【改】Notion x TickTick の自分なりの具体的な使い方 Ver.2
新年早々にNotion→Ticktickという流れがよいのではないか、という記事を書いたところ、2桁の「スキ」をいただいた。おそらくNotionとTickTickという新しいツールの組み合わせがウケて、読んでもらえたのだと思っていた。でも、最近まっさらな気持ちで読んだら、改めて良いツールの組み合わせだと実感した。
この記事を書いたときはちょうど帰省していて、一時的に仕事から離れている環境だったからか一部理想が含まれていた可能性があり、いざ仕事がはじまってみると、Gmail経由で様々な仕事がたくさん入るようになり、カチッとトップダウンで立てたプロジェクト通りに収まらないことが多くみられるようになった。そして、そのうちGoogleサービスメインで運用した方が勝手がよいと考えGoogleカレンダーとGoogle Tasksで運用したり、Googleカレンダーと親和性の高いTodoistを使ったりといろいろ試していた。
さらに、Notionでのタスク管理もいろいろ試して、いくつか記事に書いた。これはこれでとても便利で、Notionの可能性を感じられた。このような経緯で、TickTickの使用を中断していた。
ただ、Notion活用は記事にまとめる分にはスマートな方法のようにみえるものの、実際にタスク管理をしていく上でうまく回っていないことが出てきてしまった。
そんな中、ふと新年に書いた自分の記事を読み返してみて、思うところがあり、再度使ってみたところ、便利さを再発見することになり、再び有料版に入り使い始めた。
前書きが長くなったが、今回は、そんな紆余曲折を経た上で、プロジェクト・タスク管理の具体的な運用方法を記し、その考え方を整理しておきたいと思う。
※大枠の考え方
大枠の考え方は以前の記事と大きく変わっていない。1. Notionで中長期的なプロジェクトを管理し、それを踏まえて2. TickTickで短期タスクを実行する。これにNotion以外から入ってくるGmailなどからの仕事も取り込んでいくという流れだ。
ただ、今回はTickTickの使用を一度やめたり、Notionの沼にはまったり、紆余曲折を経た上で、Notionのシンプルな使用、TickTickの便利な点、これらを別の角度から補完するアナログ的工夫について書こうと思う。
1．Notion (中長期プロジェクト管理、ストック情報)
以前も書いた通り、中長期プロジェクトやストック情報の保管場所として使用している。今年に入ってから、比較的複雑な運用方法を試してきたが、TickTickに高い機能性が備わっていることを再確認し、シンプルな運用方法にスリム化した。
ポイントとしては、 現在抱えているプロジェクトを俯瞰できるように、ざっくりした管理を心掛けることだ。
基本的なビューはギャラリービューとし、できるだけポンチ絵（一目で現状が分かる図）を各プロジェクトノートに盛り込むことで、視覚的に把握できるように心がけている。プロパティは基本的に、最終締め切り日の他、80%締切日というものを設定している。80%締切日とは、細かい体裁ではなく幹の部分を素早く仕上げるための〆切日だ。つまり、2段階〆切を設定している。これは、個人的に大事な仕組みだと思う。
また、プロジェクトに関わる情報は随時、プロジェクトページに入れていくようにしている。これも以前はテンプレートを使っていたが、今は形式をシンプルにし、情報を放り込んで、一目でプロジェクトの要諦がつかめることを優先するよう工夫している。
一方、細かいタスク管理は後述するTickTickにその座を譲った。
以前は、小タスクをプロジェクトとRelationして進捗状況を％表示するような工夫をしていた。しかし、小タスクごとに重要度の強弱が違い、進行状況をうまく反映していなかった。また、整備に労力がかかり、本当に忙しくなると、うまく機能しなくなってしまった。
Notionはカスタム性が極めて高いので、様々な可能性を秘めているが、それゆえ自分だけの仕組みもできてしまい、その整備も自分でやることがでてくる。その点、後述するTickTickは頻繁にアップデートされており、世界中のユーザーからフィードバックもかかっている。
ということで、一時は細かく使っていたが、今は本来のデータベース管理の優位性を利用し、データベースとしてプロジェクトの把握をするようにしている。ちなみに、今回のテーマから外れるので詳しく書かないが、Notionではプロジェクトの他に、情報データ（読書記録、アイデア記録）、契約情報なども管理している。いずれもストック情報管理としての利用ということでしっくりきている。
2．Ticktick (短期タスク実行、フロー情報)
さて、ここからはNotionでざっくり整理したプロジェクトを着実に実行するため、TickTickを用いる。Notionとの関連を意識するため、私は、「リスト」機能を使っている。リストというのは、タスクの親玉のこと。
つまり、「Notionのプロジェクト＝TickTickのリスト」となる。
実際は、ここにNotionプロジェクト以外から細々したタスクが入ってきたり、日々の忘れがちなルーティン（リマインドメールを送る、など）なども入れているが、これはすべて「Inbox（受信箱）」に入れている。よって、リストは、各Notionのプロジェクトとその他（Inbox：受信箱）となっている。
さて、TickTickの基本的な使い方は他の人の記事に譲り、私自身が思うTickTickの便利な点を3つに絞って書いていきたい。（習慣機能（Habit管理）については今回割愛する。）
私が思うTickTickの点は以下の3つ！
(1) カレンダー機能により、タスクの渋滞が起こりにくい点
他のタスク管理アプリはリスト化が主なので、時間的な管理がやりにくい。タスクをたくさん作ったはいいが、結局消化しきれないということが頻発する。そこで、Googleカレンダーなど他のサービスとの連携が必須となる。
一方、TickTickは有料版になってしまうが、瞬時にカレンダービューに簡単に切り替えられる点が本当に素晴らしいと思う。
最近知った点としては、優先度に応じてタスクを色分けできる点だ。リストごとの色分けと優先度ごとの色分けの2種類が設定できる。これにより、本当に集中すべきタスクが一目瞭然になる。現実的には、見積もっていた時間を超過することが起こってしまう。そういう時に、重要度が高いタスクは延長してもよい、などの対応ができる。
私は、新規タスクのデフォルトを優先度（低）に設定し、青色で表示されるようにしている。週の始まりや1日の始まりに点検し、本当に集中したいタスクのいくつかを優先度（高）にすることで、メリハリのあるタスク管理ができると思う。
さらに、細かい点だが、TickTickはGoogleカレンダーなど外部カレンダーを取り込める。ただ、双方向ではなく、他の記事ではその欠点が指摘されていた。ただ実はこの点はほぼ問題ない。というのも、確かに新規スケジュールはGoogleカレンダーで作る必要はあるが、一度TickTickに取り込んでしまえば、後からTickTick上で修正することができる。なので、予定の最終的な行き場をTickTickとして問題はないと思う。（注：Web版だと外部カレンダーの修正はできないようです）
実際には、一日の始まりにタスクが同じ時間帯に重ならないように時間の微調整ができるので、現実的なタスク遂行に一役買っている。もちろんリマインダー設定もデフォルトで備わっており、設定時刻になるとポップアップで表示される。また、完了済みタスクは薄い色でカレンダーに残すことができる点も気に入っている。
(2) サブタスクを容易に作れる点
この点はTodoistなど他サービスにも備わっているが、TickTickはサブタスク作成が容易だ。
実は、サブタスクは2種類あるようで、1つはタスクの「説明欄」に作成する方法、2つ目は別のタスクを入れ子にする方法。前者は親タスクが短時間で終わるもの向け、後者は別々の時間帯で何回かに分けて行うもの向けだと個人的にとらえている。
これまで他のサービスではほぼサブタスクを作っていなかったが、TickTickは簡単に作成できるので、できるだけタスクを細切れにしてサブタスクを作るよう心掛けている。
また、少しそれるが、各タスクの「説明欄」にタスクの説明を簡単に書くこともできる。どうも、これ自体も結構ハイスペックらしいが、今回は説明を割愛する。
(3) 各タスクでポモドーロテクニックが適応できる点
これも便利。ポモドーロテクニックは25分＋休憩5分を3~4サイクル回す方法だが、TickTick内で各タスクに適応できる点は非常に便利だと思う。さらに、前もって各タスクが何ポモドーロでできるか見積もって入力しておくこともできるので、ゴールが見えやすくなる気がする。
その他、iOS版では＋の長押しで即座に音声入力に切り替わったり、Apple watchからも音声入力が簡単にできる点など、痒いところに手が届く設定がいろいろとある。
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以上、TickTickについて3点書いたが、他にもまだまだ便利な機能が眠っている。無料版だとカレンダー機能が使えないが、その他の多くの機能は使えるので、まず無料版でしばらく使ってみて判断するとよいと思う（私のように一周回って便利さに気づくケースもあるので）。
ただ、すでに書いた通り、カレンダー機能は本当に優秀だと思うので、月300円払うだけの価値は十分あると思う。
3．紙媒体 (アナログ的管理、デジタル管理の穴を埋める)
以上、Notion→TickTickの運用方法を記した。しかし、個人的には、これにアナログの要素もプラスすることが必要だと感じている。デジタル情報だけだと、どうしても漏れが生まれるし、なんといっても紙に書く方が早く書ける。
また、タブレットで手書きメモツールを使うのでもいいと思うが、私としては、あえて物理的な紙媒体にすることに意味があると感じている。
具体的な方法は、１クリアファイルにつき１プロジェクト（TickTick上ではリストに相当）の書類を入れ、これらをまとめて親クリアファイルに入れて、常に持ち歩くという方法。実際は、紙にきれいに書くというわけではなく、例えば書類の最新版を印刷したり、思いついたことを汚く殴り書きしたものを入れたり、といった管理だ。ずっと前にもこの方法を試しており、それを再度取り入れてみたという格好だ。
上述した通り、この方法の良い点は、アナログの視点からデジタル管理の漏れを防ぐことができる点だ。作っている書類を一度プリントアウトしてみたり、現状のタスクを一度紙に洗い出してみると、そこで見えてくるアラやつながりが見つかったりする。物という実体のある媒体だからこそだと思う。
以上、Notion→TickTickというデジタル2ツール、そしてそれと対応する（アナログ）クリアファイル管理という3つに分けるのが良いと、現時点で感じている。結局は、新年に書いた時点にほぼ戻っただけだが、紆余曲折を経たことで、Notionの良い点、悪い点、TickTickの高機能性の再発見、アナログの必要性を実感した。
個人的には、1つのツールで無理やりすべてをやろうとするのではなく、3つのツールに分けてもいいんだという風に自分の中で納得できたことが収穫だと考えている。複数の方法で一部重複したりとスマートでないとしても、大事なのは着実にプロジェクトを遂行していける仕組みづくりであることは肝に銘じておきたい。（了）
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