報告書を書くときは、以前のやつを「編集」して作成した方がいい理由

会社では出張報告書や日報・週報などの報告書作成がたくさんあり、定年退職した後でもボランティア事業で自治体から補助金支給を受けるときに活動報告書の提出を要求されます。

報告書作成地獄！

そう思ったこと、誰でも一度ぐらいはあるでしょう。

押し寄せる報告書の提出期限までにどうやって書きあげたらいいか、しかもそれを読む上司やお役所担当者から再提出を言われないようにするためにどうしたら良いでしょうか？

うまく上司やお役所担当者に了承のハンコ（あ！ハンコはもう押さないか！）をもらうための秘策は、

以前提出した報告書を再編集して提出したらいい

これでだいたいオーケーです。

とは言え、最初の一発目と次に提出する報告書は少し苦労するかもしれません。同僚が以前書いて「良かった💮はなまる！」のようなステキな報告書を見つけ出し、その良いところを真似て自分の報告書として提出してみて、それを読む・点検する人の意見も一応丁寧に聞いて改良し、次の自信作報告書を書きあげる努力は要ります。

一旦まあまあの出来だと受け取られた報告書が出来たら、もうこっちのものです

その次の報告書は、あらためて白紙の報告書書式をパソコン画面に広げるのではなくて、前回作ったまあまあ作品の報告書ファイルをパソコン画面に持ってくるところから始めます。

１．まず前回の報告書作品のファイルをコピーします。そしてコピーしたファイルの名前を最新の名前にします。

２．コピーして名前変更したファイルを広げます。そしてそこにある以前の報告書の内容を書き換えていく、つまり編集作業！です。報告書を書くというより「編集して新しいのを作り上げる」感じで進めます。

まず日付を新しくします。タイトル名も新しくなるでしょう。提出先は、これは変わらないかもですね。

「標記出張報告の件、下記のとおり報告いたします」とかいう枕詞もそのまんまリユース可能です。という具合に見ていくとけっこう前回報告書に書いてある文章がそのまんまそっくり使いまわせるわけですね。だから報告書書式などという真っさらな書式をダウンロードするのではなくて、以前の報告書そのものから編集した方が早いわけです。

仮にワードのバージョンアップとかで書式ファイルが変わっていたとしたら、まず新しいバージョンのファイルを持ってきて、そこに以前の報告書文章を張り付け、それをベースに編集作業してもいいぐらいです。

報告書作成速度は以前のものベースに編集する方が圧倒的に速いです

この速さは、リユース可能な文章があるからだけではありません。

報告書は読み手が読みやすいように内容展開が並んでいることで読み手のウケ度合いが決まるわけで、報告する話題をどう並べるかに腐心することがよくあります。こういうときに前回のまあまあの出来栄えの報告書が役に立ちます。

前回と同じ序列で書き並べるのがデフォルトの作成方法です。つまりそのように書いたら可もなく不可もないような報告書が完成するでしょう。どうでもよい消化試合のような報告書は迷わずこの方法で書いたらいいでしょう。

でも少しは中身を読んでもらって意見を聞きたいとか、そういう向上心がある場合は、前回報告書の書き方を改良するように書きます。

以前書いた自分の文章を読んだとき「あー！！こんな幼稚な書き方してて・・・」と思うこともあると思います。そういう箇所は後々に見つかるものです。それこそ自分の進歩の証と言っていいです。

だから改良を加えるのですね。

イチから白紙に書き始めると改良よりも、どうやって創作するか、の方に力点が向きますから執筆速度は遅くなります。

ただしかし、イチから書く方が真新しい新鮮な報告書が完成する可能性があります。

実はここが余計なお世話かも！！！

読み手は「読みやすい報告書」を望んでいます

以前同様の報告書展開で、今読んでいる部分の下にはどんな展開が書いてあるのか、写真はどのページにあるのか、ちゃんと提案や重点参考カ所が書いてあるのか、そういう部分に抜けが無いことを期待して報告書を読む場合が多いはず。だから小説と違って意外な展開を望まないのが報告書の世界だと言って過言は無いでしょう。

だから、

報告書に個性を出してはいけない

こう言えます。

これではつまらないとお考えの方は、内容の展開ではなくて内容そのものに力点を置き、この報告書で自分の言いたいことは何か、にフォーカスして書きあげることが大事です。

そのためには、体裁や話しの展開順序などに余計な思考と時間を使うことは良くありません。

まあまあ及第点の、良さそうな報告書の前例を持ち、それをベースに改良して編集して、自分の主張点が明確になるような次の報告書作品を書いていくのがいいと思います。