OKR相談室①会議室不足にどう対応するか？

OKR導入にあたって、企業の皆さんから寄せられた疑問や不安を頂くことがありますので、回答していきます。

第1回目は、

毎週のCheck-in MTGや Win Sessionを行いたいが、当社には部署数に対して会議室が少なく、毎週取り合いになりそうです。どうすれば良いでしょうか？

というものです。

　OKRは高い目標に向けて組織の全力を注ぐための仕組みです。毎週「目標に対してどこまで進捗したか」「その週に何に取り組む必要があるか」といったものを話し合うことで、状況を把握し必要な行動に注力することが出来るようになります。
　しかし、問題になるのはOKRを実施する場所が足りないこと・・・というのはよく伺う話です。

　私自身事業会社の人事部出身ですので、会議室不足問題については今まで何度も相談を受けてきました。人事考課と人事考課フィードバック面談の時などが顕著です。（社員数6名の当社でさえも、たまに「会議室埋まってるやん！どうしよう！」となることがあります）
　確かに、人事考課やフィードバック面談については、極力クローズな場所で行う方が良いでしょう。自分の評価を他人に聞かれたい人は極めて少ないからです。（人の評価を聞きたい人は居ますが）
　しかし、OKRは最終的にオープンにしますし、個人のプライベートなことを話すものではありません。そのため、Check-in MTGやWin Sessionはオープンな場でやっても構わないでしょう。例えば、各自の自席や部署毎のシマで行うなどです。また、オンラインツールを行ってリモートで行うのも有効な手段です。

①部署毎のシマで行う

　画面を共有しながら話すために、誰か書記を決め、他の人は書記の後ろに立って会議をするとより効果的になるでしょう。広い場所での会議は生産性を高めますし、立ちながらの会議は生産性に加え創造性を高める効果があります。そのため、会議をダラダラと長引かせることが無くなりますし、思いがけないアイデアが出てくるかも知れません。また、Check-in MTGやWin Sessionの開催を他部署に見せることになる為、やっていない部署に対して同調圧力を与えることが出来るかもしれません。
　デメリットは、同じフロアの部署全てが同時に会議を始めると、声が聞き取りづらくなる…等が考えられます。また、未実施部門の方が多い場合、実施していた部門さえやらなくなってしまうかもしれない、というものが挙げられます。

②リモートで行う

　zoomやgoogle hangout、teamsなどのサービスを使えば、毎週全員が同じ場所に集まる必要が無くなります。リモートワークが主になっている組織はもちろん、時短勤務をしているメンバーの居る組織、メンバーが全国にいるような組織、会議後すぐに外回りしたい組織…などで有効でしょう。

　誰かの画面を共有しても良いですし、Officeやgoogle documentの同時編集ツールなどを使って行っても良いでしょう。こちらの方法はとにかく機動力に優れますが、デメリットはリモート会議と同様、喋らない人や内職（会議に出席しながら別の作業をすること）をしている人が出てきてしまうことです。

　こうしてみると、意外と会議室不足問題はOKR導入のネックにならないと感じていただけたのではないでしょうか。

さいごに

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セレクションアンドバリエーションシニアコンサルタント・中小企業診断士
山本遼