オンラインワークショップ開催にあたって意識すること①
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オンラインワークショップ開催にあたって意識すること①

新型コロナウイルスの感染拡大の影響で首都圏を中心に在宅で仕事をする人が増加していて、「テレワーク疲れ」なんて言葉もニュースサイトなどでは頻繁に目にするようになってきた。

僕も基本的にはテレワークがメインでワークショップの講師や講演も基本的にはZOOMで行っている。

4月にリリースしたLocal Dialogueという住民対話カードゲームもオンラインで数回実施しており、オンラインワークショップにおける注意すべきことが分かってきたので記録の意味も込めて書いていきたい。

■ZOOMに入室した瞬間からアイスブレイク
これは全員が顔見知りの企業研修のような場面ではなく、ワークショップイベントのような初対面の方が多い場面で特に気をつける必要があると感じている。

まず、自分がリアルイベントに参加した時を思い出してみよう。
会場に到着し、受付を済ませて、ワークショップであれば複数テーブルが用意されていて、人もまばらに座っている。なんとなく雰囲気が合いそうな人がいるテーブルに近づき

「ここ空いてますか?」

とわざとらしく聞いて、

「どうぞどうぞ!」

と言ってもらい着席する。

「みなさんどんな繋がりなんですか??」

「いやいや、僕らもここで知り合ったんです!」

「えー!昔から知り合いな雰囲気出てましたよー!」

「あははははー!」

なんてやり取りをしてるうちに、ワークショップが始まる。

この感じが懐かしくて書いてるうちに泣きそうになってきたが、このやりとりが現在のオンラインイベントの場合はない。

仮にZOOMの場合、主催者から届いたメールに書いてあるURLとパスワードを入力し待機ルームにて入室許可を待つ。そして、ホストに入室を許可してもらいオンラインワークショップの部屋に入室する。

たまに音楽が流れている会もあるが、ほとんどは無言。カチャカチャと講師が準備をしている音やミュートになっていない参加者の叩くキーボードの音。みんなが開催を待っているであろう静寂感が果てしなく続く。

これに耐えられずに一度はZOOMに入室したけど、数分で退室した経験がある人も多いのでは?と思う。リアルイベントに比べてオンラインイベントは、会場の心理的安心感を出すのが圧倒的に難しい。著名な人の講演を聞くような形式は全く問題ないというか、むしろオンラインの方が個人的に好きなくらいだが、ワークショップは完全にマズイ。

3月くらいから主催者側も参加者側も5回以上経験して、ようやく分かってきたことがある。それが、小見出しに書いたZOOMに入室した瞬間からアイスブレイクの重要性だ。

■入室した瞬間に「こんにちは!」

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再び想像してほしい。

誰も知り合いがいないオンライン空間のワークショップに参加したとしよう。

ZOOMの入室が許可され、ポロンポロンとジャズが流れている。

参加者は20人くらいいる。

ビデオがONになっている人が半分くらい。

みんな画面に向かって作業をしている感じ。

開始時間になり、急に講師が画面共有をしてワークショップが始まり出す

講師から自己紹介のお題が出てチャット機能を使って簡単な自己紹介を書き込むように指示される。

とまあ、こんな感じのワークショップが最近多いと思うのだけど、これはこれで工夫を重ねて出来てきたスタイルだと思うので素晴らしいと思う。

オンラインワークショップ初期の今は何が正解か分からないので、どんどん色んなことに挑戦すべきなので僕はあえて違うやり方に最近挑戦している。

僕の挑戦はこんな感じだ。

ZOOMの許可をこちらが出して、参加者が入場した瞬間に

「○○さん、こんにちは!!!声聞こえますか?オンラインなのに参加してくださって超嬉しいです!!よろしくお願いします!」

と声をかけて、反応をもらうことを意識している。

というのも、入室した人が瞬間的に退室するという事態が何度か起きてしまったからだ。オンラインワークショップはリアルイベントよりも圧倒的に雰囲気づくりに拘らなければ瞬間的に退室されるという危機感があり、入室した瞬間に「こんにちは!」のやり取りをするようになった。

入室した瞬間「こんにちは!」作戦を実施して何度か開催しているのだが、瞬間的に退室者は今のところ出ていない。

■徹底的にパワポとチャット機能、ブレイクアウトルームを使いこなす

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ワークショップに参加された方は想像できると思うのだが、一方的に聞いていれば良い講演とは違い、「話す」「書く」「アイデアを出す」「ポストイットに書き込んで貼る」などワークショップは身体性を伴う活動が多い。

オンラインでどうやってそれを実現するのか問題については、パワポ(keynote)、チャット機能、ブレイクアウトルームを徹底的に使いこなすことで何とかなることが分かってきた。

チャット機能を活用してオンラインイベントを実施している方は多いと思うのだが、チャットは書き込みが増えると流れてしまって一つ一つを追えなくなる。そこで書き込みのテーマごとに区切ってチャットを見やすくするために

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という感じで区切りを視覚的に入れると分かりやすくなる。

また、チャットに書き込んでもらった内容をパワポでカードのような形式にして表示していくという方法も有効だ。

これはパワポ操作に慣れたスタッフがいる前提なのだが、自分の言った意見(書き込んだ意見)が画面共有のパワポに反映されていくので参加者の姿勢も前のめりになっていくのが分かる。ワークのアウトプットの見栄えも良いので、手応えを感じている。

また、ブレイクアウトルームを活用してグループごとのディスカッションを行い(ここもパワポでディスカッションを可視化)、メインセッションに戻った際の全体発表でスライド共有をすることで、他のグループのワーク内容も視覚的に見えるのでワークショップをしている感じがかなり出る。

このように、チャット機能、パワポ(keynote)、ブレイクアウトルームをフル活用することでオンラインワークショップのクオリティが上がることが分かってきた。

■場所を問わないワークショップが当たり前の時代

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リアルでのワークショップが懐かしくて涙が出そうになるが、もうリアルで集まって実施するワークショップは以前ほど開催しないと思う。というのも、昨日開催したオンラインワークショップは四国や神奈川の少し離れた場所からの参加してくれた方もいた。2週間ほど前は北海道と繋げて簡単なワークを実施した。

ワークショップのクオリティが上がってきたので、正直オンラインの方が圧倒的に効率が良い。しばらくは密集した空間でのワークショップの実施は難しいと思うので、間違いなくオンラインでの実施が当たり前になると感じる。

ただ、僕らが関わっている地方のネット環境が整っていない地域や高齢の方が多い地域で、まちの課題を住民の方と共に洗い出し解決方法を考えていくワークはオンラインだと難しい。

さらに、何かしらの理由でインターネット環境に接続できなかったりデバイスの問題で参加したくても出来ない方をどうするのかといった問題にも向き合っていく必要性がある。

そういった意味で、まずは僕らがオンラインでのワークショップの良いところも悪いところもとにかく経験しまくって、ノウハウを貯めて公開していく必要があるなぁと使命感に近いものを感じている。

人の温もりが大好きで、夜遅くまでスナックでカラオケで70年代ソングで騒ぐのが大好きな僕にとって、急速な世界の変化は寂しい。でも、やれることを全力でやった先に新たな温もりを感じれる場所があると信じて走り続けたい。

またアップデートします。

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一社)Society5.0・地方創生推進機構 代表理事 / Local Dialogue 共同代表 / ボノ株式会社 取締役COO / 丸の内ヴィクトリーナ 代表 / エンジニアによる社会課題解決プログラム 地方創生VI 創設者