学校でONLYOFFICEを導入して生産性向上を実現しよう
事務の仕事をもっと簡単にしたい、教員と学生のコミュニケーションをもっとスムーズにしたい、というお悩みがありますか？あるいはセキュアかつリーズナブルな料金で利用できるMS OfficeやGoogle Workspaceのようなソフトウェアをお探しですか？
今回の記事では、学校のあるある問題を解決できるONLYOFFICEのソリューションをご紹介していきます。
ONLYOFFICEとは？
ONLYOFFICEは、オンラインオフィススイートの一つであり、文書作成、スプレッドシート、プレゼンテーション作成などのオフィス作業を効率的に行うための包括的なツールセットを提供するソフトウェアです。ONLYOFFICEは、教育機関、学校、大学などの教育環境において非常に役立つツールとして利用されています。
ONLYOFFICEの主な特徴と利点は以下の通りです：
オンライン共同作業: ONLYOFFICEは、複数のユーザーが同時に文書を編集できるオンライン共同作業環境を提供します。これにより、教師や生徒がリアルタイムで共同プロジェクトを進めることができます。
多機能: ONLYOFFICEには、ワードプロセッサ、スプレッドシート、プレゼンテーション作成ツールが含まれており、多くのオフィス作業に対応しています。教材の作成からレポートの編集まで幅広い用途に利用できます。
クラウドベース: ONLYOFFICEはクラウドベースで提供され、どんなデバイスからでもアクセス可能です。学校内の異なるデバイスから一貫性のある作業が可能です。
セキュリティ: ONLYOFFICEはデータのセキュリティに配慮しており、アクセス制御、データバックアップ、暗号化などのセキュリティ機能を提供しています。学校のデータを安全に管理できます。
カスタマイズ可能: ONLYOFFICEはカスタマイズが可能で、学校のニーズに合わせて設定を調整できます。教育機関ごとに異なる要件に対応できます。
ONLYOFFICEは教育機関における文書作業の効率化やコラボレーションの強化に貢献し、学校向けのオンラインオフィスソフトウェアとして広く利用されています。
問題１
学内外のコミュニケーションを簡単にしたい
ファイル共有はローカルサーバーの共有フォルダー、あるいは全部メールで共有するというのは、時間や労力的には高いと思いませんか？必要なファイルがどこに行ったのか、ファイルやフォルダーへのアクセスをどうすれば設定できるのか、もっと綺麗で分かりやすいインタフェースが欲しい！のようなことですね。
以下では、これらの問題について説明し、ONLYOFFICE WorkspaceとONLYOFFICE DocSpaceを使用してその問題の解決策をご紹介します。
学内のファイル共有とコミュニケーションの問題:
データの断片化: 学校内でのファイルや情報が異なる場所に散在しているため、データの断片化が発生し、情報の一元管理が難しい。
バージョン管理の難しさ: 複数の人が同じファイルを編集する際、バージョン管理が難しく、誤ったバージョンのファイルが使用されることがある。同時に複数の人が一つのファイルを編集することができないこと。
セキュリティリスク: 敏感な学内データが適切に保護されていない場合、セキュリティリスクが高まります。
コミュニケーションの不足: 教師や生徒、職員間のコミュニケーションが不足しており、プロジェクトの進行や情報の共有が滞ることがある。
分かりにくいインターフェス: 共有フォルダーのインターフェス、その設定や管理画面がわかりにくいので、時間がかかりすぎる場合もある。
ONLYOFFICE Workspace、ONLYOFFICE DocSpaceを使った問題の解決:
データの一元化: ONLYOFFICE DocSpaceは、学校内のファイルやデータを一元化するためのプラットフォームです。ファイル、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、デジタルフォームなどを一つの場所で簡単に管理できます。
バージョン管理: ONLYOFFICEはリアルタイム共同編集をサポートしており、複数のユーザーが同時にファイルを編集できます。バージョン管理が容易で、以前のバージョンに簡単にアクセスできます。
セキュリティ: ONLYOFFICE DocSpaceはデータセキュリティに焦点を当てており、アクセス制御、データの暗号化、バックアップなどのセキュリティ対策を提供します。学校のデータを保護するための堅固なシステムを提供します。
コラボレーションとコミュニケーション: ONLYOFFICE WorkSpaceにはコラボレーションツールが統合されており、チームプロジェクトの管理やコミュニケーションを強化します。コメント、チャット、タスク管理などの機能を通じて効果的なコミュニケーションを実現できます。
ONLYOFFICE WorkspaceとONLYOFFICE DocSpaceは、学内のファイル共有とコミュニケーションの問題を解決し、教育機関が生産性を向上させ、効率的な協力を実現するためのツールとして活用できます。これらのツールは、学校内の情報を統合し、セキュリティを確保しながら協力とコミュニケーションを促進します。
問題２
ソフトウェア費用を低くしたい
学校は予算制約に直面しており、ソフトウェアライセンス費用が大きな負担となることがありますね。教育環境で必要なツールを提供しつつ、財政的な負担を軽減する方法を模索する必要があります。
以下に、MS Office、Google Workspace、そしてONLYOFFICEの料金と利点を比較し、ONLYOFFICEの選択理由をご説明します。
1. MS Office
ライセンス費用: MS Officeは、ライセンス費用がかかるプロプライエタリソフトウェアです。学校が多くのコンピューターにライセンスを購入する必要があり、結果的に高額なコストがかかります。
クラウドサービス: Microsoft 365を使用すると、クラウドサービスが含まれますが、これにも追加の費用がかかります。
2. Google Workspace
ライセンス費用: Google Workspaceは、比較的低いコストで利用できます。教育機関向けに無料のプランも提供されていますが、制約がある場合もあります。
クラウドベース: Google Workspaceはクラウドベースのサービスであり、学校内のどのデバイスからでもアクセスできます。
3. ONLYOFFICE
ライセンス費用: ONLYOFFICEはオープンソースのオフィススイートで、基本的な機能は無料で利用できます。有料版も提供されており、追加機能やサポートが必要な場合に選択できます。
オンプレミスまたはクラウドベース: ONLYOFFICEはオンプレミス（学校内のサーバーに導入）またはクラウドベースで利用でき、学校のニーズに合わせて選択できます。
ONLYOFFICEの選択理由:
低コスト: ONLYOFFICEはライセンス費用が全くかからない無料版もあり、また無制限のライセンスを購入できるため、学校の予算にやさしい選択肢です。
オープンソース: ONLYOFFICEはオープンソースソフトウェアであり、カスタマイズが可能で、教育機関の要件に合わせて調整できます。
セキュリティ: ONLYOFFICEはデータセキュリティに重点を置いており、学校のデータを安全に保護します。
クラウドまたはオンプレミス: ONLYOFFICEはクラウドまたはオンプレミスで利用でき、柔軟性があります。
学校でのソフトウェア費用削減を検討する際に、ONLYOFFICEは財政的な負担を軽減し、必要なオフィススイート機能を提供する優れた選択肢と言えるでしょう。
問題３
無料でOfficeファイルを作成・編集したい
テキスト文書、スプレッドシート、プレゼンテーションやデジタルフォームなどのOfficeファイルを作成、あるいは編集を無料でしたいのですか？
そうであれば、２つのパターンがあります！
デスクトップ／モバイルアプリをインストールする
ONLYOFFICEのデスクトップ版、またはモバイルアプリは無料でインストールできるため、学校のパソコンやAndroid＆iPhoneのモバイルデバイスで全部の機能をご利用いただけます。ONLYOFFICE DocSpaceの無料アカウントを作成する
オンラインで文書を作成したり、共同編集をしたりしてみたい方には、ONLYOFFICE DocSpaceの無料アカウントをおすすめします。
学校のニーズに応じて無料で利用できるONLYOFFICEのソリューションをぜひ一度お試しください。
まとめ
この記事では、ONLYOFFICEを導入して学校内のコミュニケーションを向上させる方法をご紹介しました。いかがですか？
ONLYOFFICEでは、文書の作成と共同編集も組織内外のコミュニケーションもできるので、ぜひお試ししてみて欲しいと思います。
何かのご質問、ご意見があれば、コメント欄でぜひ教えてください。
それでは、また次の記事でお会いしましょう〜