テレワーク環境で考え直すべき、会議体３つのポイント

新型コロナウイルス感染症の影響で、一気に広がったテレワーク。しかし、環境はテレワークになっても、惰性で今まで通りの会議体が続いていたり、極端に会議が減った会社も少なくありません。今回は、テレワーク環境での適切な会議体を考え直す上でのポイントを整理します。

■会議への参加メンバー

従来の会議でも、全体MTG・経営MTG・部課長MTG、など、様々な階層でミーティングが行われていたことと思います。

テレワーク環境で変わったのは、
①会議に気軽に参加しやすくなった
②会議で決定したことを自分の部下に周知することが難しくなった
という２点です。

これにより「あまり仕事のないＡさんは会議に参加していたのに、同じ階層のＢさんは優秀で忙しかったため参加していなかった」といったことが起きやすくなります。

Ｂさんは不満に思い、仕事のパフォーマンスは落ちるでしょう。会議に参加させやすくなったからといって、平仄の揃わないメンバー選定はご法度です。

■会議の時間

オンライン会議の特徴として、時間が短く終わる、という点に気付いている方は多いでしょう。

これは、全体のリアクションを確認しながら話すのが難しく、決められたことを一気に話すためです。

今までは１時間の時間で行っていたことでも、３０分程度で本題は終わるかもしれません。このとき、余計な話題にまでリーチしないことが大変重要です。そうした思い付きのような話は、無駄に時間を食うことがほとんどです。

また、オンライン会議では、聴いている側の集中力が持ちにくい、という特徴もあり、話が脱線すると、７割のメンバーは聞いていません。

会議時間を１時間に設定するのをやめ、３０分、または４５分といった形で集中して実施しましょう。

■会議の前後にやるべきこと

最後に、会議前の準備と、会議後の議事録などの共有について触れたいと思います。

オンライン会議システムでは、画面共有や、チャットツールでやり取りができるため、会議中は全員がつながっている感覚を持ちやすいです。

しかし、会議の前や後は、共有資料は誰かのローカルなＰＣドライブに保存されていたりして、手の届かないところにいっていまいます。

オンライン会議を実施する場合の会議資料や議事録は、Googleスプレッドシートなどのグループツールをはじめから利用しておくことを強くおすすめします。

これにより、会議の終わった後、あの資料をメールでください、といった２度手間を防げますし、議事録は会議終了と同時に共有されます。

また、会議前にあわてて資料の差し替えをすると、最新バージョンがどれか分からなくなったりと混乱をきたしますが、グループツールを使っていれば、原本ファイルは常に１つしかなく、他の人の発言中にこっそり修正しておくことも可能です。

一般社団法人日本パートナーCFO協会　編集部