「プロジェクト」ってどうやって始まるの？

プロジェクト経験者は、
「今、○○○プロジェクトに参画しています。」
「○○○プロジェクトをやっています。」
などと言うことがあると思います。

では、その「○○○プロジェクト」は、どうやって始まったのか、
きちんと説明できるでしょうか。

プロジェクトを立ち上げる時には、プロジェクトの目的、条件、内容などの定義文書である「プロジェクト憲章（プロジェクトチャーター）」を作成します。そして、この中で「プロジェクトマネージャー」の権限も定義されます。

では、「プロジェクト憲章」は誰が作成するのでしょうか。

「プロジェクトマネージャー」のアサイン、プロジェクト要員の調達は誰が責任を持つのでしょうか。

「プロジェクト」の始まり方って不思議なことありませんか？

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プロジェクト憲章は企画書

「プロジェクト憲章」では、役割と責任の予備的な説明行い、プロジェクトの主要な目標の概要を示し、主要な利害関係者を特定します。

つまり、プロジェクト憲章は「企画書」のようなものです。目的、目標、制約条件、前提条件などが明文化されていますが、大まかな内容が書かれているものです。それだけでは、プロジェクトを始めることはできません。

その後、アサインされた「プロジェクトマネージャー」がより具体的に詳細なプロジェクトのための計画書を作成する流れとなります。

プロジェクト立案のためには、「プロジェクト憲章」のほかにも必要な情報があります。

「要求文書」
そのプロジェクトがビジネス・ニーズをどのように満たすか、その仕様、手法、作業内容、進め方などあらゆる要求事項が明文化したものです。

「スコープ記述書」
前提条件、制約条件等をもとにプロジェクトの範囲を定義したものです。
成果物仕様、作業内容・方法、プロジェクト完了条件、プロジェクトマネジメント方法論、レビュープロセス、会議や報告書など、プロジェクトの対象業種や業態、組織によって「スコープ記述書」に記載される内容は多様です。プロジェクトを始めるための前提条件や制約条件などを定義する場合もあります。

プロジェクトマネジメント計画書は今回のプロジェクトのための計画書

プロジェクトのスコープが決まり、今回のプロジェクトをどのようにマネジメントするのかを決めていきます。
これが「プロジェクトマネジメント計画書」で、次のようなことを明文化する目的があります。

なぜそのプロジェクトが必要なのか

プロジェクトゴールは何でしょうか。
プロジェクトが取り組む問題、提供する価値（バリュープロポジション）は何でしょうか。
プロジェクト・スポンサー は、なぜ賛同して支援するのでしょうか。

「プロジェクト・スポンサー」とは、プロジェクトマネージャー「後ろ盾」となる組織や人物のことで、プロジェクト成功の共同責任者であり、プロジェクト成功への支援を行います。
会社組織の中では、「プロジェクト・オーナー」、「プロジェクト統括責任者」などと呼ぶこともあります。

そのプロジェクトで何をするのか

プロジェクトで実行される作業は何でしょうか。
主な製品やサービス、成果物は何でしょうか。

誰がそのプロジェクトに関わるのか

プロジェクト責任者、プロジェクトマネジャーは誰ですか。
プロジェクトに関与するのは誰ですか。

そして、プロジェクト内でその人々の役割や責任は何でしょうか。

「責任分担表（RAM: Responsibility Assignment Matrix）」
プロジェクトチームには様々な役割がありますが、皆さんのプロジェクトでは責任分担表を作成し運用していますか。
例えば、RACI図に基づく形式で作成する場合、Responsible（実行責任者）、Accountable（説明責任者）、Consulted（協業先）、Informed（報告先）などを定義します。活動（タスク）とリソース（個人やチーム）を軸にした表を作成し、マスの中にR、A、C、Iを書き込み、それぞれの活動におけるそれぞれのリソースの役割を定義します。

そのプロジェクトはいつまでに完了すれば良いのか

プロジェクトのタイムラインはどのようなものでしょうか。
プロジェクトには明確なマイルストーンがありますか。また、そのマイルストーンそれぞれはいつ完了する必要がありますか。

「プロジェクトマネジメント計画書」に記載すること

「プロジェクトマネジメント計画書」の目的を確認しましたが記載する内容はどうでしょうか。

「プロジェクトマネジメント計画書」には、プロジェクトの実行、管理、制御など、どのようにプロジェクトを管理するかについて記述します。

記載項目（大項目）の例：
・スコープ管理
・要件管理
・スケジュール管理
・財務管理
・品質管理
・資源管理
・利害関係者の管理
・コミュニケーション管理
・プロジェクト変更管理
・リスク管理

プロジェクトの始め方のまとめ

「プロジェクト」の始まり方/始め方の流れを確認してきましたが、プロジェクトは独自性がある活動ですので、プロジェクトで用意すべき定義文書もいつも同じではありません。

小さなプロジェクトだから文書不要？

そう勘違いされる方もいらっしゃいますが、そのようなことはありません。

「プロジェクト憲章」には "Why”が書かれています。
要求文書、前提条件、制約条件を確認できたら、”What”を「スコープ記述書」で定義します。
プロジェクトマネジメント計画書で”How”を示す。

対象業種や業態、組織によって類似プロジェクトに近い形式で準備することになっている場合も多いですが、漫然と過去プロジェクトや先輩の模倣をするのではなく、その意味を理解しておくことをおススメします。

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さて、冒頭出てきた次の疑問についてはどうでしょうか。

「プロジェクト憲章」は誰が作成するのか？
（答え）「プロジェクト憲章」は「プロジェクト・スポンサー」が発行するものです。プロジェクトマネジャーが作るものではありません。

「プロジェクトマネージャー」のアサインは誰がするのか？
（答え）「プロジェクトマネージャー」は、「プロジェクト憲章」その責任と権限を含めて定義されます。

プロジェクト要員の調達は誰が責任を持つのでしょうか？
（答え）プロジェクトマネージャーが「プロジェクトマネジメント計画書」にて資源マネジメント、調達マネジメントとしてどのようにマネジメントするかを定義します。

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以上、今日はここまでです。

プロジェクトの立ち上げに関してだけでも、多くの参考情報が世の中にありますが、この記事では本質を理解していただきたい思いで書いています。
用意すべき情報、定義文書の意味を理解した上で、方法やテンプレート、その他の参考情報にアクセスしてみていただけますと幸いです。

読んでいただきありがとうございました。