自信とやる気を育てる
おはようございます！
6月16日日曜日
今日はお休みをいただいております。
トレーニングはOFF
起床後のあさんぽをして
お部屋の掃除をしてから
今日はマクドナルドにきました。
マクドナルドは天井が近くて
音響の圧迫感がすんごい。
ゆっくり作業するにはやっぱりスタバかなと思いつつも
環境を言い訳にしてはいけないと
戒めながら今週のnoteを更新していきたいと思う所存です！
現職での出勤も残すところ5､6日となり
日に日に時間の過ぎゆくスピードが加速していくように感じている
今日この頃です。
最後まで最良の別れに向けた不断の努力を頑張ろうと思います。
先日、今年度を迎えて3ヶ月が経過したところですが
今年1年間のビジョンと活動計画について
施設のスタッフを集めて
ホームミーティングを企画させていただきました。
ミーティングや会議というと
多くの人は
面倒だなとか、早く終わらないかなとか
ネガティブなイメージを持つ人が多いものですが、
先日のミーティングは
もっと良く出来たかもという課題を残しつつも
徐々にみんなの表情が明るくなっていくのを
ファシリテーションしながら感じていました。
ホームミーティングを実施した後
嬉しいことに、
モチベーションが上がりましたとか
ミーティングが楽しいと初めて思ったとかメッセージをくれる方がいて
概ねポジティブな言葉をフィードバックしていただき
自分としてもやって良かったなという満足感に一杯になりました
（会議後は喋りすぎた代償か頭痛が酷かった笑）
なので
今日は会議やミーティングを設計する上で大切にしたいことについて書いていきたいなという風に思います。
結論、私が作りたい会議やミーティングの信条は
みんなのやる気と自信を育てる会議にすること
です。
冒頭に書いたように
会議に対してネガティブなイメージがつきまとうのは、
その場におけるリーダーが一方的に喋っていたり
出来ていないことに関して
なんで出来てないの？
どうして出来ないの？
こんな風に問い詰められるような感覚があるからではないでしょうか？
人間の性質的に（人間語るな笑）
なんで？なんで？
そんな風に問い詰められたら
誰だって気分は良くないものです。
ちなみになんで？なんで？と原因を相手に問い詰める
働きかけのことを『フィードバック』と言います。
フィードバックって仕事において大切に思われている節があるけれど
使い方次第で相手を問い詰めてしまって
相手の自信ややる気を奪ってしまうことに繋がりかねないので
注意が必要な気がしています。
なんで？どうして？
って聞いている方も少しフラストレーションが高まっていくのを感じるし
問い詰められている方は言わずもがな。
双方にとってあまり有益な時間とは思いませんが、
このような会議が平然のように実施されているような気がするのです。
そんな会議は絶対にしたくない😅笑
ではどうすれば、
相手のやる気や自信を奪わずに
自信とやる気を育てる会議をすることができるのでしょうか？
まだまだ自分も勉強中なのですが
自分自身の備忘録も兼ねて
今回、会議を企画した上で意識したポイントについて書いていきます。
①空間作り
一つ目は空間作りです。
即ちこの場をどのような場にするのか？という合意の形成です
会議でよくあるのは
否定されるのが怖い、間違っていたらどうしよう
そんなネガティブな気持ちが働いて、
発言がなかなか出てこないという状況です。
なので１番最初に
どんなルールがあれば発言しやすくなるのかについて
メンバー全員でルールの決める。合意をする。
イメージとしては居酒屋のテーブルです🍻
居酒屋のテーブルでは主体性を持って発言できるのに
会議では発言出来なくなってしまうのは、
先の否定とか不安などの要素が強いからで
それらの要素を除去するためのルールをみんなで作ります。
有効な会議を作るためには
いきなりアジェンダを進行するというよりも
コミュニケーションを取る上での
心理的安全性を守るためのルールづくりをしてから
進めた方が後の撮れ高が強いなというのは
前回のミーティングで自分が感じたことです
ちなみに前回のミーティングで
全員で決めたルールは
・全員1回は挙手して発言する
・人の話は大きく頷いてきく
の２点でした。
せっかく会議するなら
みんなが安心して発言できる空間づくりをして
みんなの脳みそを使った方が良いアイディアが生まれたりするものです。
②会議の目的を共有する
空間作りが完了してから
会議の本題について進めていきます。
が、まだアジェンダの進行はしません。
1番大切なのはこの会議の目的を
共通認識としてメンバーで共有することです。
会議が60分あるとして
会議が終了した後にどのような状態になっていれば最高なのか
この会議の目的を明確にすることから全ては始まると思っています。
目的なき手段は機能しません。
また、会議のための会議とかは時間の無駄なので。
先日の会議の目的は
ホームにおけるビジョンの共有しチームを作ることを目的としたので
おはなしの内容としては抽象度が高いお話になりましたが
自分が一方的に話す時間よりも
グループディスカッションも交えながら
仕事に対する価値観だったり
マインドだったりと
自分自身を見つめなおしてもらととともに
私たちがどんな人と一緒に働いているのか
改めて“知る“時間に出来たのではないかなと思います。
組んで織りなすから組織となりチームになります。
そしてチームには目的があります。
それは会議一つとっても同様で
会議の目的をみんなで共有し
目的を果たすためにアジェンダに進んでいくからこそ
その会議に価値が生まれてきます。
③アジェンダの作成
空間作り⇨目的設定
この手順を踏んでようやく、アジェンダの進行になります。
目的を果たすために/目的に向けて前進させるために
話し合う必要があることを
アジェンダに組み込んで話し合います。
手順を踏まずにいきなりアジェンダに飛びつく会議も多いですが
目的なき会議は終わったあとに
結局なんの時間だったの？状態になってしまうので
とにかくこの手順を守ることが大切。
目的設定ありきのアジェンダです。
前回はチームを作るという目的のもと
ビジョンの共有と
ビジョン達成に向けた活動計画の共有
というアジェンダを立ち上げました。
組織に構成としては
上流の目的があって
その目的を果たすために
各プロジェクトやチームの目的が生まれて
目的を達成するためのアクションプランについて話し合うというのが
部門部門で取り行われるべき会議になります。
そこへの落とし込みはこれからの課題かな。
④フィードフォワードの関わり
会議の価値って何かを考えると
会議そのものに意味はなく
やっぱり会議が終わったあとに
行動が変わって現実が理想に向けて
前進していくこと/変化していくことに価値があるのではないでしょうか？
なので会議して終わりではなく
会議の中で何かアクションプランを決めて終わるということは外せません。
アクションを求める関わり方として
大切なのはフィードフォワードの関わり方です。
会議も日常の会話一つとっても
あらゆる事象について話をするときの目的は「未来の改善」一択です。
なのにも関わらず冒頭のように
出来ない出来なかった原因についてフィードバックすることって
何か意味があるのでしょうか？
個人的には意味ないなと思ってしまいます。
あらゆる事象に対してまず理想を設定する
その理想に向けて『これからどうするか』だけを考える。
未来、改善するために
過去出来なかった理由を探すよりも
これからどうしたらできるのかを考える。
どうしたら出来るか考える過程の中で
出来なかった理由を網羅して考えることは必要かもしれませんが
最初から出来なかった理由をメイントピックに話す必要は全くないというのが自分のスタンスです。
理想の未来を作っていくために
『これからどうするか』の一点突破です
こんな風にみんなで作り上げていく未来は明るいと信じていますし
チームってそんな風に作っていくものだと
私自身は自負しているので
中々うまくいかないことも多いですが
『これからどうするか』だけを考えて
アクションを積み重ねていければ良いんじゃないかな！
中々文章を書くというのは
頭を使うことでして、
この記事を書いていたら早いこと２時間が経過してしまいました笑
今日はこれから人とあってお話したり
読書したりと予定が満載なので
良い１日にしていきたいなと思います。
皆様も良き日曜日をお過ごし下さい🤝
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