打合せ記録簿てどうやって書くの？？

4月も中旬に入り、新入社員も早い方で各部署に配属されている頃かと思います。

会社の雰囲気に慣れましたでしょうか？

書類の整理や電話の取次ぎなど、会社員になって覚えなければいけないことはたくさんあると思いますが、中でも重要で大変なことは「打合せ記録簿の作成」です。

筆者も入社1年目のころ、打合せ記録の作成に大変苦労しました。

今回は、打合せ記録簿がなぜ重要なのかと、書く上でのポイントを執筆していきたいと思います。

ちなみに、筆者は建設コンサルタント会社に従事しており、他業種と若干異なるかもしれませんので、あらかじめご容赦ください。

建設コンサルタントへ入社した方は、まずこちらをご覧ください。

■打合せ記録簿が重要な理由

まず、打合せ記録簿とは、「発注者や上司・先輩との打合せで、協議された内容について記録したもの」を指します。

『打合せの内容を書いていけば、いいんでしょ？？』と軽視していると、どこかで落とし穴にはまってしまいます。
では、なぜ重要なのかを考えていきましょう。

打合せ記録簿は、「協議過程の証明書」

打合せ記録は、備忘録、メモ、打合せ後の作業タスクではありません。
打合せ記録簿は、「協議過程の証明書」と考えてください。

業務を進める中で、こういう場面があります。

【発注者】「先日の打合せで、○○のデータ構築を今週までにと依頼しましたが、進捗状況いかがですか？」
【自分】「…『ん？そんなこと言われたっけ？』」

このような場面で、発注者が打合せで「言ったか」「言っていないのか」、自分が「聞いたのか」「聞いていないのか」が、この時点ではわかりませんよね？
このような場面で、記録簿を確認します。

仮に、記録簿の【依頼事項】という項目の中に「データ構築の依頼」と記録がない場合、そのような依頼はなかったと確認できます。

このように協議してきた過程を記録簿を通して、随時共有しておくことで、協議過程の証明となります。

打合せ記録簿は、「進捗状況の客観的確認ツール」

打合せ記録簿は、自分と発注者だけでなく、時には上司も見ることになります。

上司は特に、新入社員の進捗状況が気になります。記録簿に残して、上司に共有することで、次のタスクやアドバイスをくれたり、未然にトラブルを防止することにもつながります。

その他にも、電話や立ち話のついでに大事なことを言われることもあると思います。そのような時は、メールでもいいので、話した内容の確認メールを送っておきましょう。

■記録簿作成のポイント

肝心な記録簿の作り方について、筆者が重要と感じている３つのポイントをご紹介します。

ポイント１：要点を押さえろ！

記録簿は、noteで書いているような記事ではなく、記録であるため、要点をしっかり押さえておく必要があります。
例えば、以下の５つ項目に分けながら整理しては、いかがでしょうか。

・【決定事項】：その協議で何を決定したのか。
・【確認事項】：その協議で何を確認し、保留となっているのか。
・【依頼事項】：その協議で双方が何を依頼したのか。
・【今後の予定】：上記の事項をいつまでに実施・決定していくのか。
・【その他留意点】：協議に上がっていない伝達事項など。

協議で重要なのは、何が決まって、何が確認中で、何が未解決なのかをしっかり記録に残し、そのスケジュール感を共有することが大切です。

ポイント２：誰が言ったことかを明確にしろ！

上記の協議事項が受注者からの発言なのか、発注者からの発言なのかを明確に記載しておく必要があります。これは、どちらが何を決定し、何が宿題となっているかを明確にするためです。例えば、以下のように、一つ一つ整理しながら書いていくことをお勧めします。

【確認事項】
・○○について、データ構築を6月中に完了していただきたい。完了したデータについては、メールで送ること。（発注者）
⇒承知した。ただし、データ構築にあたり、■■の情報が不十分であるため、情報提供いただきたい。具体的に不十分な箇所は、追って伝える。（受注者）

【依頼事項と今後のスケジュール】
・5月中旬まで：受注者が貸与希望情報リストを作成し、発注者へ依頼
・5月末まで：発注者から受注者へ資料等一式を準備・提供
・6月末まで：データ構築を完了し、発注者へ送付

ポイント３：見た目に徹底的にこだわれ！

記録の内容ももちろんですが、見た目も重要です。
よくやってしまう悪い例は、打合せで協議した内容順に記録簿を作成してしまうことです。
打合せ中は、「途中で思い出したから伝達した内容」や「資料単位で説明した内容」を織り交ぜながら話しており、その通りに作成しても見難いだけです。

重要なのは、以下のようにメリハリをつけることです。

［例］
◎最も重要な決定事項を記録簿の最初に統一して記載
◎ジャンル（協議事項や作業単位）ごとに項目を分けて記載
◎資料番号、頁数など、打合せでわざわざ言わない事項も明確に記載

もちろん、上記以外の基本的な「テイストの統一」「インデントの活用」のような文書上で見やすい工夫も必要となってきます。
（noteにインデント機能がないのが、惜しいところです…）

あとがき

本日、紹介した事例等は、あくまで筆者の実績等で活用しているものです。会社によってフォーマットが違ったりするかもしれませんので、会社内でいい事例（記録簿）を探してみましょう。
客観的にみて伝わる記録簿（素人がみても内容が理解できる記録簿）があなたにとって、作りやすい記録簿だと思います！

Cover Photo by Takuma OBARA

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