【テンプレート付】私のNotionによるプロジェクト・タスク管理例
新年早々にNotionによるプロジェクト・タスク管理について書いた。あの時は、正月休みでまだ仕事が始まっていないときに書いたものだった。あれから1か月たったが、Notionの利用がかなりなじんできた。そして、その中でカスタマイズした。
今回、カスタマイズしたNotionを紹介したい。あわせてテンプレートも作ったので共有しておきます。（Duplicateで取り込めます）
このテンプレートは 1．タスク と 2．プロジェクト に大別される。
1. タスク
1．タスク は次に述べる 2．プロジェクト を細分化したものだ。プロジェクトは大きすぎて1度に行うことができない。これを一定時間枠でこなせる単位に小さくしたものがタスクだ。私は、ビューをBoard Viewにし列を曜日に設定している。
こうすることで、1週間を俯瞰することができるし、曜日の変更もドラッグアンドドロップで簡単に動かせる。予定通り完了したら、チェックボックスにチェックを入れると、フィルター機能によりビューから消えるようになっている。
あわせて、今週行わないタスクもこのリストに入れている。今週のタスクだけでなくすべてのタスクを示したが下の図だ。進捗状況というプロパティに、This week、Active、Pending、Futureというラベルを作り、This weekになっているタスクだけが上に挙げた週間ビューに表示される。現行で動いているタスクにはActiveをつけているが、その中で今週行いたいタスクにThis weekをつける。
2. プロジェクト
プロジェクトはある程度の規模の大きな単位の仕事で、ゴールまでに何段階かのプロセスが必要となるものだ。例えば、何かのセミナーを開いたり、大きな書類を仕上げるといったものだ。1週間から長ければ半年にわたってコツコツ進めるものを想定している。こういったものは、その場の勢いではどうすることもできず、早めに取り掛かり計画的に進めることが成功につながる。
さて、私はどういう風に管理しているかというと、下のようにギャラリービューにして、カードのように並べている（下のテンプレートは2個しか表示していないが、実際は10個以上のプロジェクトが常駐している）。
なぜギャラリービューがよいかというと、パッと見で今どういうプロジェクトが走っていて、どのくらいの進捗で、そもそも最終目標は何なのか、といったことがビジュアル的に見えるからだ。
細かい設定としては、Card PreviewをContentにする、Propertyで締め切り日を明示する、達成率を表示するといったこともしている。
達成率はRollup機能で表示する。詳しくはテンプレートでいじくった方がわかりやすいが、簡単に言うと、Relation機能でタスクとプロジェクトを紐づけ、1つのプロジェクトに紐づけられている全タスクのうち完了したタスクの割合をRollup機能で表示している。
3. 実際の運用手順
ここから私が実際に運用している手順をまとめておく。上に紹介しなかった細工も出てくるが、テンプレートでいじってみてください。
１）まず大きな仕事が発生したら、1．プロジェクトのNewの V マークをクリックし、「New Project Template」を選ぶ。そうすると、テンプレートが呼び出される。
２）プロジェクトページに最終目標や留意点を書く。上で説明した小タスクリストにタスクをガンガン入れていく。次にあるタスクリストにプロジェクト達成に必要な細かいタスクをガシガシいれていく。そうすると、Relation機能で紐づいた1．タスク リストに自動でタスクが入っていく。
３）次に、1．タスクにうつり、Viewをリストビューにして、入れたプロパティや以前から入っているタスクを俯瞰して、進捗状況をActiveやThis weekなどにラベリングする。（複数のタスクを一気に変更したいときは、マウスでまとめて選んでから、右クリックすると、Propertyを一括変更できるので便利。）
４）今度はViewをBoard Viewに切り替え、This weekのタスクを今週できそうな曜日に振り分けていく。この時、カレンダーアプリで空き時間を見て、現実的に遂行可能な時間帯に入れ込んでいく。
５）実際にタスクをやりきる。
６）定期的にプロジェクトを見直しして、ゴール達成への軌道修正を図る。
以上のような流れで運用している。
実は、このテンプレートは少し前に、とあるサイトで見つけたものを参考に簡略化して作ったもの。この当時は全然使いこなせなかったが、紆余曲折の果てに、再チャレンジして今に至った。
※この時の記事は以前、別のサービスに書いたブログにまとめている。
以上、もし少しでもいいなと思った方はぜひテンプレートを使ってみてください。（了）
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