中小企業の勤怠管理業務を自動化。勤怠情報の一元管理で、管理業務の煩わしさを大幅にカット!!
政府が重要課題として推進する「働き方改革」の実現に向けて、働き方改革関連法が施行され、それにともなって関連法案が次々に改正されました。
この法律の目玉の一つは、「時間外労働の上限規制」が新設されたことです。これにより、企業は長時間労働を抑制するために、業務効率化による生産性の向上が求められるようになりました。
業務効率化を図るにあたって、労働時間の把握は必須事項です。また、労働者には正しい労働時間の申告や管理が求められることになります。しかし、勤怠管理のための作業は単純作業が多く、作業時間が長時間かかることもしばしばあります。そのため、アナログ作業による勤怠業務はエラーが起きやすいという問題を抱えています。
勤怠管理の自動化を行うことにより、業務効率の向上と、エラーが起こるリスクを抑えられるという2つの効果が期待できます。さらに、人事業務の効率化を行うことで戦略的な業務に費やす時間を増やし、ひいては企業のさらなる発展を目指すことが可能となります。
1. HRTech活用による効果
1.1 従来のアナログ作業により起こる弊害
アナログ作業による勤怠管理業務を行うと、以下のような弊害が起こると考えられます。まず、自己申告による不正が発生する恐れがあります。また、手作業で集計するため、転記ミスのリスクも考えられます。さらに、裁量労働制が導入されるなど、雇用形態が多様化することにより勤怠管理が煩雑になり、ミスが起こる可能性が高まります。
1.2 手作業に頼った従来の勤怠管理が抱える課題
このようにアナログな手法による勤怠管理では、膨大かつ複雑な作業を行うことはミスを誘発する可能性が大きく、効率的な働き方にそぐわない手法であるといわざるを得ません。
そこで、HRテクノロジーを活用することによって、作業時間を短縮することが可能になります。さらにデータの打ち間違いや計算ミスなど作業は自動化されますので、人的ミスの削減も可能になります。
また、現在は働き方改革の導入やダイバーシティの尊重などに伴い、在宅勤務制度の導入を採用するなど働き方の多様化しています。HRTechを導入することによって、勤務体系が多様化・複雑化する状況においても、勤務状況の正しい把握が可能になります。
2. HRTechサービスを使うことのメリット、デメリット
2.1 HRTechサービスのメリット
それでは、HRTechサービスを使うことのメリットをお伝えします。
2.1.1 コスト削減
それまでは従業員、担当部門人事が手作業で行なっていた作業を、HRTechを導入することによりで人的コスト削減につながります。
2.1.2 業務効率アップ
HRTechを利用することにより、勤怠データの集計作業時間を大幅に削減することができます。また、手作業で記入・集計されていた勤怠データが、ブラウザの入力フォームやICカード、やスマホアプリなどのツールから自動的に収集・集計されることで、煩雑な計算業務を行う必要はほとんどなくなります。さらに、システムが自動的に収集・計算を行うため、手作業で行う際に発生する可能性のある人的ミスを防ぐことができます。
2.1.3. 不正打刻防止
勤怠管理システムの打刻方法には、静脈・指紋認証など生体認証システムを活用したものや、顔認証システムを活用したものがあります。これにより、本人以外が打刻することは不可能なので、不正打刻を完全に防止することができます。さらに、「GPS打刻機能」を搭載したHRTechでは打刻と同時に位置情報も記録するため、外回りの多い営業職での不正打刻防止が可能です。
2.1.4. 給与計算との連携
HRTechでは勤怠管理から給与計算まで一連の作業が管理可能ですので、業務時間を削減し、効率的な管理業務が可能です。
2.2 HRTechサービスのデメリット
一方で、HRTechを導入するデメリットにはどんなものがあるでしょうか。
デメリットとして挙げられるものは、作業内容それぞれに特化した勤怠システムサービスを別々に組み合わせて運用する必要があるということです。
これらのサービス間は連携されていないため、手作業で情報をインプットする必要があります。複数サービスを活用する際にはこの課題とうまく付き合い、効率よく勤怠管理を行わなければなりません。
3. 勤怠管理サービス６選
HRTechはサービスは多岐に渡り存在しており、どれを使ったらいいか判断に困ることがあります。そこで、ユーザーの多い有力サービスを選抜してご紹介します。
3.1 ジョブカン勤怠管理
ジョブカン勤怠管理は、5名から1万名まで25,000社以上が導入する勤怠管理のスタンダードです。特徴は、スタッフの所属部署や雇用形態ごとに細かい設定ができることです。多くの機能を備えておりさまざまなことに対応可能でありながら、シンプルでわかりやすいデザインを備えており、スムーズに導入することができます。また、サポートが完全無料であることも嬉しいポイントです。無料お試し期間が30日間ありますので、まずは使ってみて導入するかどうかを決められます。
3.2 ジンジャー勤怠
ジンジャー勤怠の特徴は、業界初のAIによるエンゲージメントアラート機能を実施していることです。AIが勤怠管理のデータから従業員の業務や会社に対するエンゲージメントを分析し、モチベーションが低下傾向にある社員を察知し、人事担当者にアラートを出すことで社員の退職を防ぎ、組織力の強化につなげられるという仕組みです。アプリにはチャット機能を搭載しており、チャット内の打刻スタンプや打刻修正などの申請・承認も全てチャット内で行えますので、従業員が気軽に利用できます。システムにはリアルタイムでシフト管理が反映され、状況把握や調整がいつでもできる点は、管理職には嬉しいのではないでしょうか。これらの充実した機能を、業界最安値1ユーザーあたり300円からという価格で利用できます。
3.3 CLOUZA(クラウザ)
CLOUZAはタブレット端末やパソコンでタイムレコーダー代わりに出退勤の打刻が可能であり、勤怠データの集計も行えるクラウドベースの勤怠管理サービスです。タブレット端末やパソコンでタイムレコーダー代わりに出退勤の打刻、さらに勤怠データの集計まで行えます。従業員が使用するスマートフォンやタブレットなどから打刻できる移動型と、オフィスに設置しているPCやタブレットから打刻できる設置型など、働き方に合わせた打刻ラインナップを選択できますので、会社の実情に合わせて使うことができます。また、30日間のトライアル期間を設けていますので、まずは試してからの導入することが可能です。
3.4 AKASHI(アカシ)
AKASHIは勤怠管理の利便性と UX にフォーカスしたHRTechサービスです。WEBやアプリ、ICカードから打刻することによって、申請用紙やタイムカードが不要になります。カスタマイズ性が高いサービスですので、従業員も管理者も説明書がなくても利用をスタートできる UI と UX の良さがポイントです。利用開始までの流れは全てWEBで行えるため、煩わしい手続き不要で利用を開始できる点が、忙しい人事労務担当者にとって嬉しいポイントです。
3.5 kincone（キンコン）
kinconeは交通系ICカードをタッチするだけの勤怠管理・交通費精算管理サービスです。従業員が普段通勤の際に使用しているSuicaやPASMO、モバイルSuicaなどのIC定期券をタッチするだけで、出勤/退勤時間と交通費情報を同時に読み取る仕組みです。1従業員月額200円からという低コストを実現していますので、導入ハードルが低く利用しやすいサービスです。
3.6 キングオブタイム
キングオブタイムは14年の歴史を持つ勤怠管理システムです。すでに16,000社に導入され、利用ID数は130万と、多くの会社とその従業員から信頼されています。管理者と従業員の間での遅刻・早退、有給休暇等の勤怠申請・承認（ワークフロー）といった煩雑な手続きもスムーズに行うことができるうえ、離れた複数の拠点でもリアルタイム一括勤怠管理ができる点が特徴です。さらに、オペレーションサポートは月に何回利用しても無料、1人300円（月額）から利用できる上に初期契約費用は必要なく、導入拠点数分の打刻機器代のみといった点も人気を集めています。
4. HRTechを複数利用する際の煩雑な作業は「Yokotsuna（ヨコツナ）」で解決
人事・労務のサービスは、自社に合わせたものを導入することが非常に重要です。ただし、導入したサービスが連携されていないと、整合性を保つためにデータチェックの必要が生じることがあります。
パブロフの提供する人事労務自動化クラウドサービス「Yokotsuna」は、人事労務に関する作業を自動化・効率化するサービスです。
4.1 簡単操作で自動化・効率化を実現できるYokotsuna
Yokotsunaの特徴として、以下の3つが挙げられます。
・特徴１：簡単！データ入力
普段使用しているExcelからデータをコピーしてウェブブラウザに貼り付けるだけで、データ入力が完了します。
・特徴２：更新データはまとめて一括登録
一括してデータを登録することができますので、1つひとつのサービスを開いて更新する手間が省けます。
・特徴３：定例作業は自動実行
承認依頼、入力データの締め作業などの定例作業は、カレンダーに登録しておけば自動実行されるので、作業漏れの心配がありません。
4.2 ご利用方法
Yokotsunaベータ版(無償版)の利用は、サービス提供元であるパブロフ株式会社のこちらのページからお申し込みいただけます。
＜最後に…＞
働き方改革を推進し、従業員は働きやすい仕組みや環境を整えるにあたって、長時間労働の抑制は企業にとって重要課題です。
そして、その第一歩は勤怠管理から始まります。やみくもに業務時間を削減するのではなく、従業員の実情に合わせて非効率的な業務時間を削減することを人事部門から働きかけることにより、働き方改革が実現できるのではないでしょうか。
人事部門で勤怠管理業務の効率化を行うことで戦略的な業務に費やす時間を増やし、ひいては企業のさらなる発展を目指すことができます。
勤怠管理業務の自動化を可能とするHRTechの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
ありがとうございます！