化できるかが１番の課題でした。
ー お客様に喜ばれた機能は？
開発の面で喜ばれたのは、フォルダの自動生成機能です。 導入前は、自分でフォルダに名前を付けて作成されていましたが、その手動でやっていたことを自動化したことが喜ばれたポイントです。 この機能によって、メールで届いたファイルを一旦フォルダに入れておいて後で記録できるなど、以前よりも柔軟にデータを出し入れしたり移動したりすることが可能になりました。
今回の事例ではライセンスを購入する必要はありませんでしたが、FileMakerのライセンスはNPOや教育機関には、お得な価格で購入いただけます。
まとめ
今回のインタビューから、まず導入前のデータを管理して、会議資料を作成するのを１人の職員の方がされていたことに驚きました。そして、弊社が開発したシステムによって、その方のお仕事がよりスムーズに便利になったことに業務システムを導入することの価値を感じました。
また、お客様に寄り添い一緒に考えて、お客様の業務に本当に必要なシステムを導入できるのが、オーダーメイドのシステムの良い点だと思います。
業務システムを導入したい方、今よりもっと良くしたい方、ぜひ弊社にご相談ください！
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弊社（株式会社Pepo）では、ファイルメーカーをはじめとしたノーコード／ローコード開発ツールを使って、このようなオーダーメイドの業務システムを開発しております。「なんとかしたいけど、どうしたらいいかわからない・・・」といった、ふんわりしたご相談でも、お気軽にお問い合わせください。
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