クライアントとのやり取りで大切なこと

皆様こんばんは！

7月に無事に引っ越しが完了し、ようやくエアコンのある生活を送ることができました！
エアコンなしの生活は本当にきつかった。。。皆様も熱中症にはお気をつけて！

さて、今日は「クライアントとのやり取りで大切なこと」について書いていきます。

クライアントとのやり取りで大切なこと

相手を悩ませないメッセージを送る

誰かとやり取りをする際、「これってどういう意味だろう」と思うことってありますよね。社内であれば気軽に『こういう意味ですか？？』と確認できますが、クライアントだとすぐに返事がこない可能性があります。
そうなると、業務を進められなくなってしまいますよね。

こちらから発信する場合も同じく、相手にうまく伝わらなければ「どういう意味だろう……」と相手を悩ませてしまいます。これにより、相手に無駄な時間を使わせてしまうことになります。

では、相手を悩ませないメッセージを送るにはどうすればよいのか、以下にて3つのポイントをご紹介します。

1.先に結論から伝える
まずは「何を伝えたいのか」を相手に伝えておくことで、そのあとの言葉がすんなり頭に入ってきやすくなります。
たとえば、先方に提案するときは「弊社としては◯◯のほうが良いと考えます」と記載します。そのあとに理由を述べることで、『結局何が言いたいの？』と相手が混乱するのを避けられます。

2.なるべく長文にならないようにする
長文になるとどうしても途中で『何が言いたいんだろう』と思われてしまいます。そのため、なるべく長文にならない文章にすることが大切です。
もし長文になりそうなときは、箇条書きがおすすめです。

例）

弊社としては、以下の理由により◯◯が望ましいと考えます。
・〜〜〜可能性があるため
・〜〜〜可能性があるため

最初は「クライアントに送るメッセージを箇条書きで送るのは丁寧さに欠けるのではないか」と思っていましたが、文章を長々と書くよりもスッキリして読みやすいし、理解もしやすいのでわたしは箇条書きを活用しています。

3.ナンバリングをする
確認してほしいこと、伝えたいことが複数ある場合は、ナンバリングを活用すると見やすくなります。

例）

1）◯◯について
〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜
2）△△について
〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜
3）□□について
〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

番号を振っておくと相手の見落としもなくなるのでおすすめです！

先回り思考でメッセージを送る

先回り思考でメッセージを送るとは、「この内容を送ったらこう返ってくると思うから先に伝えておこう」ということです。これは知識と経験がないと難しいケースもありますが、先に答えを準備しておくことで相手とのメッセージのやり取りを最小限に抑えられます。

NG例）

自分「今度◯◯について会議を行いたいです」
相手『了解しました』
自分「ありがとうございます。では、いつがよろしいでしょうか？？」
相手『◯日△時はどうでしょうか？』
自分「申し訳ございません。その日は別の予定が入っておりますのでほかにご都合のよろしい日時をご教示いただけますと幸いです」

上記の場合、何度も相手とのやり取りが発生します。お互いにすぐ返信できない状況だと、このやり取りだけで数日かかってしまう可能性もあります。
その点、下記の送り方であればやり取りを最小限に抑えることが可能です。

OK例）

自分「今度◯◯について会議を行いたいのですが、よろしいでしょうか？可能でしたら、ご都合のよい日時をいくつかご教示いただけますと幸いです」
相手『了解しました。◯日△時・×日△時・■時△時はいかがでしょうか』
自分「ありがとうございます。では、×日△時でお願いいたします」

相手が返信しやすいメッセージを送る

これはやり取りの内容にもよりますが、相手が「Yes」「No」だけで答えられるようなメッセージを送るのがベストです。
たとえば、「〜〜のほうがよいかと存じます。こちらで進めさせていただいてもよろしいでしょうか？」というようなメッセージであれば、相手が「はい」の一言で返すことができます（「はい」が前提の場合ですが）。

もし相手が言っていることに対して自分の認識があっているか不安な場合は、「〜〜〜と解釈しましたがこの認識であっておりますでしょうか？」と確認します。

ここでもし「すみません、理解できなかったので再度ご説明いただいてもよろしいでしょうか？」と返すと相手が最初からメッセージを考えなくてはいけません。
しかも、『わかりやすく伝えるにはどうすればよいか』と最初に送る文章よりも考えなくてはいけないので、相手の負担になります。

その点、どこをどう解釈したのかを記載しておけば、間違っている箇所だけの説明で済むため相手の負担を減らすことができます。

まとめ

メッセージの送り方次第で相手の返信負担を軽減できますし、やり取りを最小限に抑えることが可能です。
「自分だったらこっちのほうがよい」と思っていても相手にとってはそうでもないこともあって難しいですが、メッセージを送る前にまずは「どうしたら相手の負担を減らせるか」を考えてみるとよいかもしれませんね。

それでは今日はこの辺で！おやすみなさい！