管理するのはタスクじゃなく行動！【はじめてのGTD ストレスフリーの整理術】
こんにちは。
毎日毎日タスクに追われて…そしてまたタスクが増える。
生産性が求められる中、そういうタスク地獄に陥ってる人も多いかと思います。
僕自身これでもか！というくらいタスクややりたいこと抱えてるし、一日が48時間くらいほしいなと思います。笑
そんな人にオススメなのが、GTDというやり方。
Getting Things Doneの略称です。
デビット・アレン氏が考案した方法で、いくつか書籍が出ています。
今日はデビット・アレン氏の最新の書籍を元にGTDを解説します。(2021/01/27現在)
読み物としては面白いんですが、393ページとあまりにも長い…
そして洋書独特のただ長いだけ感もあります。
何よりも紙管理の手法に多くのページが割かれており、タスク入れ替わりや環境の変化が激しい現代にはあまり向いていないです。
書籍が長いので、つい解説の文量も増えちゃいましたが、ぜひお付き合いください。
今後はTodoistというGTDアプリの使い方も紹介しますが、まずはGTDの概念を理解しましょう！
無料版もあって使いやすいのでオススメです。
GTDとは？
リラックスもしつつ気力を高め、目の前のことに集中し、より少ない努力ではるかに多くのことを達成していくためのさまざまなテクニック
と冒頭で紹介されています。
アタマの中のモヤモヤの整理術というと分かりやすいかも知れません。
「いつかあれしよかなー」「あ、これやっとかな」「お、メールの返信せやな…」とまぁ頭の中はやるべきこと、やりたいことでいっぱいです。
それらしっかりと整理してこなしていく方法をがGTDです。
このような考えがアタマの中にあると、何もしていなくても脳が疲れていきます。
合わせて瞑想にも取り組むといいんですが、くわしく知りたい方はこちら本を読んでみてください。ストーリー形式でとても読みやすいです。
タスク自体は外部要因もからむので、管理することが非常に困難です。
そのタスクに対しての行動であれば、自分で管理することができます。
重要なのはタスクでなく、行動の管理です。
行動を管理して、よりクリエイティブになるための整理術がGTDです。
生産性という言葉に代表されるように、ただ単にタスクを早くさばく方法ではないという意味合いを感じます。
頭をのんびりさせることではなくて、より知的で生産的、なおかつ創造的な活動ができるように頭をすっきりさせること
GTDにおけるプロジェクト
GTDでは、１年以内に達成可能で、複数の行動ステップが必要な「望んでいる結果」を「プロジェクト」と呼ぶことにしている
こう説明があるんですが、あんまりプロジェクトは細分化しない方がやりやすいです。
ザックリ「仕事」「プライベート」「いつかやりたいこと」くらいから始めましょう。
こうもり問題で迷うこと自体がストレスです。（こうもりは哺乳類か鳥類か？）
もし明確に分けれるなら、プロジェクト自体に親子関係をつくると便利です。
GTDの手順
至ってシンプルな、5つのステップで構成されています。
１．気になるすべてのこと「把握する」
２．それぞれが何を意味するか、どのような対応すべきかを「見極める」
３．２のステップによって明らかになった内容を「整理する」
４．行動の選択肢を「更新する」
５．何をするべきかを「選択する」
まずは時間と場所を確保することが推奨されています。
丸２日…なかなか空けれんわ！笑
やってみた感想ですが、最初の１回は少なくても５時間くらいはゆとりを持った方がいいです。
あとで紹介しますが、一度動き出すと週次レビューとして１週間に２時間設ければ十分になります。
時間と場所の確保にメドが立てば、早速やってみましょう！
１ステップづつ２時間確保して分けてやるとかでもいいと思います。
１．把握する
とにかく今抱えていることを書き出して一箇所に集めます。Todoistを使う場合はインボックスに溜めていきます。
すべての抱えていることをアタマから一度出すことで、グルグルと考えるのを止めてスッキリできます。
直近のことでれば「メール返す」「新聞読む」「お問い合わせフォームの遷移考える」みたいな仕事のことが多いと思います。
先々のことであれば、「水曜日にゴミを出す」「トイレ掃除する」といったプライベートなこともありますね。
「石垣島に行く」とか願望レベルでもかまいません。
ちなみに書き出しにはマインドマップを使うのがオススメです。書き出せたらテキストでエクスポートして、Todoistにまるっとコピーします。
MacならMindnode、WindowsならX Mindが無料かつ使いやすいです。
抜け漏れが心配になって、思っている以上に書き出すことがたいへんだったりします。
２．見極める
合わせてできるようであれば、３の整理も一緒にやっちゃってOKです。
なので見極めるに取りかかる前に、整理のところまで読み進めてください。
このステップで気をつけることは３つ。
・インボックスに戻さない
・一度に1件づつやる
・いちばん上のものから見極めていく
考えずに上から処理していくってカンジですね。そして後戻りをしない。
中には行動の必要がないものも混ざっています。行動に起こす前に処理しちゃいましょう。
・保留にするもの
→いつかやるリストに加える
→カレンダーに記入するか、備忘録ファイルへ
・ゴミ箱行き
→迷ったときは「捨てる」か「とっておく」か判断軸を決めておく
・資料
→いつか読むかも知れないリストへ
備忘録ファイル、いつか読むかも知れないリストはNotionの活用がオススメです。（最近めっちゃハマってるアプリ）
タスクへの対応方法は３つあります。
書籍では、「２分以内に実行できることはすぐやる」２分ルールが推奨されています。
２分でなくでもいいので、自分にあった時間を見つけてルール化することが重要だそうです。
また、行動はすべて自分でやる必要はありません。
よりふさわしい人がいる場合は、誰かに任せましょう。
この時重要なのは、齟齬が起きないように任せた日付を書いておくこと。そうすれば進捗の管理もしやすいですしね。
任せたものは任せたリストへ移動させましょう。
すぐに実行できなくて人にも頼めないものは、適切なプロジェクトへ移動します。
３．整理する
ここでやっと行動の整理です。優先順位はしょっちゅう変わるので、まだ設定しません。
行動の中に大きいものがあれば、分解します。
たとえば「請求書を送る」という作業も「請求額を決める」「請求先を確認する」「経理の人にお願いする」みたいに分解できますよね。
行動・完了できるレベルまで分解しましょう。
Todoistならサブタスクに追加していきます。
時間ができたときにとるべき行動のリマインダーは、日付か状況で分けておきましょう。
Todoistならラベルってやつですね。（有料版でしか使えない…）
移動や環境の変化が少ないなら設定しなくてもいいと思います。ラベルを設定するのに時間をかけてはもったいないです。
@電話
@パソコン
@買い物
@会社
@自宅
@場所を問わず
@協議事項
@読む
４．更新する
時間を取って更新、ではなく常に更新することが重要。状況は常に変わりますからね。
書籍でもこう紹介されています。
把握・見極め・整理を実践できていれば、更新は数秒で済んでしまう
Todoistで言うと、タスクの順番を並び替える、優先度を設定するという作業ですね。
これからぜひやりたいなと思ったのが、週次レビューです。
１週間のうちでしっかり時間を確保して、「把握する→見極める→整理する→最新の状態にする」という作業を行うこと。
おすすめのタイミングとして、金曜日の終業２時間前とされています。理由としては以下の３つ。
・その週のことを覚えている
・仕事関係のことを行動できる
・すべて忘れて週末を楽しめる
たしかにそのとおりなので、ちょっと取り入れてみようと思いました。
５．選択する
ここはあまり書かれていないとこでもあったんですが、あとは選択して行動していきましょうってことですね。
状況に応じて、緊急度や優先度は変わるのでしっかり選択していきましょう。
想定通りにいかないことを前提に、入れ替えちゃっても気にしなくていいです。
まとめ
とにかくアタマの中を空にして、取るべき行動を整理していく。
GTDを常にやってると、余計なことを考えなくて済むのでいいなと感じています。
またアナログ管理ではどうしても「更新する」が難しいので、Todoistなどのアプリを使うことをオススメします。
Todoistの使い方はこれから紹介していきますので、更新楽しみにお待ちください！
記事を良いと思っていただきありがとうございます。 サポートは不要ですので、その分ご寄付いただけると幸いです。 特に子どもへの支援をされているNPOなどは個人的にも応援しています。