未来の予定を覚えられない私が習慣にしている「予定管理の方法」
自分を管理するのが苦手な私。先延ばし癖があり、夏休みの宿題はだいたい最終日に一気に終わらせるそんなタイプでした。
それにプラスして、3年前あたりから未来の予定を記憶することができなくなってきたんですよね。
明日の予定とか、1週間後の予定とかはもちろん、次にやらなきゃいけない行動まで本当に全然覚えられなくて…！
このままでは、知らない人が見たら「ただのダメなやつ」なのでは…と思い、自分がどんな工夫ができるか、どうしたら一番自分がスムーズに予定管理をしやすくなるのか、自分改革をすることに！
とにかく、いろんな本を読んで真似をし、自分なりの予定管理の方法を編み出しました。
「予定管理得意～！」という人からみれば、当たり前のことしか書かないかもしれませんが、今回は記憶が持たない私が普段やっている、予定の組み立て方法を整理してみようと思います。
もともと超ポンコツだった
さっき「先延ばし癖があった」と書いた通り、もともとは優先順位をつけるなんて本当に本当に本当に本当に本当に苦手でした…。
スケジュール立ててる時間がもったいないと思って、思いつくままに仕事を片付けていくのだけど、好きじゃない・手が伸びない仕事は後回し後回し…。さらに、記憶が持たないものだから、あっというまに「やること」が頭から抜けていき、怒られることがしょっちゅう…。なかなか自分に合った工夫も考えられず、いわゆる「ポンコツ」でした。
（今、数々の失敗を思い出すだけでも、申し訳なさで心がしぼむ…）
ここ数年で身に着けた習慣の1つに「やることの優先順位をつけてスケジュールに落とし込み、1日を始める」ことがあるのだけど、これってみんな当たり前にできていることなのかな…。私、1年前くらいからようやくできるようになってきたんだけど（31歳）
— 野田菜々 (@nananoda77) July 12, 2020
もちろん、仕事だけでなくプライベートでも失敗ばかり。パートナーにも迷惑をめちゃくちゃかけるし、ダメダメな自分を変えなければ…！と思い、スケジュール管理術や習慣化に関する本を読みまくって、自分改革に乗り出したのです。
やらないことを明確に
1日の予定を立てるには、TO DOを洗い出すことが大事！多くの人がわりと普通にTO DOを書き出すなりアプリに登録するなりしていると思うのですが、私としてはここにもいくつかポイントがあると思っています。
まず、「やらなきゃな～」と思っていることと「やりたい！」と思っていることを書き出します。ここまでは普通ですよね。
その後、ずらっと書き出したもののをじっくりと眺めてみます。
その中には「本当は、今日やらなくていいこと」があるのでは…？
やらなくていいことを確認することもすごく大事。物事を処理できる時間は限られているので、今日やることに全力を注げるように、やらないことも明確にする必要があるなと実感しています。
「今日やること」に優先順位をつける
次にやるのが、優先順位付け。タスクに優先順位をつけることが重要ってよく言うし、そんなの当たり前じゃん…って思いますが、意外とこれが難しいんですよね。
特に、仕事中はポンポン新しい仕事の依頼が入ってくるので、優先順位がわからなくなりがち。
だからこそ、今持っているTO DOの優先順位をはっきりさせておくことが重要なんです。
もし、その日に新しい仕事が入ってきたとしても「今日の優先順位を付けたものと比較して、新しい仕事はどのあたりの優先度に入るだろう？」と考えやすくなります。
意外と真面目な人ほど、突然の依頼にすぐに応えようとして、優先順位がぐちゃぐちゃになりがちだなと感じています。
タスクの優先順位は「緊急性と重要性のマトリックス」と「今日絶対終わらせるべきもの・今日手を手を付けるもの・最悪今日できなくても大丈夫なもの」で決めていきます。
このあたりはビジネス書のバイブルでもある「7つの習慣」を参考にしているので、まだ読んでいない方はぜひ読んでみるといいかもしれません。
タスクをスケジュールに落とし込む前に
タスクをスケジュールに落とし込む前に、優先順位が高めなものの中から「5分以内で終わるタスク」を3つまで先に終わらせてしまいます。
もともと先延ばし癖があった私。先延ばし癖を辞めるぞ…といろんな本や動画で勉強したところ、「5分以内に終わるタスクはその場ですぐに片付けるのが良い」らしいのです。
たしかに、すぐに終わることはその場でサクサク終わらせてしまった方が達成感も得られます。
ただ、5分以内でできることがたくさんあって、それだけでかなり時間がかかってしまうと、時間がかかる重要な仕事になかなか着手できなくなるので、私は「5分以内でできるタスクを3つまで」と決めています。
スケジュールに組み込む
タスクってTO DOリストとして一覧にするだけでは、私のような先延ばし癖のある場合には全然響かず…。その先の、スケジュールに落とし込むところまで必要なんですよね。
本当は分単位で決められたら素晴らしいとは思うのですが、さすがにそこまでは難しいと思うので、だいたいの時間を見積もりながら「11時までに××と▽▽をこなす」とタスクをざっくりと割り振って1日の予定を立てていきます。
このとき11時に××のタスクはできたけど▽▽が途中までとなってしまった場合、「▽▽は途中までしかできなかった」というメモを残して、次の作業に移ります。
作業時間を正確に見積もることってかなり難しいので、だいたいどのくらいでどんなタスクがこなせるものかを把握していくためにも、メモを残していくといいと思います。
書き出し～スケジュールを立てるツール
スケジュールを立てるのに、Googleカレンダーを利用したり、TO DOアプリを使うのも便利ですよね。その場ですぐにメモできて、管理もラクなのが素晴らしい。
私も、予定の把握にはGoogleカレンダーを使っています。
が、
タスクの書き出しから優先順位付け、スケジュールへの組み込みの一連の流れは紙に書き出すほうがやりやすいと思います。慣れないうちは特に。
スケジュールに組み込んだあとの管理も紙のほうがしやすいなと思います。私は1つ1つのタスクに「☑（完了）」「・（着手済み、途中）」「⇒（未着手・持ち越し）」「×（中止）」の4種類のマークで作業の状態を管理しているのですが、アプリで管理する場合は「達成したか、していないか」で管理するものが多いので、手を付けているものと未着手のものが区別しにくいんですよね。
アプリで管理すると完了マークがついていないものがずらりと並ぶとちょっと嫌になりませんか？
でも、完了マークがついていないものの中には「着手しているもの」もあるはずなんですよね。
ちょっとでも手を付けているマークがついているだけで、ちょっとは達成感が得られるし「これを終わらせてしまおう！」という気分になります。
このマークの付け方はバレットジャーナルからアイディアを取り入れています。
でも、もちろん紙が好きな人、アプリが好きな人、それぞれ好みもあると思うので、自分がやりやすい方法で管理するのが一番だと思います！
紙、アプリ両方試してしっくりするものを選んでください。
やる気スイッチは「やり始めること」
とはいえ、タスクに優先順位はつけても、やりたくない苦手なタスクって「今日はまだやる気が出ないから…」と、あとまわしにしたい気持ちがムクムクとわいてくるものですよね。
ただ「やる気がでないから…」と言ってやる気さんがやってくるのを待っていても、実はやる気って来てくれないらしくて。
脳科学者の池谷裕二さんの本で読んだのですが（池谷さんの本をたくさん読んだので、どの本に書いてあったか…「海馬」だったかな…）、「やる気はタスクをやり始めることで徐々にわいてくるもの」なのだとか。
「やっているうちに気分が乗ってきた」ってありますよね～。
つまり、やる気スイッチをONにするには、どんなに気分が乗らなくても、とにかく着手することが重要ですよ、ということだそうです。
先延ばし癖のある自分を変えたい人は試してみて
「スケジュール立ててる時間がもったいなくない？」と疑問に思う人もいるかもしれませんが、1日を有効に過ごすための時間の投資だと思えば全然…！
以前、1週間ほど予定を立てずに過ごしてみたのですが、頭の中がぐちゃぐちゃになってしまって、あっという間にポンコツな私に戻ってしまいました😢
私は結果的にスケジュール立てて動くのがしっくりくる派になったけれど、それが向かない人ももちろん中にはいると思います。
やるべきなのだろうけど、向き不向きあるなと思っているよ〜
— ムラオ ユイ (@yui3x9) July 12, 2020
もう最近諦めて好きなこと得意なことを瞬間風速でやるようにしている笑
↑
私はこういうタイプを「天才タイプ」と呼んでいます。
好きなことを爆速で終わらせて成果を出せる人は、頑張ってタスクの優先順位付けをしなくても何とかなると思うんですよね。
ただ、天才タイプではなく「私はただのポンコツや…自分変えたい…」と思う人は、一度タスクを洗い出して、やらないことを明確にして、やることに優先順位付けて、スケジュールに落とし込んで、どんどん着手してやる気を出して…ってしてみるといいかも。
タスクをたくさん抱えていると時間がかかるけど、「やらなきゃよかった！」と後悔することはないと思うので、ぜひ。
私と同じように「先延ばし癖がある」とか「忘れっぽい…」という方の参考になると嬉しいです。